La ciudad de Malmö quiere ser climáticamente neutra en 2030 y ya lleva 10 años trabajando con la gestión circular de productos informáticos. Averigüe cómo.
La circularidad es un campo ameno y apasionante porque exige centrarse mucho en nuestros propios comportamientos de consumo". Así lo afirma Ulrika Svallingson, coordinadora de sostenibilidad del Ayuntamiento de Malmö, en el sur de Suecia. La ciudad aspira a ser climáticamente neutra en 2030 y ya lleva 10 años trabajando con la gestión circular de productos informáticos.
Ulrika empezó a trabajar en la unidad de contratación del Ayuntamiento de Malmö hace poco más de dos años. Fue nombrada para el puesto recién creado de coordinadora de sostenibilidad para la responsabilidad social, que se introdujo porque el ayuntamiento quería tener una visión global de los aspectos sociales de la contratación y las compras.
El Ayuntamiento de Malmö tiene ambiciosos objetivos de sostenibilidad. Hace dos años, el consistorio decidió que los Objetivos de Desarrollo Sostenible de la ONU debían reflejarse en los objetivos locales y formar parte integrante de los procesos presupuestarios locales. El ayuntamiento colabora con Fairtrade City y participa en varias redes locales, nacionales e internacionales relacionadas con el desarrollo sostenible y el medio ambiente, incluida la iniciativa de la UE sobre contratación pública circular, que cuenta con participantes de Suecia, Finlandia, Polonia, Rusia, Letonia, Dinamarca y los Países Bajos.
Ulrika cree que las cuestiones circulares están estrechamente relacionadas con la sostenibilidad social y medioambiental, y que el municipio tiene un potencial considerable para marcar una diferencia real con sus compras. El ayuntamiento colabora estrechamente con su proveedor, Atea, que aporta su experiencia en sostenibilidad y soluciones para la reutilización de productos. Sin embargo, no basta con influir en los proveedores: para lograr una gestión circular de los productos adquiridos, el ayuntamiento debe centrarse en sus propios comportamientos.
"Los aspectos sociales y medioambientales suelen ir de la mano y la mentalidad circular completa el cuadro".
"Por supuesto, podemos plantear nuestras propias exigencias e influir en los proveedores y otras partes interesadas, pero en lo que respecta a las cuestiones de economía circular, estas nos plantean exigencias como organización. También se trata de pensar de forma inteligente sobre cómo utilizamos los productos que compramos", dice Ulrika.
Para fomentar la circularidad, el ayuntamiento compra productos con una vida útil más larga y se asegura de que los periodos de garantía sean lo más largos posible. A falta de garantías, nadie reparará los productos cuando sea necesario. El ayuntamiento procura que se optimice el uso de los productos; por ejemplo, a quienes trabajan para el ayuntamiento durante un periodo limitado se les dan ordenadores más antiguos que a quienes se espera que trabajen durante más tiempo. A los smartphones se les proporcionan fundas para que duren más. En la medida de lo posible, los productos informáticos se reutilizan internamente cuando resultan insuficientes para determinados usuarios pero quizá funcionen perfectamente para otra persona.
El ayuntamiento también trabaja en la recogida de viejos equipos informáticos. Si un dispositivo aún es utilizable, se borran todos sus datos para que pueda revenderse a nuevos usuarios ajenos al ayuntamiento. Los productos que han llegado al final de su vida útil se reciclan. El objetivo es recoger todos los productos informáticos utilizados por el ayuntamiento. En 2019, se organizó una importante iniciativa para los empleados del ayuntamiento. En los registros de oficinas y almacenes se encontraron unos 7500 ordenadores, smartphones y otros productos informáticos que podían recogerse y reutilizarse o reciclarse. También se invitó a los empleados a seminarios sobre la importancia de la reutilización y cómo pueden incluirse requisitos de sostenibilidad en las adquisiciones.
"Esto animó a los empleados de toda la ciudad y recibimos una respuesta muy positiva. Se hizo realmente concreto al ver las cantidades de residuos electrónicos que se recogieron fuera del ayuntamiento", afirma Ulrika.
¿Cuál es la clave para lograr una gestión circular de los productos informáticos?
"Somos una gran organización con requisitos y contextos muy diferenciados. Hay que saber qué necesita la organización para poder ver qué se puede hacer mejor. Por eso es increíblemente importante que las funciones y áreas de especialización cooperen. En una fase temprana, nos coordinamos con nuestros comerciales especializados, que conocen el mercado y las limitaciones técnicas con las que trabajamos. También colaboramos estrechamente con nuestros coordinadores informáticos en toda la ciudad. Tienen amplios conocimientos sobre nuestros requisitos operativos, lo que necesitamos y cuándo lo necesitamos".
