TCO Certified gebruiken bij IT-inkoop
Het opnemen van TCO Certified in inkoopprocessen is een eenvoudige, onafhankelijk geverifieerde manier om te kiezen voor een duurzamer product en de ecologische en sociale voetafdruk van uw IT-systeem te verkleinen. Onze stapsgewijze gids helpt u op weg en biedt onderweg praktische tips.
DE EENVOUDIGE MANIER
Vraag TCO Certified op in technische specificaties
Het gebruik van TCO Certified bij inkoop is net zo eenvoudig als het bij naam noemen in uw technische specificaties bij het inkopen van IT-hardware. Hierdoor heeft u geen uitgebreide duurzaamheidskennis of toegang tot fabrieken wereldwijd nodig. Wij stellen relevante criteria vast en verifiëren de naleving van producten en ketens, wat u waardevolle tijd en middelen bespaart. Door te vragen naar TCO Certified maakt u niet alleen een weloverwogen keuze waar u op kunt vertrouwen. Samen met andere inkopers ondersteunt u ook hetzelfde systeem en geeft u een krachtig wereldwijd signaal af aan de IT-industrie dat duurzaamheid belangrijk is.
Aanbevolen formulering voor het vermelden van TCO Certified
Technische specificaties
“Producten zijn gecertificeerd volgens TCO Certified.”
Geaccepteerde verificatie / bewijs van naleving
“Bij levering en gedurende de gehele contractperiode staan producten actief vermeld als gecertificeerd volgens TCO Certified in de Product Finder, beschikbaar op tcocertified.com/product-finder.”
Meer op maat gemaakte voorbeelden van hoe u TCO Certified kunt eisen voor specifieke inkoopscenario's zijn hieronder te vinden.
DE UITGEBREIDE MANIER
Maak TCO Certified onderdeel van uw duurzame IT-strategie
Het simpelweg eisen van producten die gecertificeerd zijn volgens TCO Certified in uw technische inkoopspecificaties helpt u om verantwoorde keuzes te maken, risico's te beperken en te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Door een uitgebreidere en strategische aanpak te hanteren, kunt u verschillende andere voordelen behalen. Dit omvat het voorbereiden van de organisatie, het implementeren van de inkoop en het effectief uitvoeren van het contract om te zorgen voor verantwoorde keuzes en tegelijkertijd duurzaamheidsdoelen te bereiken. Het integreren van TCO Certified in uw duurzame IT-strategie stelt u in staat om effectief te rapporteren over duurzaamheid en de impact te monitoren van de producten die u aanschaft en gebruikt op vier belangrijke gebieden: klimaat, stoffen, circulariteit en de keten.
1. Bereid uw organisatie voor
Betrek collega's en het management
Het is essentieel om de duurzaamheidsimpact van IT-producten gedurende de levenscyclus te begrijpen en de voordelen van het eisen van gecertificeerde producten. Het gebruik van TCO Certified stelt u in staat om uw inkoopkracht te bundelen met andere organisaties wereldwijd en te pleiten voor een vermindering van de klimaatimpact, verbeteringen in de omstandigheden in de keten en een circulaire toekomst voor IT. Door ervoor te zorgen dat collega's en het management op één lijn zitten over het belang van het kopen van gecertificeerde IT-producten, wordt het makkelijker om duurzaamheid vast te stellen als prioriteit in het inkoopbeleid van uw organisatie.
Ga vroeg en vaak in gesprek met uw leveranciers
Het bespreken van uw duurzaamheidsprioriteiten en uw voornemen om TCO Certified voor te schrijven met uw leveranciers vroeg in de inkoopplanningsfase zal hen helpen om aan uw eisen te voldoen en de gecertificeerde modellen te leveren die u wilt. Het gebruik van Product Finder om informatie te verzamelen van leveranciers over de certificeringsstatus van hun productportfolio kan helpen om de dialoog te starten.
Controleer uw IT-productportfolio
U kunt eenvoudig de certificeringsstatus van uw huidige IT-productportfolio controleren met behulp van onze tool, Product Finder, waarin alle gecertificeerde productmodellen worden vermeld. U vindt er duizenden gecertificeerde IT-producten van bekende merken — misschien zelfs enkele van de producten die u al gebruikt. Het is echter belangrijk op te merken dat, zelfs als u momenteel gecertificeerde producten gebruikt, u TCO Certified moet specificeren bij uw volgende IT-inkoop om te laten zien dat duurzaamheid een prioriteit is voor uw organisatie.
2. Neem TCO Certified op in de IT-inkoop
De vraag van inkopers stimuleert IT-merken om TCO Certified aan te vragen. Daarom is het opnemen van TCO Certified in inkoopprocessen een krachtige drijfveer voor vooruitgang in de sector en zorgt het ervoor dat gecertificeerde producten beschikbaar zijn. Afhankelijk van het type organisatie en de regels die u moet volgen, kunt u TCO Certified op verschillende manieren vereisen in uw inkoopprocessen.
