Wraz z nowym planem działania UE w zakresie gospodarki cyrkularnej, uwzględnienie aspektów zrównoważonego rozwoju w zapytaniach ofertowych będzie obowiązkowe dla zamawiających. Barton Finn analizuje plan działania i przedstawia kilka wskazówek, jak się do niego przygotować.

W Europie procedury zamówień publicznych nie zmieniły się tak naprawdę od czasu wprowadzenia dyrektyw UE z 2014 r. dotyczących zamówień publicznych. Wszystko ma się zmienić dzięki nowemu planowi działania na rzecz gospodarki cyrkularnej, który został niedawno przedstawiony przez Komisję. Plan ten, którego celem jest uczynienie Europy neutralną pod względem klimatycznym do 2050 roku, przedstawia istotne zmiany, które mogą mieć wpływ na zamówienia publiczne na wiele sposobów.

Zasadniczo plan wskazuje na obecne niepowodzenie w skutecznym wykorzystywaniu wartych 14 mld rocznych wydatków publicznych do napędzania zrównoważonych modeli konsumpcji i produkcji. Aby to zmienić, przewiduje się wprowadzenie minimalnych obowiązkowych kryteriów ekologicznych zamówień publicznych, celów i obowiązków sprawozdawczych w całej Unii Europejskiej.

W jaki sposób wpłynie to na europejskich nabywców publicznych i co mogą oni zrobić, aby przygotować się na te zmiany? Oto kilka kluczowych wniosków:

1. Obowiązkowe kryteria i sprawozdawczość w zakresie ekologicznych zamówień publicznych

Proponowane nowe środki stanowią dramatyczną zmianę w stosunku do wcześniejszych dobrowolnych podejść: oznacza to, że UE uznaje obecnie, iż to popyt napędza dostępność bardziej zrównoważonych produktów na rynku - a nie odwrotnie. W rezultacie europejscy zamawiający będą wkrótce prawnie zobowiązani do uwzględniania kwestii ekologicznych w swoich zapytaniach ofertowych. Nauczenie się, jak to zrobić, i zbudowanie odpowiedniej wiedzy specjalistycznej będzie niewątpliwie wyzwaniem dla większości z nich, zwłaszcza biorąc pod uwagę fakt, że 60% zamówień publicznych zostało udzielonych tylko na podstawie najniższej ceny w 2018 roku1.

2. Większa odpowiedzialność zamawiających za realizację założeń gospodarki cyrkularnej

Wprowadzenie konkretnych celów politycznych jest również ważne, ponieważ będą one jasno formalizować wiodącą i wzorcową rolę, jaką organizacja publiczna powinna pełnić dla reszty społeczeństwa. Ich główną zaletą będzie dostarczenie rzeczywistych liczb, zamiast polegania jedynie na niesprecyzowanych celach politycznych. Skwantyfikowane cele rzeczywiście umożliwią nam dokładne obliczenie i włączenie wkładu zielonych zamówień do unijnych i krajowych celów neutralności klimatycznej. Ostatecznie sprawią one również, że zamawiający będą naprawdę odpowiedzialni za realizację tych celów.

3. Redefinicja procesów zamówień publicznych

W dłuższej perspektywie te nowe obowiązki i odpowiedzialność powinny spowodować istotne zmiany w procesie zamówień publicznych. Prawdopodobnie wpłyną one na każdy z jego etapów: od tego, jak nabywcy publiczni początkowo definiują swoje potrzeby, aby upewnić się, że obejmują one teraz również zrównoważony rozwój, aż po to, jak informują o zrównoważonych aspektach swoich decyzji o udzieleniu zamówienia - na przykład w ramach sprawozdawczości organizacyjnej.

Ogólnie rzecz biorąc, możemy być pewni, że te nowe środki pobudzą zmiany niezbędne do urzeczywistnienia ekologicznych zamówień publicznych. Ich sukces zależy jednak w dużej mierze od rzeczywistego poziomu ambicji celów i kryteriów obowiązkowych, które należy dopiero określić: aby były one skuteczne, muszą stanowić prawdziwe wyzwanie dla branży.

Ponadto aspektem, który wydaje się być pominięty w planie Komisji, jest sposób zapewnienia zgodności z ustalonymi wymogami. Niezależne i stałe monitorowanie zgodności jest rzeczywiście kluczowe, jeśli nie chcemy, aby kryteria stały się bez znaczenia. Rozczarowujące jest również to, że w ramach tych działań nadal nie uwzględniono kwestii społecznych.

W każdym razie pewne jest to, że publiczne organizacje zakupowe i ich jednostki zakupowe będą musiały szybko się dostosować, aby być gotowym, gdy te nowe obowiązki zaczną być egzekwowane, czyli za około rok. Oto kilka zaleceń, jak mogą się najlepiej przygotować:

  • Poinformuj swoją organizację i zapewnij jej wsparcie już teraz: upewnij się, że poinformujesz kluczowych interesariuszy wewnętrznych o nadchodzących zmianach i pomożesz im zobaczyć, co one dla nich oznaczają. Pracuj nad uzyskaniem ich wsparcia przed wdrożeniem pożądanych zmian.
  • Ustalcie swoją strategię i związane z nią cele jak najszybciej: już teraz zacznijcie aktualizować swoją strategię zakupową o wymierne cele związane ze zrównoważonym rozwojem. Upewnij się, że ta strategia jest częścią szerszych planów Twojej organizacji dotyczących zrównoważonego rozwoju.
  • Wcześnie zaangażuj swoich dostawców: wyjaśnij swoim dostawcom nowe zmiany i jak wpłyną one na ich publiczne środowisko biznesowe. Omówcie swoje zamiary dotyczące zapewnienia w przyszłości dostępności produktów lub usług odpowiedzialnych ekologicznie, których będziecie poszukiwać.
  • Nauczcie się mierzyć swoje postępy i informować o nich: istnieje wiele narzędzi i różnych sposobów mierzenia postępów i osiągnięć w zakresie zrównoważonego rozwoju. Zidentyfikujcie te, które są bardziej istotne dla Was i Waszej organizacji i zacznijcie się zapoznawać z ich stosowaniem w Waszych działaniach komunikacyjnych.

Jeśli IT jest ważną kategorią zakupową dla Twojej organizacji, TCO Certified może wesprzeć Cię w dostosowaniu się do tych zmian. Czy chcesz dowiedzieć się więcej o tym, co obejmuje certyfikacja i jak możesz ją wykorzystać w umowie? Nasz dedykowany zespół wsparcia nabywców jest tutaj i chętnie pomoże. Nasze wsparcie jest bezpłatne i koncentruje się na pomocy w zmniejszeniu ryzyka i zrobieniu kolejnego kroku w zakresie odpowiedzialności środowiskowej i społecznej.

Tutaj znajdziesz dane kontaktowe wszystkich członków naszego zespołu ds. zaangażowania nabywców.