- Steg-för-steg-guide för inköpare

Hur man använder TCO Certified vid it-upphandling

Att inkludera TCO Certified i upphandlingspolicyer och anbud är ett enkelt, oberoende verifierat sätt att främja miljömässigt och socialt ansvarstagande i elektronikens livscykel och värdekedja. Vår steg-för-steg-guide hjälper dig att komma igång och ger praktiska tips längs vägen.

DET SNABBA SÄTTET

Koppla in TCO Certified i upphandlingsspråket

Att använda TCO Certified i upphandlingar är lika enkelt som att citera det i ditt upphandlingsspråk. Du behöver inte ha omfattande kunskaper om hållbarhet eller ett nätverk av experter med tillgång till fabriker över hela världen. Vi fastställer relevanta krav och kontrollerar efterlevnaden åt dig, vilket sparar värdefull tid och resurser.

Här är ett exempel på hur man citerar TCO Certified:

[Produktkategori(er)] som levereras inom ramen för detta kontrakt måste certifieras i enlighet med TCO Certified vid leverans av produkten. Som bevis på att krav har uppfyllts ska produkten förtecknas i TCO Development's Product Finder, som finns på tcocertified.com/product-finder.

Fler exempel på hur man kan inkludera TCO Certified i upphandlingspolicyer och anbud finns här.

OMFATTANDE VÄGEN

Få ut mer av din hållbara IT-strategi

Genom att helt enkelt lägga till TCO Certified i ert upphandlingsspråk skickar ni en signal till IT-industrin om att hållbarhet har högsta prioritet för er organisation. Men om ni tar ett strategiskt grepp om era hållbarhetsmål och åtaganden får ni fler chanser att påverka era leverantörer och effektivt mäta er påverkan.

STEG 1

Förbered din organisation

Kontrollera din produktportfölj i Product Finder

Du kan enkelt kontrollera certifieringsstatusen för din nuvarande produktportfölj med hjälp av vårt Product Finder verktyg, som listar alla certifierade produktmodeller. Du hittar tusentals certifierade produkter från välkända varumärken, och du kanske till och med hittar några av de produkter du redan använder bland dem. Det är dock viktigt att notera att även om du för närvarande använder certifierade produkter är det fortfarande viktigt att ange TCO Certified i din nästa upphandling för att visa att hållbarhet är en prioritet för dig. Detta kommer också att skicka en tydlig signal till IT-industrin om vikten av hållbarhet.

Sätt upp dina mål

Ditt arbete med hållbar upphandling kommer att underlättas om din organisation redan har satt upp mål för miljömässig och social hållbarhet. Dessa mål bör helst inkludera sociala och miljömässiga hållbarhetsaspekter som klimat, innehåll av farliga ämnen, arbetarskydd i leverantörskedjan och cirkularitet, där en längre produktanvändningstid är en viktig del. TCO Certified täcker alla dessa aspekter och kan hjälpa dig att uppfylla dina mål på ett effektivt sätt.

Identifiera viktiga datapunkter som hjälper dig att mäta effekterna av att upphandla och använda IT-produkter på ett mer hållbart sätt, för intern eller extern rapportering och för att uppfylla rättsliga krav.

Inkludera TCO Certified i policydokumenten.

Överväg att inkludera en klausul med den specifika rubriken "hållbarhetscertifieringar och miljömärkningar" i er upphandlingspolicy, och gör det klart att tillförlitliga certifieringar ska användas för att välja de mest hållbara produkterna på marknaden, när sådana finns tillgängliga.

Engagera dina kollegor

Att anpassa organisationens prioriteringar och interna åtaganden är ett viktigt första steg i alla program för hållbar upphandling. Samarbete mellan olika funktioner är avgörande och kommer att hjälpa dig att göra snabbare framsteg. Bjud in beslutsfattare och specialister från åtminstone IT, upphandling, hållbarhet, ekonomi, lokaler och kommunikation till regelbundna planeringsdialoger om hållbarhet, och förklara varför och hur ni ska använda TCO Certified.

