Effiziente Zusammenarbeit ist der Schlüssel zur erfolgreichen Beschaffung von Kreislauf-IT

Die Kreislaufwirtschaft ist ein interessantes und spannendes Gebiet, weil sie eine starke Konzentration auf unser eigenes Konsumverhalten erfordert. Das sagt Ulrika Svallingson, Nachhaltigkeitskoordinatorin bei der Stadtverwaltung von Malmö in Südschweden. Die Stadt hat sich zum Ziel gesetzt, bis 2030 klimaneutral zu werden und arbeitet bereits seit 10 Jahren mit der Kreislaufwirtschaft von IT-Produkten.

Ulrika hat vor etwas mehr als zwei Jahren in der Beschaffungsabteilung der Stadtverwaltung von Malmö angefangen. Sie wurde auf die neu geschaffene Stelle der Nachhaltigkeitskoordinatorin für soziale Verantwortung berufen, die eingeführt wurde, weil die Stadtverwaltung ein umfassendes Verständnis für die sozialen Aspekte der Beschaffung und des Einkaufs bekommen wollte.

Der Stadtrat von Malmö hat sich ehrgeizige Nachhaltigkeitsziele gesetzt. Vor zwei Jahren beschloss der Rat, dass sich die Ziele für nachhaltige Entwicklung der Vereinten Nationen in den lokalen Zielen widerspiegeln und integraler Bestandteil der lokalen Haushaltsverfahren sein sollten. Die Stadtverwaltung arbeitet mit Fairtrade City zusammen und beteiligt sich an mehreren lokalen, nationalen und internationalen Netzwerken, die sich mit nachhaltiger Entwicklung und Umwelt befassen, darunter die EU-Initiative für zirkuläre öffentliche Beschaffung mit Teilnehmern aus Schweden, Finnland, Polen, Russland, Lettland, Dänemark und den Niederlanden.

"Natürlich können wir unsere eigenen Forderungen stellen und Einfluss auf Lieferanten und andere Interessengruppen nehmen, aber im Hinblick auf Fragen der Kreislaufwirtschaft sind wir als Organisation gefordert. Es geht auch darum, intelligent darüber nachzudenken, wie wir die Produkte, die wir kaufen, verwenden", sagt Ulrika.

Um die Kreislaufwirtschaft zu fördern, kauft die Gemeinde Produkte mit längerer Lebensdauer und sorgt dafür, dass die Garantiezeiten so lang wie möglich sind. Wenn es keine Garantien gibt, wird niemand Produkte reparieren, wenn es nötig ist. Die Stadtverwaltung achtet darauf, dass die Nutzung der Produkte optimiert wird. So erhalten beispielsweise Personen, die nur für einen begrenzten Zeitraum für die Stadtverwaltung arbeiten, ältere Computer als Personen, die für einen längeren Zeitraum arbeiten sollen. Smartphones werden mit Hüllen versehen, damit sie länger halten. Soweit möglich, werden IT-Produkte intern wiederverwendet, wenn sie für bestimmte Nutzer nicht ausreichen, aber vielleicht für jemand anderen perfekt funktionieren.

Die Stadtverwaltung sammelt auch alte IT-Geräte ein. Wenn ein Gerät noch brauchbar ist, werden alle Daten darauf gelöscht, damit es an neue Nutzer außerhalb der Gemeinde weiterverkauft werden kann. Produkte, die das Ende ihrer Nutzungsdauer erreicht haben, werden recycelt. Ziel ist es, alle von der Gemeinde genutzten IT-Produkte zu sammeln. Im Jahr 2019 wurde eine große Initiative für die Mitarbeiter der Gemeinde organisiert. Bei der Durchsuchung von Büros und Lagerräumen wurden etwa 7.500 Computer, Smartphones und andere IT-Produkte gefunden, die gesammelt und wiederverwendet oder recycelt werden könnten. Die Mitarbeiter wurden auch zu Seminaren über die Bedeutung der Wiederverwendung und die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsanforderungen bei der Auftragsvergabe eingeladen.

"Das hat die Mitarbeiter in der ganzen Stadt motiviert, und wir haben ein äußerst positives Feedback erhalten. Es wurde wirklich konkret, als man die Mengen an Elektroschrott sah, die vor dem Rathaus gesammelt wurden", sagt Ulrika.

"Wir sind eine große Organisation mit sehr unterschiedlichen Anforderungen und Kontexten. Man muss wissen, was die Organisation braucht, um zu sehen, was man besser machen kann. Deshalb ist es unglaublich wichtig, dass Funktionen und Fachbereiche zusammenarbeiten. In einem frühen Stadium stimmen wir uns mit unseren spezialisierten Vertriebsmitarbeitern ab, die den Markt kennen und wissen, wo die technischen Grenzen liegen, mit denen wir arbeiten. Wir arbeiten auch eng mit unseren IT-Koordinatoren in der Stadt zusammen. Sie haben ein umfassendes Wissen über unsere betrieblichen Anforderungen, was wir brauchen und wann wir es brauchen."

