Hoe TCO Certified te gebruiken bij IT-aankopen
Het opnemen van TCO Certified in inkoopprocessen is een eenvoudige, onafhankelijk gecontroleerde manier om een duurzamer product te kiezen en de ecologische en sociale voetafdruk van uw IT-systeem te verkleinen. Onze stap-voor-stap handleiding helpt u op weg en geeft praktische tips.
DE GEMAKKELIJKE MANIER
TCO Certified in technische specificaties vereisen
TCO Certified gebruiken bij de inkoop is net zo eenvoudig als het bij naam noemen in uw technische specificaties bij de aanschaf van IT-hardware. Dit betekent dat u geen uitgebreide kennis van duurzaamheid of toegang tot fabrieken over de hele wereld nodig hebt. Wij stellen relevante criteria op en controleren de naleving van producten en toeleveringsketens, waardoor u kostbare tijd en middelen bespaart. Als u om TCO Certified vraagt, maakt u niet alleen een weloverwogen keuze waarop u kunt vertrouwen. Samen met andere kopers steunt u ook hetzelfde systeem en geeft u een krachtig wereldwijd signaal af aan de IT-industrie dat duurzaamheid belangrijk is.
Aanbevolen taal voor vermelding van TCO Certified
Technische specificaties
"Producten zijn gecertificeerd volgens TCO Certified."
Geaccepteerde verificatie/bewijs van naleving
"Bij levering en gedurende de hele contractperiode worden producten actief vermeld als gecertificeerd volgens TCO Certified in Product Finder, beschikbaar op tcocertified.com/product-finder.".
Hieronder vindt u meer op maat gemaakte voorbeelden van hoe u TCO Certified kunt vereisen voor specifieke inkoopscenario's.
DE UITGEBREIDE MANIER
Maak TCO Certified onderdeel van uw duurzame IT-strategie
Alleen al het eisen van producten die gecertificeerd zijn volgens TCO Certified in uw technische inkoopspecificaties helpt u verantwoorde keuzes te maken, risico's te beperken en te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Door een meer uitgebreide en strategische aanpak kunt u verschillende andere voordelen behalen. Dit omvat het voorbereiden van de organisatie, het implementeren van de inkoop en het effectief realiseren van het contract om verantwoorde keuzes te garanderen en tegelijkertijd duurzaamheidsdoelen te bereiken. Door TCO Certified te integreren in uw duurzame IT-strategie kunt u effectief rapporteren over duurzaamheid en de impact monitoren van de producten die u koopt en gebruikt op vier belangrijke gebieden: klimaat, stoffen, circulariteit en toeleveringsketen.
1. Bereid uw organisatie voor
Collega's en management betrekken
Het is essentieel om de duurzaamheidsimpact van IT-producten gedurende de hele levenscyclus te begrijpen en de voordelen van het vereisen van gecertificeerde producten. Door gebruik te maken van TCO Certified kunt u uw inkoopkracht bundelen met andere organisaties wereldwijd en een vermindering van de impact op het klimaat, verbeteringen in de toeleveringsketen en een circulaire toekomst voor IT eisen. Door ervoor te zorgen dat collega's en het management het belang inzien van het kopen van gecertificeerde IT-producten, wordt het eenvoudiger om duurzaamheid als prioriteit op te nemen in het inkoopbeleid van uw organisatie.
Praat vroeg en vaak met uw leveranciers
Als u uw prioriteiten op het gebied van duurzaamheid en uw voornemen om TCO Certified te specificeren vroeg in de planningsfase van de inkoop met uw leveranciers bespreekt, kunnen zij beter aan uw eisen voldoen en de gecertificeerde modellen leveren die u wilt. Het gebruik van Product Finder om informatie van leveranciers te verzamelen over de certificeringsstatus van hun productportfolio kan helpen om de dialoog op gang te brengen.
Controleer uw IT-productportfolio
U kunt eenvoudig de certificeringsstatus van uw huidige IT-productportfolio controleren met onze tool Product Finder, die alle gecertificeerde productmodellen weergeeft. U vindt duizenden gecertificeerde IT-producten van bekende merken - misschien zelfs enkele van de producten die u al gebruikt. Het is echter belangrijk op te merken dat zelfs als u momenteel gecertificeerde producten gebruikt, u TCO Certified moet specificeren bij uw volgende IT-inkoop om te laten zien dat duurzaamheid een prioriteit is voor uw organisatie.