Para facilitar la cooperación, el ayuntamiento ha puesto en marcha un foro de sostenibilidad para productos informáticos. En él se reúnen empleados y directivos centrados en diversos temas, como la tecnología, la comunicación, el medio ambiente, las cuestiones sociales y la contratación, así como el proveedor del ayuntamiento, Atea. El grupo debate el uso sostenible de las TI desde una perspectiva amplia, desde las necesidades específicas en los procesos de adquisición hasta cómo podrían crear cambios de comportamiento que apoyen la circularidad.
"El foro sobre sostenibilidad es sumamente beneficioso para nuestro trabajo. Todas estas competencias son necesarias para impulsar el tema de las TI, porque tiene muchas facetas. En el grupo hay un amplio consenso sobre la importancia de la sostenibilidad", explica Ulrika.
¿Qué ha sido lo más difícil?
"Ha sido todo un reto introducir nuevas rutinas y procesos porque existen considerables conflictos de intereses en TI, tanto internamente como en el segmento en su conjunto. Queremos que los productos duren más, pero eso puede minar la rentabilidad del segmento o estar reñido con lo que es más conveniente para la organización. A veces, es más fácil e incluso más barato sustituir los productos informáticos con frecuencia que mantenerlos y repararlos.
"A veces también se trata de cómo se estructuran los presupuestos, de que los productos informáticos han tendido a amortizarse al cabo de un determinado número de años y de que las garantías sólo son válidas durante periodos fijos".
Ulrika explica que ha sido difícil entender cómo el comportamiento del municipio puede promover la circularidad. Dado que los compradores individuales y los empleados tienen que cambiar su forma de hacer las cosas y reevaluar sus compras, el Ayuntamiento de Malmö ha tenido que trabajar duro en sus propias estructuras y animar a todos a aunar esfuerzos, a aceptar productos usados y a devolver los productos en unas condiciones que permitan utilizarlos en otros contextos. Ha sido exigente, pero también ha trabajado para concienciar de forma significativa sobre el consumo sostenible y el uso sostenible de los recursos. "Los aspectos sociales y medioambientales suelen ir de la mano, y la mentalidad circular completa el cuadro.
Trabajando internamente con estos temas, esperamos crear conciencia de que detrás de cada producto hay una persona y un entorno a tener en cuenta."
Cuando el Ayuntamiento de Malmö empezó a trabajar en la compra sostenible y circular allá por 2010, incluyó los productos informáticos como categoría prioritaria", afirma Ulrika, porque "tienen un impacto inmenso en el medio ambiente y la sostenibilidad social". El ayuntamiento utiliza la certificación de sostenibilidad TCO Certified para la adquisición de pantallas, ordenadores portátiles y ordenadores todo en uno.
¿Por qué eligió TCO Certified?
"TCO Certified incluye criterios que coinciden con los nuestros. Cuando compramos un producto certificado, sabemos que se han cumplido esos criterios y que no necesitamos asignar recursos al seguimiento de esos requisitos. Eso tiene un valor incalculable para nosotros", explica Ulrika.
"Además de facilitarnos considerablemente tanto la formulación de requisitos como el seguimiento, la certificación nos ayuda a acelerar el ritmo al que avanzamos en el mercado hacia una mayor sostenibilidad, porque utilizamos los mismos requisitos que otros compradores. TCO Certified también contribuye a una mayor transparencia entre compradores y proveedores. Otro factor extremadamente importante es que TCO Certified incluye tantos aspectos de sostenibilidad diferentes: circularidad, productos químicos, cuestiones sociales, minerales conflictivos, así como ergonomía.
El ayuntamiento está elaborando directrices claras para la gestión sostenible de los productos informáticos en el municipio y promoviendo ejemplos de buenas prácticas que se comparten con los coordinadores informáticos y los responsables de la toma de decisiones. El siguiente paso es apoyar el desarrollo de smartphones más sostenibles. Los avances en este campo van a la zaga de otros productos informáticos como ordenadores y pantallas, pero al desarrollar la colaboración con proveedores y otras partes interesadas, el Ayuntamiento de Malmö está asumiendo un papel activo para sacar adelante esta cuestión.
"¡Es muy emocionante! Creemos que hay muchos enfoques diferentes para conseguirlo, que podrían incluir nuestros propios patrones y actitudes de compra, así como opciones sobre mejoras, garantías ampliadas y certificaciones de sostenibilidad", afirma Ulrika.
