Hur du använder TCO Certified i IT-upphandling
Att inkludera TCO Certified i upphandlingsprocesser är ett enkelt, oberoende verifierat sätt att välja en mer hållbar produkt och minska ditt IT-systems miljömässiga och sociala fotavtryck. Vår steg-för-steg-guide hjälper dig att komma igång och erbjuder praktiska tips längs vägen.
DET ENKLA SÄTTET
Ställ krav på TCO Certified i de tekniska specifikationerna
Att använda TCO Certified i upphandlingen är lika enkelt som att nämna det vid namn i dina tekniska specifikationer i upphandlingen av IT-hårdvara. Det gör att du inte behöver omfattande hållbarhetskunskaper eller tillgång till fabriker över hela världen. Vi ställer relevanta krav och verifierar att produkter och leveranskedjor följer dem, vilket sparar värdefull tid och resurser för dig. När du väljer att använda TCO Certified gör du inte bara ett informerat val som du kan lita på. Tillsammans med andra inköpare stöder du också samma system och snder en stark global signal till IT-industrin om att hållbarhet är viktigt.
Rekommenderad formulering för att hänvisa till TCO Certified
Tekniska specifikationer
”Produkter är certifierade enligt TCO Certified.”
Godkänd verifiering/bevis på att kraven uppfylls
”Vid leverans och under hela avtalsperioden ska produkter vara aktivt listade som certifierade enligt TCO Certified i Product Finder, som finns tillgänglig på tcocertified.com/product-finder.”
Mer skräddarsydda exempel på hur du kan ställa krav på TCO Certified för specifika upphandlingsscenarier finns nedan.
DEN OMFATTANDE METODEN
Gör TCO Certified till en del av din hållbara IT-strategi
Genom att helt enkelt kräva produkter som är certifierade enligt TCO Certified i de tekniska specifikationerna för din upphandling kan du göra ansvarsfulla val, minska risker och uppfylla regulatoriska krav. Genom att anamma ett mer heltäckande och strategiskt angreppssätt kan du få flera andra fördelar. Detta innefattar att förbereda organisationen, genomföra upphandlingen och effektivt förverkliga avtalet för att säkerställa ansvarsfulla val samtidigt som du når upp till hållbarhetsmål. Att integrera TCO Certified i din hållbara IT-strategi gör det möjligt för dig att effektivt rapportera om hållbarhet och följa upp effekterna av de produkter du köper och använder inom fyra nyckelområden: klimat, ämnen, cirkularitet och leveranskedja.
1. Förbered din organisation
Engagera kollegor och ledning
Det är avgörande att förstå IT-produkters hållbarhetspåverkan under hela livscykeln samt fördelarna med att ställa krav på certifierade produkter. Att använda TCO Certified gör det möjligt för dig att samordna din inköpskraft med andra organisationer världen över och kräva minskad klimatpåverkan, förbättrade villkor i leveranskedjan och en cirkulär framtid för IT. Att säkerställa att kollegor och ledning är överens om vikten av att köpa certifierade IT-produkter gör det lättare att etablera hållbarhet som en prioritet i organisationens inköpspolicyer.
Tala med dina leverantörer tidigt och ofta
Att diskutera dina hållbarhetsprioriteringar och din avsikt att specificera TCO Certified med dina leverantörer tidigt i upphandlingsplaneringen hjälper dem att anpassa sig efter dina krav och leverera de certifierade modeller du vill ha. Att använda Product Finder för att samla in information från leverantörer om deras produktportföljs certifieringsstatus kan hjälpa till att starta dialogen.
Kontrollera din IT-produktportfölj
Du kan enkelt kontrollera certifieringsstatusen för din nuvarande IT-produktportfölj genom att använda vårt verktyg Product Finder, som listar alla certifierade produktmodeller. Du hittar tusentals certifierade IT-produkter från välkända varumärken – kanske till och med några av de produkter du redan använder. Det är dock viktigt att notera att även om du för närvarande använder certifierade produkter, behöver du specificera TCO Certified i din nästa IT-upphandling för att visa att hållbarhet är en prioritet för din organisation.
2. Inkludera TCO Certified i IT-upphandlingen
Inköparernas efterfrågan motiverar IT-märken att ansöka om TCO Certified. Därför är det en stark drivkraft för branschens utveckling och ett sätt att säkerställa tillgången på certifierade produkter att inkludera TCO Certified vid upphandling. Beroende på er typ av organisation och de regler ni måste följa kan ni ställa krav på TCO Certified på olika sätt i era upphandlingsprocesser.
