Aalborgs stad var pionjär inom cirkulär upphandling i Danmark med ett projekt som rörde skolmöbler 2016. Det var den första helt cirkulära upphandlingen i landet och väckte stor uppmärksamhet. För två år sedan utökade kommunen sitt cirkulära fokus till att även omfatta IT-produkter.

"När vi började tala med IT-avdelningarna sa de att deras enda mål var att skaffa IT-utrustning till de anställda så att de kunde utföra sitt arbete. De använder 2,5 procent av den totala upphandlingsbudgeten och de hade inte inkluderat hållbarhet i sina krav", säger Birgitte Krebs Schleemann, projektledare för hållbarhetsupphandling vid Aalborgs stad.

Hon arbetar med att införa cirkulära upphandlingar i kommunen och har samarbetat med IT-personal och ledning för att införliva cirkulära och hållbara element i processer och dagliga vanor.

Aalborgs stad har sju olika politiska avdelningar - alla med egna IT-avdelningar. Detta gjorde förändringsprocessen mer omfattande och komplex. Det första steget Birgitte tog var att intervjua alla kommunens IT-team för att förstå deras dagliga verksamhet och prioriteringar.

"Jag besökte de sju avdelningarna och ställde en rad frågor. Hur köper de utrustning? Hur ofta byts bärbara datorer ut? Reparerar de produkter och hur gör de sig av med produkter som ingen längre använder?"

"De hade aldrig pratat om detta tidigare. Det var en helt ny värld för dem. Till en början trodde jag att de sju avdelningarna var väldigt olika, men sedan insåg jag att de alla behövde samma sak. Det har dock varit en lång process eftersom varje avdelning ville göra detta på sitt eget sätt."

Birgitte fick veta att notebook datorer ofta slängdes efter bara tre till fyra år. IT-avdelningarna såg inget värde i kasserade IT-produkter, de ville bara ha hjälp med att bli av med dem.

"När de insåg att de kunde få tillbaka pengar för vår begagnade utrustning försvann argumentet."

Endast tre av de sju avdelningarna hade avtal med någon som skulle ta hand om begagnad utrustning - och de fick mycket lite pengar i gengäld.

Dåligt formulerade avtal förhindrade också cirkularitet. Enligt ett avtal med en leverantör fick Aalborgs stad rabatt på nya inköp om den gamla utrustningen förstördes. Dessutom upptäckte hon att ett av de största hindren för återförsäljning av IT-produkter var en gammal policy om att stadens logotyp måste graveras in på alla datorer på notebook .

Detta var ett politiskt beslut från en tid då datorer var extremt dyra och diskussionen om hållbarhet och cirkuläritet var obefintlig. Dessa faktorer gjorde återanvändning och återförsäljning nästan omöjliga. I stället förvandlades den stora majoriteten fullt fungerande datorer och telefoner till elavfall.

När dessa upptäckter var gjorda började Birgitte hitta sätt att införa mer hållbara metoder, inte minst när det gällde produktlivslängd och hantering av uttjänta produkter. Hon räknade ut att bara genom att behålla notebook datorer i sex år istället för tre, skulle staden kunna minska koldioxidutsläppen motsvarande uppvärmning och drift av alla kommunala byggnader i staden under ett helt år. Det skulle också minska avfallet motsvarande det som produceras årligen av 3 000 hushåll.

Var det någon som hade invändningar mot dessa ändringar?

"IT-avdelningarna var positiva - de var rädda för att delvis ändra sina vanor, men framför allt för den potentiella kostnaden. De trodde att hållbarhet skulle bli dyrt och att ingen skulle vara intresserad av att köpa vår gamla utrustning, även om den bara var tre år gammal. De hade också gjort beräkningar som visade att det skulle bli för dyrt att behålla en bärbar dator i mer än tre till fyra år, på grund av de personaltimmar som behövs för uppgraderingar och service när garantin har gått ut."

Birgitte förklarar att de ekonomiska fördelarna kommer att bli ännu större framöver eftersom kommunens tidigare policy att gravera in sin logotyp på alla notebook datorer nyligen har ändrats. Märkningen kommer att ersättas med avtagbara klistermärken och DNA-märkning. Detta beslut kommer att spara pengar - eftersom gravyr är dyrt - och generera mer intäkter eftersom värdet på begagnade datorer på begagnat marknaden kommer att öka. Och naturligtvis kommer fler datorer nu att få ett andra liv.

I dag har alla sju IT-avdelningar ett avtal med ett reparations- och återförsäljningsföretag som tar hand om deras begagnade IT-produkter. Nästa steg blir att optimera avtalet för att inkludera ännu bättre lösningar för hållbarhet och cirkularitet, t.ex. specifikationer för hur många bärbara datorer och mobiltelefoner som ska återanvändas, repareras, användas som reservdelar eller för materialåtervinning.

De skulle också vilja inkludera krav på transport och förpackning för att minimera användningen av jungfruliga råvaror och koldioxidutsläpp.

Hur skulle du beskriva denna utveckling?

"Det har definitivt hänt mycket. Att få med folk har varit det första steget och en intressant resa. Engagemanget bland IT-personal och ledning är verkligen stort nu, och jag kan se att det finns många lågt hängande frukter som är redo att plockas. Vi måste bara sätta igång."