Aanbevolen formulering voor het vermelden van TCO Certified
Technische specificaties
“Producten zijn gecertificeerd volgens TCO Certified.”
Geaccepteerde verificatie / bewijs van naleving
“Bij levering en gedurende de gehele contractperiode staan producten actief vermeld als gecertificeerd volgens TCO Certified in Product Finder, te vinden op tcocertified.com/product-finder.”
Gebruik TCO Certified in specifieke inkoopscenario's
Sommige inkoopscenario's betekenen dat TCO Certified op een specifiekere manier wordt vermeld, zoals het toestaan op vrijwillige basis, het accepteren van gelijkwaardig bewijs van naleving of het specificeren van een generatienummer. Hieronder vindt u aanbevolen formuleringen voor specifieke scenario's. Geef voor al deze alternatieven op: “Bij levering en gedurende de gehele contractperiode staan producten actief vermeld als gecertificeerd volgens TCO Certified in Product Finder, te vinden op tcocertified.com/product-finder.” als geaccepteerde verificatie / bewijs van naleving.
Op vrijwillige basis toestaan
Als u TCO Certified op vrijwillige basis moet opnemen, kunt u het volgende opgeven als gunnings- of beoordelingscriterium:
“Offertes, inclusief producten die zijn gecertificeerd volgens TCO Certified, worden gegund.”
Vergeet niet om het toekennen van extra punten of weging mee te nemen.
Gelijkwaardig bewijs van naleving accepteren
Als u ruimte moet bieden voor gelijkwaardig bewijs van naleving, kunt u het volgende opnemen in de technische specificaties:
“Producten moeten gecertificeerd zijn volgens TCO Certified of gelijkwaardig.”
Als gelijkwaardig bewijs heeft u een ondertekende ‘Verklaring van Gelijkwaardigheid’ nodig van een onafhankelijke organisatie die is geaccrediteerd volgens ISO 17025 en ISO 17021, waaruit blijkt dat wordt voldaan aan de criteria in TCO Certified.
Een specifiek generatienummer noemen
Als u wilt verwijzen naar een specifiek generatienummer, kunt u het volgende opnemen in de technische specificaties:
“Producten zijn gecertificeerd volgens TCO Certified, generation 10, of hoger”.
Onthoud dat er elke drie jaar een nieuwe generatie van TCO Certified wordt uitgebracht. U moet uw inkoopdocumenten regelmatig bijwerken met een relevant generatienummer.
Vragen om producten die nog niet zijn gecertificeerd
Gebruik de bovenstaande aanbevelingen ook wanneer u productmodellen wilt inkopen die nog niet zijn gecertificeerd volgens TCO Certified. Uw intenties duidelijk maken aan leveranciers is een efficiënte manier om de IT-sector in een duurzamere richting te bewegen. Informeer uw leveranciers ten minste zes maanden voor uw offerteaanvraag over uw voornemen om TCO Certified te specificeren. Op deze manier hebben relevante IT-merken genoeg tijd om alle producttests, beoordelingen en audits te ondergaan die nodig zijn om producten gecertificeerd te krijgen volgens TCO Certified.
3. Haal alle voordelen uit TCO Certified
Blijf op de hoogte met Product Finder
Zorg ervoor dat inkopers binnen uw organisatie begrijpen waarom TCO Certified wordt gespecificeerd bij inkoop en dat zij prioriteit moeten geven aan gecertificeerde producten. Gebruik onze tool, Product Finder, om op de hoogte te blijven van gecertificeerde modellen en de geldigheidsdata van certificaten. U kunt de productcategorie selecteren waarin u geïnteresseerd bent of zoeken naar een specifiek IT-merk of -model. Met de 'volgfunctie' van Product Finder kunt u een aangepaste trackingfunctie in real-time instellen die regelmatige updates levert over de certificeringsstatus van producten.
Leveranciers aanspreken op hun verantwoordelijkheid
Volg uw leveranciers regelmatig op om ervoor te zorgen dat zij u gecertificeerde producten leveren bij aflevering en gedurende de looptijd van het contract. Dit is met name belangrijk wanneer productmodellen regelmatig worden vernieuwd. Een actief certificaat betekent dat het systeem van TCO Certified de naleving van producten en fabrieken blijft controleren, wat u tijd en middelen bespaart. Controleer de certificeringsstatus van uw IT-productportfolio in onze Product Finder.
Volg uw voortgang met Report Generator
Met Report Generator kunt u aangepaste duurzaamheidsrapporten maken voor de gecertificeerde IT-producten die uw organisatie koopt en gebruikt. De rapporten bevatten onafhankelijk geverifieerde gegevens en claims om uw duurzaamheidsstrategie, rapportage en communicatie te ondersteunen.
Gegevens en claims hebben betrekking op:
- Klimaat: product-koolstofvoetafdruk en scope 2- en 3-emissies.
- Substanties: gevaarlijke stoffen en veiligere vervangingen.
- Circulariteit: materiaaleenheid, verlengde levensduur van producten en e-waste.
- Toeleveringsketen: sociale en ecologische verantwoordelijkheid in de toeleveringsketen.