Um die Zusammenarbeit zu erleichtern, hat die Stadtverwaltung ein Nachhaltigkeitsforum für IT-Produkte ins Leben gerufen. Dieses bringt Mitarbeiter und Führungskräfte aus verschiedenen Bereichen wie Technologie, Kommunikation, Umwelt, Soziales und Beschaffung sowie den städtischen Lieferanten Atea zusammen. Die Gruppe erörtert die nachhaltige IT-Nutzung aus einer breit gefächerten Perspektive - von spezifischen Bedürfnissen in Beschaffungsprozessen bis hin zu Verhaltensänderungen, die die Kreislaufwirtschaft unterstützen.

"Das Nachhaltigkeitsforum ist für unsere Arbeit von großem Nutzen. All diese Fähigkeiten werden benötigt, um das IT-Thema voranzutreiben, weil es so vielschichtig ist. In der Gruppe herrscht ein breiter Konsens über die Bedeutung der Nachhaltigkeit", erklärt Ulrika.

"Es war eine Herausforderung, neue Routinen und Prozesse einzuführen, weil es in der IT erhebliche Interessenkonflikte gibt, sowohl intern als auch in der Branche insgesamt. Wir wollen, dass die Produkte länger halten, aber das kann die Rentabilität des Segments untergraben oder im Widerspruch zu dem stehen, was für das Unternehmen am günstigsten ist. Manchmal ist es einfacher und sogar billiger, IT-Produkte häufig zu ersetzen, als sie zu warten und zu reparieren.

"Manchmal geht es auch darum, wie Budgets strukturiert sind, dass IT-Produkte in der Regel nach einer bestimmten Anzahl von Jahren abgeschrieben werden und dass Garantien nur für bestimmte Zeiträume gelten.

Ulrika erklärt, dass es schwer zu begreifen war, wie das Verhalten der Stadtverwaltung die Kreislaufwirtschaft fördern kann. Da einzelne Käufer und Angestellte ihre Arbeitsweise ändern und ihre Einkäufe neu bewerten müssen, musste die Stadtverwaltung Malmö hart an ihren eigenen Strukturen arbeiten und alle dazu ermutigen, an einem Strang zu ziehen - gebrauchte Produkte anzunehmen und Produkte in einem Zustand zurückzugeben, der es ermöglicht, sie in anderen Zusammenhängen zu verwenden. Das war anspruchsvoll, hat aber auch dazu beigetragen, das Bewusstsein für nachhaltigen Konsum und die nachhaltige Nutzung von Ressourcen zu schärfen. "Soziale und ökologische Aspekte gehen oft Hand in Hand, und der Kreislaufgedanke vervollständigt das Bild.

Indem wir uns intern mit diesen Themen beschäftigen, hoffen wir, ein Bewusstsein dafür zu schaffen, dass hinter jedem Produkt ein Mensch und eine Umwelt stehen, die es zu berücksichtigen gilt."

Als die Stadtverwaltung von Malmö im Jahr 2010 mit der Arbeit an einer nachhaltigen und kreislauforientierten Beschaffung begann, wurden IT-Produkte als vorrangige Kategorie aufgenommen", sagt Ulrika, denn "sie haben einen immensen Einfluss auf die Umwelt und die soziale Nachhaltigkeit". Die Stadtverwaltung nutzt die Nachhaltigkeitszertifizierung TCO Certified für die Beschaffung von Displays, Notebooks und All-in-One-PCs.

"TCO Certified enthält Kriterien, die unseren eigenen entsprechen. Wenn wir ein zertifiziertes Produkt kaufen, wissen wir, dass diese Kriterien erfüllt sind und dass wir keine Ressourcen für die Überprüfung dieser Anforderungen aufwenden müssen. Das ist für uns von unschätzbarem Wert", erklärt Ulrika.

"Die Zertifizierung macht es uns nicht nur wesentlich leichter, Anforderungen zu stellen und Nachverfolgung zu betreiben, sondern hilft uns auch, den Markt schneller in Richtung mehr Nachhaltigkeit zu bewegen, weil wir die gleichen Anforderungen wie andere Einkäufer verwenden. TCO Certified trägt auch zu mehr Transparenz zwischen Einkäufern und Lieferanten bei. Ein weiterer äußerst wichtiger Faktor ist, dass TCO Certified so viele verschiedene Nachhaltigkeitsaspekte umfasst: Kreislaufwirtschaft, Chemikalien, soziale Fragen, Konfliktmineralien sowie Ergonomie.

Der Rat erarbeitet derzeit klare Leitlinien für die nachhaltige Verwaltung von IT-Produkten innerhalb der Gemeinde und fördert Beispiele für bewährte Verfahren, die an IT-Koordinatoren und Entscheidungsträger weitergegeben werden. Der nächste Schritt besteht darin, die Entwicklung nachhaltigerer Smartphones zu unterstützen. Die Fortschritte in diesem Bereich liegen hinter anderen IT-Produkten wie Computern und Bildschirmen zurück, aber durch den Ausbau der Zusammenarbeit mit Lieferanten und anderen Interessengruppen übernimmt die Stadt Malmö eine aktive Rolle, um dieses Thema voranzutreiben.

"Das ist so aufregend! Wir glauben, dass es viele verschiedene Ansätze gibt, um dies zu erreichen. Dazu gehören unser eigenes Kaufverhalten und unsere Einstellung sowie Optionen für Nachrüstungen, verlängerte Garantien und Nachhaltigkeitszertifizierungen", sagt Ulrika.