- Guide pas à pas pour les acheteurs

Comment utiliser TCO Certified dans les achats informatiques

Inclure le site TCO Certified dans les politiques d'achat et les appels d'offres est un moyen simple et vérifié de manière indépendante de promouvoir la responsabilité environnementale et sociale dans le cycle de vie et la chaîne de valeur de l'électronique. Notre guide étape par étape vous aide à démarrer et vous propose des conseils pratiques tout au long du processus.

LA VOIE RAPIDE

Insérez TCO Certified dans le langage des marchés publics

Pour utiliser le site TCO Certified dans le cadre de la passation de marchés, il suffit de le citer dans votre langage de passation de marchés. Vous n'avez pas besoin de connaissances approfondies en matière de développement durable ni d'un réseau d'experts ayant accès aux usines du monde entier. Nous définissons des critères pertinents et vérifions la conformité pour vous, ce qui vous permet de gagner un temps précieux et d'économiser des ressources.

Voici un exemple de la façon de citer TCO Certified:

Les produits [catégorie(s) de produits] livrés dans le cadre de ce contrat doivent être certifiés conformément à TCO Certified à la livraison du produit. Comme preuve du respect des critères, le produit doit être répertorié sur le site TCO Development Product Finder , disponible sur tcocertified.com/product-finder.

D'autres exemples de la manière d'inclure TCO Certified dans les politiques d'achat et les appels d'offres sont disponibles ici.

LA MÉTHODE GLOBALE

Tirer le meilleur parti de votre stratégie informatique durable

Le simple fait d'intégrer le site TCO Certified dans votre langage d'achat enverra un signal au secteur des technologies de l'information que le développement durable est une priorité absolue pour votre organisation. Toutefois, en adoptant une approche stratégique de vos objectifs et engagements en matière de développement durable, vous aurez plus de chances d'influencer vos fournisseurs et de mesurer efficacement votre impact.

ÉTAPE 1

Préparer votre organisation

Consultez votre portefeuille de produits dans Product Finder

Vous pouvez facilement vérifier le statut de certification de votre portefeuille de produits actuel en utilisant notre outil Product Finder qui répertorie tous les modèles de produits certifiés. Vous trouverez des milliers de produits certifiés de marques connues, et peut-être même que certains des produits que vous utilisez déjà en font partie. Toutefois, il est important de noter que même si vous utilisez actuellement des produits certifiés, il est important de spécifier TCO Certified dans votre prochain appel d'offres pour montrer que le développement durable est une priorité pour vous. Vous enverrez ainsi un signal clair au secteur des technologies de l'information quant à l'importance de la durabilité.

Fixez vos objectifs

Votre travail en matière d'achats durables sera plus facile si votre organisation a déjà fixé des objectifs en matière de durabilité environnementale et sociale. Ces objectifs devraient idéalement inclure des aspects de durabilité sociale et environnementale tels que le climat, la teneur en matières dangereuses, la protection des travailleurs dans la chaîne d'approvisionnement et la circularité, où une durée d'utilisation plus longue des produits est un élément important. TCO Certified couvre tous ces aspects et peut vous aider à atteindre vos objectifs de manière efficace.

Identifier les points de données clés qui vous aident à mesurer les effets de l'achat et de l'utilisation de produits informatiques d'une manière plus durable, pour les rapports internes ou externes, et pour répondre aux exigences légales.

Inclure TCO Certified dans les documents de politique

Envisagez d'inclure une clause spécifiquement intitulée "certifications de durabilité et écolabels" dans votre politique d'achat, et indiquez clairement que les certifications fiables doivent être utilisées pour sélectionner les produits les plus durables sur le marché, lorsqu'elles sont disponibles.

Engagez vos collègues

L'alignement des priorités et des engagements internes de votre organisation est une première étape importante de tout programme d'achats responsables. La coopération entre les fonctions est vitale et vous aidera à progresser plus rapidement. Invitez les décideurs et les spécialistes des services informatiques, de l'approvisionnement, du développement durable, des finances, des installations et de la communication à participer régulièrement à des dialogues de planification sur le développement durable et expliquez-leur pourquoi et comment vous devriez utiliser TCO Certified.

