Une coopération efficace est la clé de la réussite d'un achat informatique circulaire

La circularité est un domaine agréable et passionnant parce qu'il exige que l'on se concentre sur nos propres comportements de consommation. C'est ce qu'affirme Ulrika Svallingson, coordinatrice de la durabilité au conseil municipal de Malmö, dans le sud de la Suède. La ville vise à être neutre sur le plan climatique d'ici à 2030 et travaille depuis 10 ans déjà à la gestion circulaire des produits informatiques.

Ulrika a commencé à travailler au service des achats du conseil municipal de Malmö il y a un peu plus de deux ans. Elle a été nommée au poste nouvellement créé de coordinatrice de la durabilité pour la responsabilité sociale, qui a été mis en place parce que la municipalité souhaitait avoir une vue d'ensemble des aspects sociaux de l'approvisionnement et des achats.

Le conseil municipal de Malmö a des objectifs ambitieux en matière de développement durable. Il y a deux ans, le conseil a décidé que les objectifs de développement durable des Nations unies devaient se refléter dans les objectifs locaux et faire partie intégrante des processus budgétaires locaux. La municipalité travaille avec Fairtrade City et participe à plusieurs réseaux locaux, nationaux et internationaux liés au développement durable et à l'environnement, notamment à l'initiative de l'UE sur les marchés publics circulaires, qui compte des participants de Suède, de Finlande, de Pologne, de Russie, de Lettonie, du Danemark et des Pays-Bas.

"Bien sûr, nous pouvons formuler nos propres exigences et influencer les fournisseurs et les autres parties prenantes, mais en ce qui concerne les questions d'économie circulaire, celles-ci nous imposent des exigences en tant qu'organisation. Il s'agit aussi de réfléchir intelligemment à la façon dont nous utilisons les produits que nous achetons", explique Ulrika.

Pour promouvoir la circularité, le conseil achète des produits ayant une durée de vie plus longue et veille à ce que les périodes de garantie soient aussi longues que possible. En l'absence de garanties, personne ne réparera les produits si nécessaire. Le conseil municipal cherche à s'assurer que l'utilisation des produits est optimisée ; par exemple, les personnes travaillant pour la municipalité pendant une période limitée reçoivent des ordinateurs plus anciens que les personnes qui sont censées travailler pendant une période plus longue. Les smartphones sont dotés de housses afin qu'ils durent plus longtemps. Dans la mesure du possible, les produits informatiques sont réutilisés en interne lorsqu'ils sont insuffisants pour certains utilisateurs mais qu'ils conviennent parfaitement à quelqu'un d'autre.

La municipalité travaille également à la collecte de vieux équipements informatiques. Si un appareil est encore utilisable, toutes les données qu'il contient sont supprimées afin qu'il puisse être revendu à de nouveaux utilisateurs extérieurs à la municipalité. Les produits qui ont atteint la fin de leur durée de vie sont recyclés. L'objectif est de collecter tous les produits informatiques utilisés par la municipalité. En 2019, une initiative majeure a été organisée pour les employés du conseil. Des fouilles dans les bureaux et les zones de stockage ont permis de découvrir quelque 7 500 ordinateurs, smartphones et autres produits informatiques susceptibles d'être collectés et réutilisés ou recyclés. Les employés ont également été invités à des séminaires sur l'importance de la réutilisation et sur la façon dont les exigences de durabilité peuvent être incluses dans les achats.

"Cela a dynamisé les employés de toute la ville et nous avons reçu des réactions extrêmement positives. C'est devenu vraiment concret quand on a vu les quantités de déchets électroniques qui ont été collectées devant l'hôtel de ville", explique Ulrika.

"Nous sommes une grande organisation avec des exigences et des contextes très différenciés. Vous devez connaître les besoins de votre organisation pour être en mesure de voir ce qui peut être mieux fait. C'est pourquoi il est extrêmement important que les fonctions et les domaines d'expertise coopèrent. À un stade précoce, nous nous coordonnons avec nos vendeurs spécialisés qui connaissent le marché et les limites techniques avec lesquelles nous travaillons. Nous travaillons également en étroite collaboration avec nos coordinateurs informatiques dans toute la ville. Ils ont une connaissance approfondie de nos exigences opérationnelles, de ce dont nous avons besoin et du moment où nous en avons besoin."