Få internt stöd

Ibland behöver kollegor och ledning övertygas. Skapa intern förankring genom att läsa på om IT-produkternas hållbarhetseffekter i hela leverantörskedjan, inklusive klimat, utarmning av naturresurser, elavfall, skadliga ämnen, och sociala effekter. Identifiera tydliga incitament - vilka är fördelarna med att köpa mer hållbara IT-produkter? Det kan vara minskade risker, lägre klimatpåverkan, bättre driftsresultat eller lägre livscykelkostnader för IT-hanteringen.

STEG 2

Prata med dina leverantörer

Involvera leverantörerna i ett tidigt skede

Om du diskuterar dina hållbarhetsprioriteringar och din avsikt att specificera TCO Certified med din leverantör tidigt i upphandlingsplaneringsfasen kan du hjälpa dem att anpassa sig till dina krav och leverera de certifierade modeller du vill ha. Använd dialoger före konkurrensutsättning, t.ex. begäran om information (RFI) för att samla in information från leverantörer och få igång dialogen. Andra ämnen som bör tas upp är era planer för första och andra användning, möjligheter att köpa renoverade eller återtillverkade enheter och ert behov av trovärdiga data för rapportering.

Ge varumärkena tid att få sina produkter certifierade

IT-varumärken ansöker ofta om certifiering som ett svar på inköpare efterfrågan. Att inkludera TCO Certified i upphandlingar bidrar därför till att driva på branschutvecklingen och säkerställer tillgången till certifierade produkter. Om du vill köpa produktmodeller som ännu inte är certifierade är det ännu viktigare att du informerar dina leverantörer om din avsikt att specificera TCO Certified i god tid (till exempel sex månader före din Request For Proposal). På så sätt har de tid att ansöka om certifiering och gå igenom alla de produkttester, bedömningar och granskningar som behövs för att få produkterna certifierade.

STEG 3

Inkludera TCO Certified i dina specifikationer

Gör hållbarhet till en prioritet

Nu är du redo att ta in TCO Certified i dina upphandlingsspecifikationer. Det bästa sättet att göra detta är att ange TCO Certified för alla relevanta produktkategorier. Du kan också använda TCO Certified som en kvalificering och utvärdering krav för att fastställa en miniminivå för produktens hållbarhetsprestanda. Ge hållbarhetsfaktorerna högsta möjliga procentuella viktning - minst 30 % rekommenderas.

Ange TCO Certified i anbudet.

Gör tillhandahållandet av certifierade modeller till ett krav för att uppfylla dina villkor. Ange i anbudet att de produkter som ingår i kontraktet om IT-hårdvara måste vara "certifierade i enlighet med TCO Certified" under hela kontraktstiden.

Skriv till exempel:

[Produktkategori(er)] som levereras inom ramen för detta kontrakt måste certifieras i enlighet med TCO Certified vid leverans av produkten. Som bevis på att krav har uppfyllts ska produkten förtecknas i TCO Development's Product Finder, som finns tillgänglig på tcocertified.com/product-finder, och ett certifikat bevis ska vara tillgängligt på begäran.

Specificera också att levererade produkter måste ha "en aktiv TCO Certified certifikat under hela avtalsperioden". Detta är viktigt, särskilt om tillverkaren uppdaterar produktmodellen under denna tid. TCO Certified certifikat är giltigt i två år, med möjlighet till förlängning i ettårsperioder.

Om du befinner dig i en region där du behöver visa likvärdigt bevis på överensstämmelse, se vår guide Likvärdigt bevis på överensstämmelse med TCO Certified.

Överväg att ge leverantörerna en kvalificeringsperiod

Om produkterna ännu inte är certifierade kan du överväga att ge leverantören en kvalificeringsperiod (t.ex. sex månader) för att få dessa produkter certifierade enligt TCO Certified. På så sätt kan du acceptera anbud från leverantörer även om alla angivna produktmodeller ännu inte är certifierade.

Kontakta de budgivare som inte vann.

När anbudsförfarandet är avslutat kan du kontakta de leverantörer som inte vann kontraktet. Om de fick ett lågt resultat i fråga om hållbarhet eller inte levererade certifierade produkter i tid är detta ett bra tillfälle att inleda en dialog om hur de kan hjälpa dem att bli mer konkurrenskraftiga i framtida anbud om de uppfyller era hållbarhetsambitioner.