Rekommenderad formulering för att hänvisa till TCO Certified
Tekniska specifikationer
”Produkter är certifierade enligt TCO Certified.”
Godkänd verifiering/bevis på att kraven uppfylls
”Vid leverans och under hela avtalsperioden ska produkter finnas med i listan över certifierade produkter enligt TCO Certified i Product Finder, som finns tillgänglig på tcocertified.com/product-finder.”
Använd TCO Certified i specifika upphandlingsscenarier
Vissa upphandlingsscenarier innebär att TCO Certified nämns på ett mer specifikt sätt, till exempel genom att tillåta det på frivillig basis, acceptera likvärdiga bevis på efterlevnad eller ange ett generationsnummer. Rekommenderad formulering för specifika scenarier hittar du nedan. För alla dessa alternativ anger du ”Vid leverans och under hela avtalsperioden ska produkter finnas med i listan över certifierade produkter enligt TCO Certified i Product Finder, som finns tillgänglig på tcocertified.com/product-finder.” som godkänd verifiering / bevis på efterlevnad.
Tillåta på frivillig basis
Om ni behöver inkludera TCO Certified på frivillig basis kan ni ange följande som tilldelnings- eller utvärderingskriterium:
”Anbud som inkluderar produkter certifierade enligt TCO Certified kommer att premieras.”
Kom ihåg att inkludera tilldelning av extra poäng eller viktning.
Acceptera likvärdiga bevis på efterlevnad
Om ni behöver tillåta likvärdiga bevis på efterlevnad kan ni ange följande i de tekniska specifikationerna:
”Produkter måste vara certifierade enligt TCO Certified eller motsvarande.”
Som likvärdigt bevis behöver ni en signerad ”Declaration of Equivalence” från en oberoende organisation som är ackrediterad enligt ISO 17025 och ISO 17021, vilket visar att kraven i TCO Certified uppfylls.
Ange ett specifikt generationsnummer
Om ni behöver hänvisa till ett specifikt generationsnummer kan ni ange följande i de tekniska specifikationerna:
”Produkter är certifierade enligt TCO Certified, generation 10, eller senare”.
Kom ihåg att en ny generation av TCO Certified lanseras vart tredje år. Ni behöver uppdatera era upphandlingsdokument regelbundet med ett relevant generationsnummer.
Använda produkter som ännu inte är certifierade
Använd rekommendationerna ovan även när du vill upphandla produktmodeller som ännu inte är certifierade enligt TCO Certified. Att göra era avsikter tydliga för leverantörerna är ett effektivt sätt att driva IT-industrin i en hållbar riktning. Informera era leverantörer om er avsikt att ställa krav på TCO Certified minst sex månader före er anbudsförfrågan. På så sätt får relevanta IT-märken tillräckligt med tid för att genomgå alla produkttester, bedömningar och granskningar som behövs för att få produkter certifierade enligt TCO Certified.
3. Ta del av alla fördelar med TCO Certified
Håll dig uppdaterad med Product Finder
Se till att inköpare i er organisation förstår varför TCO Certified ställs som krav vid upphandling och att de bör prioritera certifierade produkter. Använd vårt verktyg Product Finder för att hålla dig uppdaterad om certifierade modeller och certifikatens giltighetstider. Du kan välja den produktkategori du är intresserad av eller söka efter ett specifikt IT-märke eller modell. Med Product Finders ”bevakningsfunktion” kan du ställa in en anpassad spårningsfunktion i realtid som ger regelbundna uppdateringar om produkternas certifieringsstatus.
Ställ leverantörerna till svars
Följ upp regelbundet med era leverantörer för att säkerställa att de förser er med certifierade produkter vid leverans och under hela avtalsperioden. Detta är särskilt viktigt när produktmodeller uppdateras regelbundet. Ett aktivt certifikat innebär att TCO Certified-systemet fortsätter att övervaka produktens och fabrikens efterlevnad, vilket sparar tid och resurser för er. Kontrollera certifieringsstatusen för din IT-produktportfölj i vår Product Finder.
Följ era framsteg med Report Generator
Med Report Generator kan du skapa anpassade hållbarhetsrapporter för de certifierade IT-produkter som er organisation köper och använder. Rapporterna innehåller oberoende verifierad data och påståenden som stöder er hållbarhetsstrategi, rapportering och kommunikation.
Data och påståenden omfattar:
- Klimat: produktens koldioxidavtryck samt utsläpp inom scope 2 och 3.
- Ämnen: farliga ämnen och säkrare substitutioner.
- Cirkularitet: materialavtryck, förlängd produktlivslängd och elavfall.
- Leveranskedja: socialt och miljömässigt ansvar i leveranskedjan.