Pour faciliter la coopération, le conseil municipal a lancé un forum sur la durabilité des produits informatiques. Ce forum réunit des employés et des responsables axés sur diverses questions telles que la technologie, la communication, l'environnement, les questions sociales et les achats, ainsi que le fournisseur de la municipalité, Atea. Le groupe discute de l'utilisation durable des technologies de l'information d'un point de vue général - des besoins spécifiques dans les processus d'approvisionnement, à la façon dont ils pourraient créer des changements de comportement qui soutiennent la circularité.

"Le forum sur la durabilité est extrêmement bénéfique pour notre travail. Toutes ces compétences sont nécessaires pour faire avancer la question des technologies de l'information, car elle présente de multiples facettes. L'importance de la durabilité fait l'objet d'un large consensus au sein du groupe", explique Ulrika.

"Il a été difficile d'introduire de nouvelles routines et de nouveaux processus parce qu'il existe des conflits d'intérêts considérables dans l'informatique, tant en interne que dans le segment dans son ensemble. Nous voulons que les produits durent plus longtemps, mais cela peut nuire à la rentabilité du segment ou aller à l'encontre de ce qui est le plus pratique pour l'organisation. Parfois, il est plus facile et même moins cher de remplacer fréquemment les produits informatiques que de les entretenir et de les réparer.

"Il s'agit parfois aussi de la manière dont les budgets sont structurés, du fait que les produits informatiques ont tendance à être amortis après un certain nombre d'années et que les garanties ne sont valables que pour des périodes fixes."

Ulrika explique qu'il a été difficile de comprendre comment le comportement de la municipalité peut promouvoir la circularité. Parce que les acheteurs individuels et les employés doivent changer leur façon de faire et réévaluer leurs achats, le conseil municipal de Malmö a dû travailler dur sur ses propres structures et encourager tout le monde à se serrer les coudes - à accepter les produits usagés et à retourner les produits dans un état qui permet de les utiliser dans d'autres contextes. Cela a été exigeant, mais a également permis de sensibiliser de manière significative à la consommation durable et à l'utilisation durable des ressources. "Les aspects sociaux et environnementaux vont souvent de pair et l'esprit circulaire vient compléter le tableau.

En travaillant en interne sur ces questions, nous espérons faire prendre conscience que derrière chaque produit, il y a une personne et un environnement à prendre en compte."

Lorsque le conseil municipal de Malmö a commencé à travailler sur les achats durables et circulaires en 2010, il a fait des produits informatiques une catégorie prioritaire", explique Ulrika, car "ils ont un impact considérable sur l'environnement et la durabilité sociale". Le conseil utilise la certification de durabilité TCO Certified pour l'achat d'écrans, d'ordinateurs portables et de PC tout-en-un.

"TCO Certified comprend des critères qui correspondent aux nôtres. Lorsque nous achetons un produit certifié, nous savons que ces critères ont été respectés et que nous n'avons pas besoin d'allouer des ressources au suivi de ces exigences. C'est inestimable pour nous", explique Ulrika.

"En plus de faciliter considérablement l'établissement des exigences et le suivi, la certification nous aide à accélérer le rythme auquel nous faisons évoluer le marché vers une durabilité accrue, car nous utilisons les mêmes exigences que les autres acheteurs. TCO Certified contribue également à une plus grande transparence entre acheteurs et fournisseurs. Un autre facteur extrêmement important est que TCO Certified inclut tant d'aspects différents de la durabilité : circularité, produits chimiques, questions sociales, minéraux de conflit ainsi que l'ergonomie.

Le conseil élabore actuellement des lignes directrices claires pour la gestion durable des produits informatiques au sein de la municipalité et promeut des exemples de bonnes pratiques qui sont partagés avec les coordinateurs informatiques et les décideurs. L'étape suivante consiste à soutenir le développement de smartphones plus durables. Les progrès dans ce domaine sont en retard par rapport à d'autres produits informatiques tels que les ordinateurs et les écrans, mais en développant la collaboration avec les fournisseurs et d'autres parties prenantes, le conseil municipal de Malmö joue un rôle actif pour faire avancer cette question.

"C'est tellement excitant ! Nous pensons qu'il existe de nombreuses approches différentes pour y parvenir, qui peuvent inclure nos propres habitudes et attitudes d'achat, ainsi que des options de mise à niveau, des garanties étendues et des certifications de durabilité", explique Ulrika.