Obtenir l'adhésion interne

Il faut parfois convaincre les collègues et la direction. Pour susciter l'adhésion en interne, il convient de se documenter sur les incidences des produits informatiques sur le développement durable tout au long de la chaîne d'approvisionnement, notamment en ce qui concerne le climat, l'épuisement des ressources naturelles, les déchets électroniques, les substances dangereuses et les incidences sociales. Identifier des incitations claires - quels sont les avantages de l'achat de produits informatiques plus durables ? Il peut s'agir d'une réduction des risques, d'une diminution de l'impact sur le climat, de meilleurs résultats opérationnels ou d'une diminution des coûts du cycle de vie pour la gestion des technologies de l'information.

ÉTAPE 2

Parlez à vos fournisseurs

Impliquer les fournisseurs dès le début

Discuter de vos priorités en matière de durabilité et de votre intention de spécifier TCO Certified avec votre fournisseur dès le début de la phase de planification de l'approvisionnement l'aidera à s'aligner sur vos exigences et à fournir les modèles certifiés que vous souhaitez. Utilisez les dialogues préconcurrentiels, tels que les demandes d'information (RFI), pour recueillir des informations auprès des fournisseurs et amorcer le dialogue. Parmi les autres sujets à aborder, citons vos plans pour la première et la deuxième utilisation, les possibilités d'acheter des appareils remis à neuf ou réusinés, et votre besoin de données crédibles pour l'établissement de rapports.

Accorder du temps aux marques pour faire certifier leurs produits

Les marques informatiques demandent souvent la certification en réponse à la demande des acheteurs. Par conséquent, l'inclusion de TCO Certified dans les achats contribue à faire progresser l'industrie et à garantir la disponibilité de produits certifiés. Si vous souhaitez acheter des modèles de produits qui ne sont pas encore certifiés, il est encore plus important d'informer vos fournisseurs de votre intention de spécifier TCO Certified en temps utile (par exemple, six mois avant votre appel d'offres). Ils auront ainsi le temps de demander la certification et de procéder à tous les tests, évaluations et audits nécessaires à la certification de leurs produits.

ÉTAPE 3

Inclure TCO Certified dans votre cahier des charges

Faire de la durabilité une priorité

Vous êtes maintenant prêt à intégrer TCO Certified dans vos spécifications d'achat. La meilleure façon de procéder est de spécifier TCO Certified pour toutes les catégories de produits concernées. Vous pouvez également utiliser TCO Certified comme critère de qualification et d'évaluation pour fixer un niveau minimum de performance du produit en matière de durabilité. Accordez aux facteurs de durabilité le plus haut pourcentage de pondération possible - un minimum de 30 % est recommandé.

Spécifier TCO Certified dans l'appel d'offres

Faites de la fourniture de modèles certifiés une condition du respect de vos conditions. Précisez dans l'appel d'offres que les produits inclus dans votre contrat de matériel informatique doivent être "certifiés conformément à TCO Certified" pendant toute la durée du contrat.

Écrivez par exemple :

Les produits [catégorie(s) de produits] livrés dans le cadre de ce contrat doivent être certifiés conformément à TCO Certified à la livraison du produit. Product Finder Comme preuve du respect des critères, le produit sera répertorié sur le site TCO Development, disponible sur tcocertified.com/product-finder et un certificat de preuve sera disponible sur demande.

Précisez également que les produits fournis doivent conserver "un certificat TCO Certified actif pendant toute la durée du contrat". C'est important, en particulier si le fabricant met à jour le modèle du produit pendant cette période. Le certificat TCO Certified est valable deux ans, avec la possibilité de le prolonger par périodes d'un an.

Si vous vous trouvez dans une région où vous devez fournir une preuve équivalente de conformité, veuillez consulter notre guide Preuve équivalente de conformité avec TCO Certified.

Envisagez d'accorder aux vendeurs une période de qualification

Si les produits ne sont pas encore certifiés, vous pouvez envisager d'accorder au fournisseur une période de qualification (par exemple six mois) pour faire certifier ces produits conformément à TCO Certified. De cette façon, vous pouvez accepter des offres de fournisseurs, même si tous les modèles de produits spécifiés ne sont pas encore certifiés.

Contactez les soumissionnaires qui n'ont pas gagné.

