Hoe TCO Certified te gebruiken bij IT-aankopen

DE UITGEBREIDE MANIER

Door simpelweg TCO Certified in uw inkooptaal op te nemen, geeft u een signaal af aan de IT-industrie dat duurzaamheid een topprioriteit is voor uw organisatie. Een strategische benadering van uw duurzaamheidsdoelen en toezeggingen biedt u echter meer kansen om uw leveranciers te beïnvloeden en uw impact effectief te meten.

STAP 1

U kunt de certificeringsstatus van uw huidige productportfolio eenvoudig controleren met behulp van onze Product Finder tool, die een overzicht geeft van alle gecertificeerde productmodellen. Je vindt er duizenden gecertificeerde producten van bekende merken, en misschien vind je er zelfs wel een paar van de producten die je al gebruikt. Het is echter belangrijk om op te merken dat zelfs als je op dit moment al gecertificeerde producten gebruikt, het nog steeds belangrijk is om TCO Certified te vermelden in je volgende aanbesteding om te laten zien dat duurzaamheid voor jou een prioriteit is. Hiermee geeft u ook een duidelijk signaal af aan de IT-industrie over het belang van duurzaamheid.

Duurzaam inkopen wordt eenvoudiger als je organisatie al doelen heeft gesteld voor ecologische en sociale duurzaamheid. Deze doelen omvatten idealiter sociale en ecologische duurzaamheidsaspecten zoals het klimaat, het gehalte aan gevaarlijke stoffen, bescherming van werknemers in de toeleveringsketen en circulariteit, waarbij een langere gebruiksduur van producten een belangrijk onderdeel is. TCO Certified Wij kunnen u helpen om uw doelstellingen op een efficiënte manier te behalen.

Identificeer belangrijke gegevenspunten waarmee je de effecten kunt meten van het duurzamer inkopen en gebruiken van IT-producten, voor interne of externe rapportage en om te voldoen aan wettelijke vereisten.

Overweeg om een clausule met de titel "duurzaamheidscertificeringen en ecolabels" op te nemen in je inkoopbeleid en maak duidelijk dat betrouwbare certificeringen moeten worden gebruikt om de meest duurzame producten op de markt te selecteren, indien beschikbaar.

Het op één lijn brengen van de prioriteiten en interne verplichtingen van je organisatie is een belangrijke eerste stap in elk duurzaam inkoopprogramma. Samenwerking tussen functies is van vitaal belang en zal je helpen om sneller vooruitgang te boeken. Nodig besluitvormers en specialisten van ten minste IT, inkoop, duurzaamheid, financiën, faciliteiten en communicatie uit voor regelmatige planningsdialogen over duurzaamheid en leg uit waarom en hoe je TCO Certified moet gebruiken.

Soms moeten collega's en het management overtuigd worden. Zorg voor interne buy-in door je te verdiepen in de duurzaamheidsimpact van IT-producten in de hele toeleveringsketen, inclusief klimaat, uitputting van natuurlijke hulpbronnen, e-afval, gevaarlijke stoffen en sociale impact. Identificeer duidelijke stimulansen - wat zijn de voordelen van het aanschaffen van duurzamere IT-producten? Dit kunnen verminderde risico's, een lagere impact op het klimaat, betere bedrijfsresultaten of lagere levenscycluskosten voor IT-beheer zijn.

STAP 2

Door uw duurzaamheidsprioriteiten en uw voornemen om TCO Certified te specificeren vroeg in de planningsfase van de inkoop met uw leverancier te bespreken, kunnen zij zich beter aan uw eisen aanpassen en de door u gewenste gecertificeerde modellen leveren. Gebruik preconcurrentiële dialogen, zoals verzoeken om informatie (RFI's), om informatie van leveranciers te verzamelen en de dialoog op gang te brengen. Andere onderwerpen die aan bod moeten komen, zijn uw plannen voor eerste en tweede gebruik, mogelijkheden om gereviseerde of gereviseerde apparaten aan te schaffen en uw behoefte aan geloofwaardige gegevens voor rapportage.

IT-merken vragen vaak certificering aan als reactie op de vraag van inkopers. Daarom helpt het opnemen van TCO Certified in aanbestedingen de vooruitgang van de industrie te stimuleren en de beschikbaarheid van gecertificeerde producten te garanderen. Als u productmodellen wilt aanschaffen die nog niet gecertificeerd zijn, is het nog belangrijker om uw leveranciers tijdig (bijvoorbeeld zes maanden voor uw offerteaanvraag) op de hoogte te stellen van uw voornemen om TCO Certified te specificeren. Op die manier hebben ze de tijd om de certificering aan te vragen en alle producttests, beoordelingen en audits te doorlopen die nodig zijn om producten gecertificeerd te krijgen.

STAP 3

Nu bent u klaar om TCO Certified in uw inkoopspecificaties op te nemen. De beste manier om dit te doen is om TCO Certified te specificeren voor alle relevante productcategorieën. U kunt TCO Certified ook gebruiken als kwalificatie- en evaluatiecriterium om een minimumniveau van productduurzaamheidsprestaties vast te stellen. Geef duurzaamheidsfactoren het hoogst mogelijke percentage gewicht - ten minste 30% wordt aanbevolen.

Maak het leveren van gecertificeerde modellen een vereiste om aan uw voorwaarden te voldoen. Specificeer in de aanbesteding dat producten in uw IT-hardwarecontract "gecertificeerd moeten zijn in overeenstemming met TCO Certified" gedurende de gehele contractperiode.

