Una cooperazione efficace è la chiave per il successo degli acquisti di informatica circolare

La circolarità è un campo piacevole e stimolante perché richiede una forte attenzione ai nostri comportamenti di consumo. Così afferma Ulrika Svallingson, coordinatrice della sostenibilità presso il Comune di Malmö, nella Svezia meridionale. La città punta a diventare neutrale dal punto di vista climatico entro il 2030 e lavora già da 10 anni alla gestione circolare dei prodotti IT.

Ulrika ha iniziato a lavorare presso l'unità acquisti del Comune di Malmö poco più di due anni fa. È stata nominata coordinatrice della sostenibilità per la responsabilità sociale, una posizione di recente creazione, introdotta perché il Comune voleva avere una visione completa degli aspetti sociali degli appalti e degli acquisti.

Il Comune di Malmö ha obiettivi di sostenibilità ambiziosi. Due anni fa, il consiglio ha deciso che gli Obiettivi di Sviluppo Sostenibile delle Nazioni Unite devono essere riflessi negli obiettivi locali e formare parte integrante dei processi di bilancio locale. Il Comune collabora con Fairtrade City e partecipa a diverse reti locali, nazionali e internazionali legate allo sviluppo sostenibile e all'ambiente, tra cui l'iniziativa dell'UE sugli appalti pubblici circolari, che conta partecipanti da Svezia, Finlandia, Polonia, Russia, Lettonia, Danimarca e Paesi Bassi.

"Naturalmente possiamo fare le nostre richieste e influenzare i fornitori e gli altri stakeholder, ma in termini di economia circolare, queste richieste riguardano noi come organizzazione. Si tratta anche di pensare in modo intelligente a come utilizzare i prodotti che acquistiamo", afferma Ulrika.

Per promuovere la circolarità, il Comune acquista prodotti con una vita utile più lunga e si assicura che i periodi di garanzia siano i più lunghi possibili. In assenza di garanzie, nessuno riparerà i prodotti quando necessario. Il Comune cerca di garantire che l'uso dei prodotti sia ottimizzato; ad esempio, a chi lavora per il Comune per un periodo limitato vengono dati computer più vecchi rispetto a chi deve lavorare per un periodo più lungo. Gli smartphone vengono dotati di cover per farli durare più a lungo. Per quanto possibile, i prodotti informatici vengono riutilizzati internamente quando sono insufficienti per alcuni utenti ma magari funzionano perfettamente per qualcun altro.

Il Comune si occupa anche della raccolta di vecchie apparecchiature informatiche. Se un dispositivo è ancora utilizzabile, tutti i dati su di esso vengono cancellati in modo da poterlo rivendere a nuovi utenti esterni al Comune. I prodotti che hanno raggiunto la fine della loro vita utile vengono riciclati. L'obiettivo è raccogliere tutti i prodotti informatici utilizzati dal Comune. Nel 2019 è stata organizzata un'importante iniziativa per i dipendenti del Comune. Le ricerche negli uffici e nelle aree di stoccaggio hanno rivelato circa 7.500 computer, smartphone e altri prodotti informatici che potevano essere raccolti e riutilizzati o riciclati. I dipendenti sono stati inoltre invitati a partecipare a seminari sull'importanza del riutilizzo e su come i requisiti di sostenibilità possano essere inclusi negli appalti.

"Questo ha stimolato i dipendenti di tutta la città e abbiamo ricevuto un feedback estremamente positivo. È diventato davvero concreto quando si è vista la quantità di rifiuti elettronici raccolti fuori dal municipio", racconta Ulrika.

"Siamo una grande organizzazione con esigenze e contesti molto differenziati. È necessario conoscere le esigenze dell'organizzazione per poter vedere cosa si può fare meglio. Per questo è importantissimo che le funzioni e le aree di competenza collaborino. In una fase iniziale, ci coordiniamo con i nostri venditori specializzati che conoscono il mercato e i limiti tecnici con cui lavoriamo. Lavoriamo anche a stretto contatto con i nostri coordinatori IT in tutta la città. Hanno una conoscenza approfondita dei nostri requisiti operativi, di cosa abbiamo bisogno e quando ne abbiamo bisogno".