STEG 4

Håll fast vid kontraktet

Håll dialogen i gång

Kommunicera regelbundet med dina leverantörer för att se till att certifierade produkter finns tillgängliga när modellerna uppdateras eller en ny generation av TCO Certified släpps. En fortlöpande dialog ger er också möjlighet att diskutera andra frågor som ingår i kontraktet, t.ex. förteckningar i e-kataloger, rapportering av renoverade produkter, certifikat för borttagning av data och hantering av ansvarsfull elavfall .

Håll leverantörerna ansvariga

Följ regelbundet upp dina leverantörer för att se till att de levererar certifierade produkter under hela avtalstiden. Detta är särskilt viktigt om produktmodellerna uppdateras. En aktiv certifikat innebär att TCO Certified -systemet fortsätter att övervaka produkternas och fabrikernas överensstämmelse, vilket sparar tid och resurser. Kontrollera certifieringsstatusen för din produktportfölj i vår Product Finder.

Håll ett öga på e-katalogen

Om din leverantör listar produkter i en e-katalog ska du se till att certifierade produkter är markerade som att de är att föredra och att de är sökbara. Detta gör det lättare för människor i din organisation att göra hållbara val.

Håll dig uppdaterad med Product Finder

Använd Product Finder för att hålla dig uppdaterad om certifierade modeller och certifikat giltighetsdatum. Med funktionen Product Finder watcher kan du skapats en anpassad spårningsfunktion i realtid som ger regelbundna uppdateringar om produktcertifieringens status.

STEG 5

Följ dina framsteg

Koppla tillbaka till dina mål

När ni använder TCO Certified i upphandlingen och får certifierade produkter är det viktigt att följa upp era framsteg för att se till att ert upphandlingsprogram får den effekt ni vill ha. Se till att ni använder tillförlitliga data i rapporteringen. Branschens självdeklarationer och andra overifierade produktpåståenden leder till en hög risk för greenwashing.

Skapa anpassade rapporter i rapportgeneratorn

Med Report Generator kan du skapa anpassade hållbarhetsrapporter för de certifierade IT-produkter som din organisation använder. Rapporterna innehåller oberoende verifierade data och påståenden som stöd för din hållbarhetsstrategi, rapportering och kommunikation.

Data och försäkringsskydd:

  • Klimat: produktens koldioxidavtryck och scope 2 & 3-utsläpp.
  • Ämnen: skadliga ämnen och säkrare ersättningar.
  • Cirkularitet: materiellt fotavtryck, förlängd produktlivslängd och elavfall.
  • leverantörskedjan: Socialt och miljömässigt ansvar i leverantörskedjan.

Dela med dig av dina framgångar

Genom att kommunicera framsteg till kollegor kan du skapa engagemang för dina mål för hållbarhet och hållbar upphandling. Rapporteringsområden kan till exempel vara klimatpåverkan, avfall, genomsnittlig livslängd för produkter och antalet produktkategorier där leverantörskedjan ansvar tas upp.

Steg-för-steg-guide PDF

Ladda ner utskriftsvänlig guide med checklista!

Genom att följa vår stegvisa guide för hur du använder TCO Certified vid upphandling kan du utnyttja din köpkraft, uppnå dina hållbarhetsmål och mäta dina framsteg.

Ladda ner en utskriftsvänlig pdf-version här. Den innehåller hela guiden samt en checklista som kan hjälpa dig att strukturera ditt arbete med hållbar upphandling. Skriv ut den, sätt upp den på väggen och kryssa för de steg du redan har genomfört.

  • Innehåller mer än 35 praktiska tips
  • Fullständig version av den steg-för-steg-guiden
  • Checklista hjälper dig att hålla dig organiserad

Fler guider för hållbar it-upphandling

class="img-responsive

En detaljerad sammanfattning av alla krav, för alla 11 produktkategorier i TCO Certified.

class="img-responsive

Exempel på texter för att inkludera TCO Certified i anbud, policyer och andra upphandlingsdokument.

class="img-responsive

Förteckning över de bevis som krävs för att en icke-certifierad produktmodell ska betraktas som likvärdig med en certifierad.