Efektywna współpraca jest kluczem do udanych zakupów IT w cyrkulacji

Cyrkularność to przyjemna i ekscytująca dziedzina, ponieważ wymaga silnego skupienia się na naszych własnych zachowaniach konsumpcyjnych. Tak mówi Ulrika Svallingson, koordynator ds. zrównoważonego rozwoju w Radzie Miasta Malmö w południowej Szwecji. Miasto dąży do osiągnięcia neutralności klimatycznej do 2030 roku i już od 10 lat pracuje nad cyrkularnym zarządzaniem produktami IT.

Ulrika rozpoczęła pracę w dziale zamówień publicznych Rady Miasta Malmö nieco ponad dwa lata temu. Została powołana na nowo utworzone stanowisko koordynatora ds. zrównoważonego rozwoju w zakresie odpowiedzialności społecznej, które zostało wprowadzone, ponieważ gmina chciała uzyskać kompleksowe ujęcie społecznych aspektów zamówień i zakupów.

Rada Miasta Malmö ma ambitne cele związane ze zrównoważonym rozwojem. Dwa lata temu rada zdecydowała, że Cele Zrównoważonego Rozwoju ONZ powinny znaleźć odzwierciedlenie w celach lokalnych i stanowić integralną część lokalnych procesów budżetowych. Gmina współpracuje z Fairtrade City i uczestniczy w kilku lokalnych, krajowych i międzynarodowych sieciach związanych ze zrównoważonym rozwojem i środowiskiem, w tym w unijnej inicjatywie "Okrągłe zamówienia publiczne", w której uczestniczą przedstawiciele Szwecji, Finlandii, Polski, Rosji, Łotwy, Danii i Holandii.

"Oczywiście możemy stawiać własne wymagania i wpływać na dostawców i innych interesariuszy, ale jeśli chodzi o kwestie związane z gospodarką cyrkularną, to stawiają one wymagania nam jako organizacji. Chodzi również o inteligentne myślenie o tym, jak wykorzystujemy produkty, które kupujemy" - mówi Ulrika.

Aby promować obiegowość, rada kupuje produkty o dłuższym okresie użytkowania i dba o to, by okresy gwarancyjne były jak najdłuższe. W przypadku braku gwarancji nikt nie będzie naprawiał produktów w razie potrzeby. Rada miasta stara się zapewnić optymalizację wykorzystania produktów; na przykład osoby pracujące dla gminy przez określony czas otrzymują starsze komputery niż osoby, które mają pracować przez dłuższy czas. Smartfony są wyposażane w pokrowce, aby dłużej służyły. W miarę możliwości produkty IT są ponownie wykorzystywane wewnętrznie, gdy są niewystarczające dla niektórych użytkowników, ale być może doskonale sprawdzają się u kogoś innego.

Gmina zajmuje się również zbieraniem starego sprzętu informatycznego. Jeśli urządzenie nadaje się jeszcze do użytku, wszystkie dane na nim są usuwane, aby można je było odsprzedać nowym użytkownikom spoza rady. Produkty, których okres użytkowania dobiegł końca, są poddawane recyklingowi. Celem jest zebranie wszystkich produktów IT używanych przez gminę. W 2019 roku zorganizowano dużą inicjatywę dla pracowników rady. Przeszukania biur i magazynów ujawniły około 7 500 komputerów, smartfonów i innych produktów IT, które można było zebrać i ponownie wykorzystać lub poddać recyklingowi. Pracownicy zostali również zaproszeni na seminaria na temat znaczenia ponownego wykorzystania i tego, jak wymagania dotyczące zrównoważonego rozwoju mogą być uwzględnione w zamówieniach.

"To dodało energii pracownikom w całym mieście i otrzymaliśmy niezwykle pozytywne opinie. Stało się to naprawdę konkretne, gdy zobaczyłeś ilości odpadów elektronicznych, które zostały zebrane przed ratuszem" - mówi Ulrika.

"Jesteśmy dużą organizacją o bardzo zróżnicowanych wymaganiach i kontekstach. Musisz wiedzieć, czego potrzebuje Twoja organizacja, aby móc dostrzec, co można zrobić lepiej. Dlatego niezwykle ważna jest współpraca funkcji i obszarów wiedzy specjalistycznej. Na wczesnym etapie koordynujemy działania z naszymi specjalistycznymi sprzedawcami, którzy znają rynek i wiedzą, z jakimi ograniczeniami technicznymi pracujemy. Współpracujemy również ściśle z naszymi koordynatorami IT w całym mieście. Mają oni rozległą wiedzę na temat naszych wymagań operacyjnych, tego, czego potrzebujemy i kiedy tego potrzebujemy."