Une fois la procédure d'appel d'offres terminée, contactez les fournisseurs qui n'ont pas remporté le contrat. S'ils ont obtenu un score faible en matière de durabilité ou s'ils n'ont pas livré de produits certifiés dans les délais, c'est l'occasion d'entamer un dialogue sur la manière dont le respect de vos ambitions en matière de durabilité peut les aider à être plus compétitifs lors de futurs appels d'offres.

ÉTAPE 4

Respecter le contrat

Maintenir le dialogue

Communiquez régulièrement avec vos fournisseurs pour vous assurer de la disponibilité continue des produits certifiés, lorsque les modèles sont rafraîchis ou qu'une nouvelle génération de TCO Certified est lancée. Un dialogue permanent vous donne également l'occasion de discuter d'autres sujets inclus dans le contrat, tels que les listes du catalogue électronique, le signalement des produits remis à neuf, les certificats de suppression des données et le traitement responsable des déchets électroniques.

Responsabiliser les fournisseurs

Effectuez un suivi régulier auprès de vos fournisseurs pour vous assurer qu'ils livrent des produits certifiés pendant toute la durée du contrat. Ceci est particulièrement important en cas de renouvellement des modèles de produits. Un certificat actif signifie que le système TCO Certified continue de contrôler la conformité des produits et des usines, ce qui vous fait gagner du temps et des ressources. Vérifiez l'état de certification de votre portefeuille de produits dans notre site Web. Product Finder.

Gardez un œil sur le e-catalogue

Si votre fournisseur répertorie des produits dans un catalogue électronique, assurez-vous que les produits certifiés sont marqués comme préférables et qu'ils peuvent être recherchés. Il sera ainsi plus facile pour les personnes de votre organisation de faire des choix durables.

Restez à jour avec Product Finder

Utiliser Product Finder pour rester informé des modèles certifiés et des dates de validité des certificats. La fonction Product Finder watcher vous permet de mettre en place une fonction personnalisée de suivi en temps réel qui fournit des mises à jour régulières sur l'état de la certification des produits.

ÉTAPE 5

Suivez vos progrès

Faites le lien avec vos objectifs

Une fois que vous utilisez le site TCO Certified pour vos achats et que vous recevez des produits certifiés, le suivi de vos progrès sera essentiel pour garantir que votre programme d'achat a l'impact que vous souhaitez. Veillez à utiliser des données fiables dans vos rapports. Les auto-déclarations de l'industrie et les autres affirmations non vérifiées sur les produits entraînent un risque élevé d'écoblanchiment.

Créer des rapports personnalisés dans le générateur de rapports

Avec le générateur de rapports, vous pouvez créer des rapports personnalisés sur la durabilité des produits pour les produits informatiques certifiés utilisés par votre organisation. Les rapports contiennent des données et des affirmations vérifiées de manière indépendante afin de soutenir votre stratégie, vos rapports et vos communications en matière de développement durable.

Couverture des données et des sinistres :

  • Climat : empreinte carbone du produit et émissions scope 2 & 3.
  • Substances : substances dangereuses et substitutions plus sûres.
  • Circularité : empreinte matérielle, prolongation de la durée de vie des produits et déchets électroniques.
  • Chaîne d'approvisionnement : responsabilité sociale et environnementale dans la chaîne d'approvisionnement.

Partagez vos réussites

La communication des progrès à vos collègues contribue à créer un engagement envers vos objectifs de durabilité et d'approvisionnement durable. Les domaines de reporting peuvent par exemple inclure l'impact climatique, les déchets, la durée de vie moyenne des produits et le nombre de catégories de produits où la responsabilité de la chaîne d'approvisionnement est prise en compte.

Guide étape par étape PDF

Téléchargez le guide imprimable avec une liste de contrôle !

En suivant notre guide étape par étape sur la façon d'utiliser TCO Certified dans les achats, vous pourrez tirer parti de votre pouvoir d'achat, atteindre vos objectifs de durabilité et mesurer vos progrès.

Téléchargez une version pdf imprimable ici. Elle contient le guide complet, ainsi qu'une liste de contrôle qui peut vous aider à structurer votre travail en matière d'achats durables. Imprimez-la, affichez-la au mur et cochez les étapes que vous avez déjà franchies.

  • Comprend plus de 35 conseils pratiques
  • Version complète du guide étape par étape
  • La liste de contrôle vous aide à rester organisé

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