De stad Malmö wil in 2030 klimaatneutraal zijn en werkt al 10 jaar met circulair beheer van IT-producten. Ontdek hoe!

Circulariteit is een leuk en spannend terrein omdat het een sterke focus op ons eigen consumptiegedrag vereist. Dat zegt Ulrika Svallingson, duurzaamheidscoördinator bij de gemeente Malmö in Zuid-Zweden. De stad wil in 2030 klimaatneutraal zijn en werkt al 10 jaar met circulair beheer van IT-producten.

Ulrika begon iets meer dan twee jaar geleden te werken bij de inkoopafdeling van de gemeente Malmö. Ze werd aangesteld in de nieuw gecreëerde functie van duurzaamheidscoördinator voor sociale verantwoordelijkheid, die werd ingevoerd omdat de gemeente de sociale aspecten van inkoop en aanbestedingen uitgebreid in kaart wilde brengen.

De gemeenteraad van Malmö heeft ambitieuze duurzaamheidsdoelstellingen. Twee jaar geleden besloot de raad dat de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen van de VN in lokale doelstellingen moeten worden weerspiegeld en een integraal onderdeel moeten vormen van de lokale begrotingsprocessen. De gemeente werkt samen met Fairtrade City en neemt deel aan verschillende lokale, nationale en internationale netwerken in verband met duurzame ontwikkeling en het milieu, waaronder het EU-initiatief voor circulaire overheidsopdrachten met deelnemers uit Zweden, Finland, Polen, Rusland, Letland, Denemarken en Nederland.

Ulrika gelooft dat circulaire vraagstukken nauw verbonden zijn met zowel sociale als ecologische duurzaamheid, en dat de gemeente aanzienlijke mogelijkheden heeft om met haar aankopen echt een verschil te maken. De gemeente werkt nauw samen met haar leverancier Atea, die duurzaamheidsexpertise en oplossingen voor het hergebruik van producten biedt. Het is echter niet voldoende om de leveranciers te beïnvloeden - om tot een circulair beheer van ingekochte producten te komen, moet de gemeente zich op haar eigen gedrag richten.

"Sociale en milieuaspecten gaan vaak hand in hand en de circulaire gedachte maakt het plaatje compleet."

"Natuurlijk kunnen we onze eigen eisen stellen en leveranciers en andere belanghebbenden beïnvloeden, maar in termen van circulaire economie stellen deze eisen aan ons als organisatie. Het gaat er ook om dat we slim nadenken over hoe we de producten die we kopen gebruiken," zegt Ulrika.

Om circulariteit te bevorderen koopt de gemeente producten in met een langere levensduur en zorgt ze voor zo lang mogelijke garantietermijnen. Bij gebrek aan garanties zal niemand producten repareren als dat nodig is. De gemeente streeft naar een optimaal gebruik van producten; zo krijgen mensen die een beperkte periode bij de gemeente werken oudere computers dan mensen die naar verwachting langer zullen werken. Smartphones worden voorzien van hoesjes zodat ze langer meegaan. IT-producten worden zoveel mogelijk intern hergebruikt als ze voor bepaalde gebruikers niet voldoen, maar voor iemand anders misschien prima werken.

De gemeente werkt ook met het inzamelen van oude IT-apparatuur. Als een apparaat nog bruikbaar is, worden alle gegevens erop gewist, zodat het kan worden doorverkocht aan nieuwe gebruikers buiten de gemeente. Producten die het einde van hun levensduur hebben bereikt, worden gerecycled. Het streven is om alle IT-producten die de gemeente gebruikt in te zamelen. In 2019 is een groot initiatief georganiseerd voor medewerkers van de gemeente. Doorzoekingen van kantoren en opslagruimtes brachten zo'n 7.500 computers, smartphones en andere IT-producten aan het licht die konden worden ingezameld en hergebruikt of gerecycled. Medewerkers werden ook uitgenodigd voor seminars over het belang van hergebruik en hoe duurzaamheidseisen kunnen worden opgenomen in aanbestedingen.

"Dit gaf werknemers in de hele stad energie en we kregen uiterst positieve feedback. Het werd echt concreet toen je de hoeveelheden elektronisch afval zag die buiten het stadhuis werden ingezameld," zegt Ulrika.

Wat is de sleutel tot circulair beheer van IT-producten?

"Wij zijn een grote organisatie met zeer uiteenlopende eisen en contexten. Je moet weten wat je organisatie nodig heeft om te kunnen zien wat er beter kan. Daarom is het ongelooflijk belangrijk dat functies en vakgebieden samenwerken. In een vroeg stadium stemmen wij af met onze gespecialiseerde verkopers die de markt kennen en de technische beperkingen waarmee wij werken. We werken ook nauw samen met onze IT-coördinatoren in de hele stad. Zij hebben uitgebreide kennis over onze operationele eisen, wat we nodig hebben en wanneer we het nodig hebben."