Per facilitare la cooperazione, il Comune ha lanciato un forum sulla sostenibilità dei prodotti informatici. Questo forum riunisce dipendenti e manager che si occupano di diversi aspetti, come tecnologia, comunicazione, ambiente, questioni sociali e acquisti, nonché il fornitore del Comune, Atea. Il gruppo discute dell'uso sostenibile delle tecnologie informatiche da una prospettiva ampia, dalle esigenze specifiche nei processi di approvvigionamento a come creare cambiamenti comportamentali a sostegno della circolarità.

"Il forum sulla sostenibilità è estremamente utile per il nostro lavoro. Tutte queste competenze sono necessarie per portare avanti il tema dell'IT, perché è così sfaccettato. Nel gruppo c'è un ampio consenso sull'importanza della sostenibilità", spiega Ulrika.

"È stato difficile introdurre nuove routine e processi, perché ci sono notevoli conflitti di interesse nell'IT, sia internamente che nel segmento nel suo complesso. Vogliamo che i prodotti durino più a lungo, ma questo può compromettere la redditività del segmento o essere in contrasto con ciò che è più conveniente per l'organizzazione. A volte è più facile e persino più economico sostituire frequentemente i prodotti IT piuttosto che sottoporli a manutenzione e riparazione.

"A volte si tratta anche di come sono strutturati i budget, del fatto che i prodotti IT tendono a essere ammortizzati dopo un certo numero di anni e che le garanzie sono valide solo per periodi fissi".

Ulrika spiega che è stato difficile capire come il comportamento del Comune possa promuovere la circolarità. Poiché i singoli acquirenti e dipendenti devono cambiare il loro modo di agire e rivalutare i loro acquisti, il Comune di Malmö ha dovuto lavorare molto sulle proprie strutture e incoraggiare tutti a collaborare, ad accettare i prodotti usati e a restituirli in condizioni tali da poterli utilizzare in altri contesti. È stato impegnativo, ma ha anche lavorato per creare una consapevolezza significativa sul consumo sostenibile e sull'uso sostenibile delle risorse. "Gli aspetti sociali e ambientali vanno spesso di pari passo e la mentalità circolare completa il quadro.

Lavorando internamente su questi temi, speriamo di creare la consapevolezza che dietro ogni prodotto c'è una persona e un ambiente da considerare".

Quando il Comune di Malmö ha iniziato a lavorare sugli acquisti sostenibili e circolari nel 2010, ha incluso i prodotti informatici tra le categorie prioritarie", afferma Ulrika, "perché hanno un impatto enorme sull'ambiente e sulla sostenibilità sociale". Il Comune utilizza la certificazione di sostenibilità TCO Certified per l'acquisto di display, notebook e PC all-in-one.

"TCO Certified include criteri che corrispondono ai nostri. Quando acquistiamo un prodotto certificato, sappiamo che questi criteri sono stati rispettati e che non abbiamo bisogno di allocare risorse per seguire questi requisiti. Per noi è un valore inestimabile", spiega Ulrika.

"Oltre a semplificare notevolmente i nostri requisiti e il follow-up, la certificazione ci aiuta ad accelerare il ritmo con cui muoviamo il mercato verso una maggiore sostenibilità, perché utilizziamo gli stessi requisiti degli altri acquirenti. TCO Certified contribuisce anche a una maggiore trasparenza tra acquirenti e fornitori. Un altro fattore estremamente importante è che TCO Certified include così tanti aspetti diversi della sostenibilità: circolarità, sostanze chimiche, questioni sociali, minerali di conflitto ed ergonomia.

Il consiglio sta attualmente elaborando linee guida chiare per la gestione sostenibile dei prodotti informatici all'interno del comune e promuovendo esempi di buone pratiche da condividere con i coordinatori IT e i responsabili delle decisioni. Il prossimo passo sarà quello di sostenere lo sviluppo di smartphone più sostenibili. I progressi in questo settore sono in ritardo rispetto ad altri prodotti IT come computer e display, ma sviluppando la collaborazione con i fornitori e altri stakeholder, il Comune di Malmö sta assumendo un ruolo attivo nel portare avanti questo tema.

"È così eccitante! Crediamo che ci siano molti approcci diversi per raggiungere questo obiettivo, che potrebbero includere i nostri modelli di acquisto e i nostri atteggiamenti, così come le opzioni di aggiornamento, le garanzie estese e le certificazioni di sostenibilità", dice Ulrika.