Effektivt samarbete är nyckeln till framgångsrik cirkulär it-upphandling

Cirkulärt företagande är ett roligt och spännande område eftersom det kräver ett starkt fokus på vårt eget konsumtionsbeteende. Det säger Ulrika Svallingson, hållbarhetssamordnare på Malmö stad i södra Sverige. Staden har som mål att vara klimatneutral till 2030 och har redan arbetat med cirkulär hantering av IT-produkter i 10 år.

Ulrika började arbeta på Malmö stads upphandlingsenhet för drygt två år sedan. Hon utsågs till den nyinrättade tjänsten som hållbarhetssamordnare för socialt ansvar, som infördes eftersom kommunen ville få ett omfattande grepp om de sociala aspekterna av upphandling och inköp.

Malmö stad har ambitiösa hållbarhetsmål. För två år sedan beslutade kommunfullmäktige att FN:s mål för hållbar utveckling ska återspeglas i lokala mål och utgöra en integrerad del av de lokala budgetprocesserna. Kommunen samarbetar med Fairtrade City och deltar i flera lokala, nationella och internationella nätverk med anknytning till hållbar utveckling och miljö, bland annat EU:s initiativ Circular Public Procurement som har deltagare från Sverige, Finland, Polen, Ryssland, Lettland, Danmark och Nederländerna.

"Naturligtvis kan vi ställa våra egna krav och påverka leverantörer och andra intressenter, men när det gäller frågor som rör cirkulär ekonomi ställer de krav på oss som organisation. Det handlar också om att tänka intelligent på hur vi använder de produkter vi köper", säger Ulrika.

För att främja cirkularitet köper rådet produkter med längre livslängd och ser till att garantitiderna är så långa som möjligt. I avsaknad av garantier reparerar ingen produkter vid behov. Stadsfullmäktige försöker se till att produktanvändningen optimeras; till exempel får de som arbetar för kommunen under en begränsad tid äldre datorer än personer som förväntas arbeta under en längre tid. Smartphones förses med skydd så att de håller längre. I så stor utsträckning som möjligt återanvänds IT-produkter internt när de är otillräckliga för vissa användare men kanske fungerar utmärkt för någon annan.

Kommunen arbetar också med att samla in gammal IT-utrustning. Om en enhet fortfarande är användbar raderas all data på den så att den kan säljas vidare till nya användare utanför kommunen. Produkter som har nått slutet av sin livslängd återvinns. Målet är att samla in alla IT-produkter som används av kommunen. Under 2019 organiserades ett större initiativ för rådets anställda. Vid genomsökningar av kontor och förrådsutrymmen hittades cirka 7 500 datorer, smartphones och andra IT-produkter som kunde samlas in och återanvändas eller återvinnas. Anställda bjöds också in till seminarier om vikten av återanvändning och hur hållbarhetskrav kan inkluderas i upphandlingar.

"Detta gav energi till anställda i hela staden och vi fick mycket positiv feedback. Det blev riktigt konkret när man såg hur mycket Elektroniskt avfall som samlades in utanför stadshuset", säger Ulrika.

"Vi är en stor organisation med mycket olika krav och sammanhang. Du måste veta vad din organisation behöver för att kunna se vad som kan göras bättre. Därför är det otroligt viktigt att funktioner och expertområden samarbetar. I ett tidigt skede samordnar vi oss med våra specialiserade säljare som känner till marknaden och vet vilka tekniska begränsningar vi arbetar med. Vi har också ett nära samarbete med våra IT-samordnare i hela staden. De har omfattande kunskaper om våra operativa krav, vad vi behöver och när vi behöver det."

För att underlätta samarbetet har kommunen startat ett hållbarhetsforum för IT-produkter. Detta samlar anställda och chefer som fokuserar på olika frågor som teknik, kommunikation, miljö, sociala frågor och upphandling, samt kommunens leverantör Atea. Gruppen diskuterar hållbar IT-användning ur ett brett perspektiv - från specifika behov i upphandlingsprocesser till hur de kan skapa beteendeförändringar som stödjer cirkularitet.