Om de samenwerking te vergemakkelijken heeft de gemeente een duurzaamheidsforum voor IT-producten opgezet. Dit brengt medewerkers en managers samen die zich bezighouden met uiteenlopende onderwerpen als technologie, communicatie, milieu, sociale kwesties en inkoop, alsmede de leverancier van de gemeente, Atea. De groep bespreekt duurzaam IT-gebruik vanuit een breed perspectief - van specifieke behoeften in inkoopprocessen tot hoe ze gedragsveranderingen kunnen creëren die circulariteit ondersteunen.

"Het duurzaamheidsforum is uiterst nuttig voor ons werk. Al deze vaardigheden zijn nodig om het IT-vraagstuk vooruit te helpen, omdat het zo veelzijdig is. In de groep bestaat brede overeenstemming over het belang van duurzaamheid," legt Ulrika uit.

Wat was de grootste uitdaging?

"Het is een uitdaging geweest om nieuwe routines en processen in te voeren omdat er aanzienlijke belangenconflicten zijn in de IT, zowel intern als in het segment als geheel. We willen dat producten langer meegaan, maar dat kan de winstgevendheid in het segment ondermijnen of op gespannen voet staan met wat het beste uitkomt voor de organisatie. Soms is het gemakkelijker en zelfs goedkoper om IT-producten vaak te vervangen dan ze te onderhouden en te repareren.

"Het gaat er soms ook om hoe budgetten zijn opgebouwd, dat IT-producten doorgaans na een bepaald aantal jaren worden afgeschreven en dat garanties slechts voor vaste periodes gelden."

Ulrika legt uit dat het moeilijk is geweest om te begrijpen hoe het gedrag van de gemeente circulariteit kan bevorderen. Omdat individuele kopers en werknemers hun manier van doen moeten veranderen en hun aankopen opnieuw moeten evalueren, heeft de gemeente Malmö hard moeten werken aan haar eigen structuren en iedereen moeten aanmoedigen om samen te werken - om gebruikte producten te aanvaarden en producten terug te brengen in een staat die het mogelijk maakt ze in andere contexten te gebruiken. Het was veeleisend, maar heeft ook gewerkt aan een aanzienlijke bewustwording rond duurzame consumptie en duurzaam gebruik van hulpbronnen. "Sociale en milieuaspecten gaan vaak hand in hand en de kringloopgedachte maakt het plaatje compleet.

Door intern met deze kwesties aan de slag te gaan, hopen we het bewustzijn te creëren dat achter elk product een mens en een milieu schuilgaan."

Toen de gemeenteraad van Malmö in 2010 begon met duurzaam en circulair inkopen, werden IT-producten opgenomen als prioritaire categorie", aldus Ulrika, "omdat ze een enorme impact hebben op het milieu en de sociale duurzaamheid". De gemeente gebruikt de TCO Certified duurzaamheidscertificering voor de aanschaf van beeldschermen, notebooks en all-in-one pc's.

Waarom heeft u gekozen voor TCO Certified?

"TCO Certified bevat criteria die overeenkomen met onze eigen criteria. Als we een gecertificeerd product kopen, weten we dat aan deze criteria is voldaan en dat we geen middelen hoeven in te zetten om deze eisen op te volgen. Dat is voor ons van onschatbare waarde," legt Ulrika uit.

"De certificering maakt het voor ons niet alleen aanzienlijk gemakkelijker om eisen te stellen en de follow-up uit te voeren, maar helpt ons ook om de markt sneller in de richting van meer duurzaamheid te bewegen, omdat we dezelfde eisen hanteren als andere inkopers. TCO Certified draagt ook bij tot meer transparantie tussen inkopers en leveranciers. Een andere uiterst belangrijke factor is dat TCO Certified zoveel verschillende duurzaamheidsaspecten omvat: circulariteit, chemicaliën, sociale kwesties, conflictmineralen en ergonomie.

De gemeente stelt momenteel duidelijke richtsnoeren op voor duurzaam beheer van IT-producten binnen de gemeente en bevordert voorbeelden van beste praktijken die worden gedeeld met IT-coördinatoren en besluitvormers. De volgende stap is het ondersteunen van de ontwikkeling van duurzamere smartphones. De vooruitgang op dit gebied blijft achter bij andere IT-producten zoals computers en beeldschermen, maar door samenwerking met leveranciers en andere belanghebbenden te ontwikkelen, neemt de gemeenteraad van Malmö een actieve rol op zich om op dit gebied vooruitgang te boeken.

"Het is zo spannend! We denken dat er veel verschillende benaderingen zijn om dit te bereiken, waaronder onze eigen aankooppatronen en houding, maar ook opties voor upgrades, uitgebreide garanties en duurzaamheidscertificaten," zegt Ulrika.