Aby ułatwić współpracę, urząd miasta uruchomił forum zrównoważonego rozwoju dla produktów IT. Skupia ono pracowników i menedżerów zajmujących się różnymi zagadnieniami, takimi jak technologia, komunikacja, środowisko, kwestie społeczne i zamówienia, a także dostawcę gminy, firmę Atea. Grupa omawia zrównoważone wykorzystanie IT z szerokiej perspektywy - od konkretnych potrzeb w procesach zaopatrzenia, do tego, jak mogliby stworzyć zmiany w zachowaniu, które wspierają cyrkularność.

"Forum zrównoważonego rozwoju jest niezwykle korzystne dla naszej pracy. Wszystkie te zestawy umiejętności są potrzebne, aby posunąć naprzód kwestię IT, ponieważ jest ona tak wieloaspektowa. W grupie panuje powszechna zgoda co do znaczenia zrównoważonego rozwoju" - wyjaśnia Ulrika.

"Wprowadzenie nowych rutyn i procesów było wyzwaniem, ponieważ w IT istnieją znaczne konflikty interesów, zarówno wewnętrzne, jak i w całym segmencie. Chcemy, aby produkty działały dłużej, ale to może osłabiać rentowność w segmencie lub stać w sprzeczności z tym, co jest najwygodniejsze dla organizacji. Czasami łatwiej, a nawet taniej jest często wymieniać produkty IT niż je serwisować i naprawiać.

"Czasem chodzi też o to, jak skonstruowane są budżety, że produkty IT miały tendencję do odpisywania po określonej liczbie lat, a gwarancje są ważne tylko przez ustalone okresy".

Ulrika wyjaśnia, że trudno było zrozumieć, jak zachowanie gminy może promować cyrkularność. Ponieważ indywidualni nabywcy i pracownicy muszą zmienić sposób działania i ponownie ocenić swoje zakupy, Rada Miasta Malmö musiała ciężko pracować nad własnymi strukturami i zachęcać wszystkich do współpracy - do przyjmowania zużytych produktów i zwracania ich w stanie umożliwiającym wykorzystanie ich w innych kontekstach. Było to wymagające, ale udało się również w znacznym stopniu stworzyć świadomość wokół zrównoważonej konsumpcji i zrównoważonego wykorzystania zasobów. "Aspekty społeczne i środowiskowe często idą w parze, a cyrkularny sposób myślenia dopełnia ten obraz.

Poprzez wewnętrzną pracę nad tymi zagadnieniami mamy nadzieję stworzyć świadomość, że za każdym produktem stoi człowiek i środowisko, które należy wziąć pod uwagę."

Kiedy w 2010 roku Rada Miasta Malmö rozpoczęła prace nad zrównoważonymi i cyrkularnymi zamówieniami, uwzględniła produkty IT jako priorytetową kategorię", mówi Ulrika, ponieważ "mają one ogromny wpływ na środowisko i zrównoważony rozwój społeczny". Rada korzysta z certyfikatu zrównoważonego rozwoju TCO Certified przy zakupie monitorów, notebooków i all-in-one PCs.

"TCO Certified zawiera kryteria, które odpowiadają naszym własnym. Kiedy kupujemy produkt, który jest certyfikowany, wiemy, że te kryteria zostały spełnione i że nie musimy przeznaczać zasobów na śledzenie tych wymagań. To dla nas bezcenne", wyjaśnia Ulrika.

"Oprócz tego, że certyfikacja znacznie ułatwia nam stawianie wymagań i prowadzenie działań kontrolnych, pomaga nam przyspieszyć tempo, w jakim przesuwamy rynek w kierunku większego zrównoważenia, ponieważ stosujemy te same wymagania, co inni kupujący. TCO Certified przyczynia się również do większej przejrzystości między kupującymi a dostawcami. Innym niezwykle ważnym czynnikiem jest to, że TCO Certified obejmuje tak wiele różnych aspektów zrównoważonego rozwoju: okrągłość, chemikalia, kwestie społeczne, minerały konfliktu, a także ergonomię.

Rada opracowuje obecnie jasne wytyczne dotyczące zrównoważonego zarządzania produktami IT w gminie i promuje przykłady najlepszych praktyk, które są udostępniane koordynatorom IT i decydentom. Kolejnym krokiem jest wspieranie rozwoju bardziej zrównoważonych smartfonów. Postępy w tej dziedzinie pozostają w tyle za innymi produktami IT, takimi jak komputery i monitory, ale poprzez rozwijanie współpracy z dostawcami i innymi zainteresowanymi stronami Rada Miasta Malmö odgrywa aktywną rolę w kontynuowaniu tej kwestii.

"To takie ekscytujące! Wierzymy, że istnieje wiele różnych podejść do osiągnięcia tego celu, które mogą obejmować nasze własne wzorce zakupowe i postawy, a także opcje dotyczące modernizacji, rozszerzonych gwarancji i certyfikatów zrównoważonego rozwoju" - mówi Ulrika.