"Hållbarhetsforumet är mycket värdefullt för vårt arbete. Alla dessa färdigheter behövs för att driva IT-frågorna framåt eftersom de är så mångfacetterade. Det finns en bred enighet i gruppen om vikten av hållbarhet", förklarar Ulrika.

"Det har varit en utmaning att införa nya rutiner och processer eftersom det finns betydande intressekonflikter inom IT, både internt och inom segmentet som helhet. Vi vill att produkterna ska hålla längre, men det kan undergräva lönsamheten i segmentet eller stå i strid med vad som är mest praktiskt för organisationen. Ibland är det enklare och till och med billigare att byta ut IT-produkter ofta än att serva och reparera dem.

"Ibland handlar det också om hur budgetarna är strukturerade, att IT-produkter tenderar att skrivas av efter ett visst antal år och att garantier endast gäller under vissa perioder."

Ulrika förklarar att det har varit svårt att förstå hur kommunens beteende kan främja cirkularitet. Eftersom enskilda inköpare och medarbetare måste ändra hur de gör saker och omvärdera sina inköp har Malmö kommunfullmäktige fått arbeta hårt med sina egna strukturer och uppmuntra alla att ta sig samman – att acceptera begagnade produkter och returnera produkter i ett skick som gör det möjligt att använda dem i andra sammanhang. Det har varit krävande, men har också arbetat för att avsevärt skapa medvetenhet kring hållbar konsumtion och hållbar resursanvändning. – Sociala och miljömässiga aspekter går ofta hand i hand och det cirkulära tänkesättet kompletterar bilden.

Genom att arbeta internt med dessa frågor hoppas vi kunna skapa medvetenhet om att bakom varje produkt finns en människa och en miljö att ta hänsyn till."

När Malmö stad började arbeta med hållbar och cirkulär upphandling 2010 inkluderade man IT-produkter som en prioriterad kategori", säger Ulrika, eftersom "de har en enorm inverkan på miljön och den sociala hållbarheten". Kommunen använder hållbarhetscertifieringen TCO Certified för upphandling av bildskärmar, notebook datorer och allt-i-ett-datorer.

"TCO Certified innehåller krav som matchar våra egna. När vi köper en certifierad produkt vet vi att dessa krav har uppfyllts och att vi inte behöver lägga resurser på att följa upp dessa krav. Det är ovärderligt för oss", förklarar Ulrika.

"Förutom att certifieringen gör det betydligt enklare för oss att både ställa krav och göra uppföljningar, hjälper certifieringen oss att öka takten i vår utveckling av marknaden mot ökad hållbarhet eftersom vi använder samma krav som andra inköpare. TCO Certified bidrar också till ökad öppenhet mellan inköpare och leverantörerna. En annan extremt viktig faktor är att TCO Certified omfattar så många olika hållbarhetsaspekter: cirkuläritet, kemikalier, sociala frågor, Konfliktmineraler samt ergonomi.

Rådet håller för närvarande på att utarbeta tydliga riktlinjer för hållbar hantering av IT-produkter inom kommunen och främjar exempel på bästa praxis som delas med IT-samordnare och beslutsfattare. Nästa steg är att stödja utvecklingen av mer hållbara smartphones. Framstegen på detta område släpar efter andra IT-produkter som datorer och bildskärmar, men genom att utveckla samarbetet med leverantörer och andra intressenter tar Malmö stad en aktiv roll för att föra denna fråga framåt.

"Det är så spännande! Vi tror att det finns många olika sätt att uppnå detta, vilket kan inkludera våra egna inköpsmönster och attityder, samt alternativ till uppgraderingar, förlängda garantier och hållbarhetscertifieringar", säger Ulrika.