Schrijf bijvoorbeeld:

[Productcategorie(ën)] die krachtens dit contract worden geleverd, moeten bij levering van het product worden gecertificeerd overeenkomstig TCO Certified . Als bewijs dat aan de criteria is voldaan, wordt het product opgenomen in TCO Development's Product Finder, beschikbaar op tcocertified.com/product-finder en een bewijscertificaat is op verzoek verkrijgbaar.

Specificeer ook dat geleverde producten "een actief TCO Certified certificaat moeten behouden voor de duur van de hele contractperiode". Dit is belangrijk, vooral als de fabrikant het productmodel gedurende die tijd bijwerkt. Het TCO Certified certificaat is twee jaar geldig, met de mogelijkheid tot verlenging in periodes van een jaar.

Als je in een regio woont waar je een gelijkwaardig bewijs van naleving moet laten zien, raadpleeg dan onze gids Gelijkwaardig bewijs van naleving met TCO Certified.

Als producten nog niet gecertificeerd zijn, kunt u overwegen de leverancier een kwalificatieperiode (bijvoorbeeld zes maanden) te geven om die producten gecertificeerd te krijgen volgens TCO Certified. Op die manier kunt u offertes van leveranciers accepteren, zelfs als alle gespecificeerde productmodellen nog niet gecertificeerd zijn.

Als het biedingsproces eenmaal voorbij is, neem dan contact op met leveranciers die het contract niet hebben gewonnen. Als zij laag scoorden op duurzaamheid of niet op tijd gecertificeerde producten leverden, is dit een goede gelegenheid om een dialoog aan te gaan over hoe zij, als zij aan uw duurzaamheidsambities voldoen, bij toekomstige aanbestedingen beter kunnen concurreren.

STAP 4

Communiceer regelmatig met uw leveranciers om ervoor te zorgen dat gecertificeerde producten beschikbaar blijven, wanneer modellen worden vernieuwd of een nieuwe generatie TCO Certified wordt uitgebracht. Een permanente dialoog biedt u ook de gelegenheid om andere onderwerpen in het contract te bespreken, zoals e-catalogusvermeldingen, rapportage van gereviseerde producten, certificaten voor gegevensverwijdering en verantwoord omgaan met elektronisch afval.

Volg uw leveranciers regelmatig op om ervoor te zorgen dat zij gecertificeerde producten leveren tijdens de duur van het contract. Dit is vooral belangrijk wanneer productmodellen worden vernieuwd. Een actief certificaat betekent dat het TCO Certified systeem blijft controleren of producten en fabrieken aan de eisen voldoen, waardoor u tijd en middelen bespaart. Controleer de certificeringsstatus van uw productportfolio in onze Product Finder.

Als uw leverancier producten opneemt in een e-catalogus, zorg er dan voor dat gecertificeerde producten als te prefereren worden gemarkeerd en doorzoekbaar zijn. Dit maakt het voor mensen in uw organisatie gemakkelijker om duurzame keuzes te maken.

Gebruik Product Finder om op de hoogte te blijven van gecertificeerde modellen en geldigheidsdata van certificaten. Met de functie Product Finder watcher kun je een aangepaste, realtime volgfunctie instellen die regelmatig updates geeft over de certificeringsstatus van producten.

STAP 5

Zodra je TCO Certified gebruikt bij de inkoop en je gecertificeerde producten ontvangt, is het bijhouden van je vooruitgang essentieel om ervoor te zorgen dat je inkoopprogramma de gewenste impact heeft. Zorg ervoor dat u betrouwbare gegevens gebruikt in de rapportage. Eigen verklaringen van de industrie en andere niet-geverifieerde productclaims leiden tot een hoog risico op greenwashing.

Met Report Generator kunt u op maat gemaakte duurzaamheidsrapporten maken voor de gecertificeerde IT-producten die uw organisatie gebruikt. De rapporten bevatten onafhankelijk geverifieerde gegevens en claims om uw duurzaamheidsstrategie, rapportage en communicatie te ondersteunen.

Dekking van gegevens en claims:

• Klimaat: koolstofvoetafdruk van het product en scope 2 & 3 emissies.
• Stoffen: gevaarlijke stoffen en veiligere vervangingen.
• Circulariteit: materiaalvoetafdruk, langere levensduur van producten en e-afval.
• Toeleveringsketen: sociale en milieuverantwoordelijkheid in de toeleveringsketen.

Het communiceren van de voortgang aan collega's helpt bij het creëren van betrokkenheid bij uw doelstellingen op het gebied van duurzaamheid en duurzame inkoop. De rapportage kan bijvoorbeeld betrekking hebben op het klimaateffect, afval, de gemiddelde levensduur van producten en het aantal productcategorieën waarin de verantwoordelijkheid van de toeleveringsketen aan bod komt.

Als u onze stapsgewijze handleiding voor het gebruik van TCO Certified bij inkoop volgt, kunt u uw inkoopkracht optimaal benutten, uw duurzaamheidsdoelstellingen halen en uw vooruitgang meten.

Download hier een printvriendelijke pdf-versie. Deze bevat de volledige gids, plus een checklist die u kan helpen uw werk met duurzame inkoop te structureren. Print hem uit, hang hem aan de muur en vink de stappen aan die u al hebt doorlopen.

• Bevat meer dan 35 praktische tips
• Volledige versie van de stap-voor-stap handleiding
• Checklist helpt je georganiseerd te blijven