2. TCO Certified opnemen in IT-inkoop
De vraag van inkopers stimuleert IT-merken om zich aan te melden voor TCO Certified. Daarom is het opnemen van TCO Certified in inkoopprocessen een krachtige motor voor vooruitgang in de branche en zorgt het voor de beschikbaarheid van gecertificeerde producten. Afhankelijk van uw type organisatie en de regels die u moet volgen, kunt u TCO Certified op verschillende manieren verplichten in uw inkoopprocessen.
Aanbevolen taal voor vermelding van TCO Certified
Technische specificaties
"Producten zijn gecertificeerd volgens TCO Certified."
Geaccepteerde verificatie/bewijs van naleving
"Bij levering en gedurende de hele contractperiode worden producten actief vermeld als gecertificeerd volgens TCO Certified in Product Finder, beschikbaar op tcocertified.com/product-finder."
Gebruik TCO Certified in specifieke inkoopscenario's
Sommige inkoopscenario's betekenen dat TCO Certified op een specifiekere manier moet worden genoemd, zoals het toestaan van gebruik op vrijwillige basis, het accepteren van gelijkwaardig bewijs van naleving of het specificeren van een generatienummer. Aanbevolen taal voor specifieke scenario's vindt u hieronder. Voer voor al deze alternatieven "Bij levering en gedurende de hele contractperiode worden producten actief vermeld als gecertificeerd volgens TCO Certified in Product Finder, beschikbaar op tcocertified.com/product-finder." in als geaccepteerd verificatie/bewijs van naleving.
Toestaan op vrijwillige basis
Als u TCO Certified op vrijwillige basis wilt opnemen, kunt u het volgende specificeren als een toekennings- of beoordelingscriterium:
"Offertes, inclusief producten gecertificeerd volgens TCO Certified, zullen worden toegekend."
Vergeet niet om de toekenning van extra punten of weging op te nemen.
Gelijkwaardig bewijs van naleving accepteren
Als je een gelijkwaardig bewijs van naleving wilt toestaan, kun je het volgende specificeren in de technische specificaties:
"Producten moeten gecertificeerd zijn volgens TCO Certified of gelijkwaardig."
Als gelijkwaardig bewijs heb je een ondertekende 'Verklaring van Gelijkwaardigheid' nodig van een onafhankelijke organisatie die is geaccrediteerd volgens ISO 17025 en ISO 17021, waaruit blijkt dat wordt voldaan aan de criteria in TCO Certified.
Een specifiek generatienummer benoemen
Als je moet verwijzen naar een specifiek generatienummer, kun je het volgende opgeven in de technische specificaties:
"Producten zijn gecertificeerd volgens TCO Certified, generation 9, of hoger".
Vergeet niet dat er elke drie jaar een nieuwe generatie TCO Certified wordt uitgebracht. U moet uw inkoopdocumenten regelmatig bijwerken met een relevant generatienummer.
Vragen naar producten die nog niet gecertificeerd zijn
Gebruik bovenstaande aanbevelingen ook wanneer u productmodellen wilt aanschaffen die nog niet gecertificeerd zijn volgens TCO Certified. Uw intenties duidelijk maken aan leveranciers is een efficiënte manier om de IT-industrie in een duurzame richting te duwen. Breng uw leveranciers ten minste zes maanden voor uw offerteaanvraag op de hoogte van uw voornemen om TCO Certified te specificeren. Op deze manier hebben relevante IT-merken genoeg tijd om alle producttests, beoordelingen en audits te ondergaan die nodig zijn om producten gecertificeerd te krijgen volgens TCO Certified.
3. Profiteer van alle voordelen van TCO Certified
Blijf op de hoogte van Product Finder
Zorg ervoor dat inkopers in uw organisatie begrijpen waarom TCO Certified wordt gespecificeerd bij inkoop en dat ze prioriteit moeten geven aan gecertificeerde producten. Gebruik onze tool, Product Finder, om op de hoogte te blijven van gecertificeerde modellen en geldigheidsdata van certificaten. U kunt de productcategorie selecteren waarin u geïnteresseerd bent of zoeken naar een specifiek IT-merk of -model. Met de "watcherfunctie" van Product Finderkunt u een aangepaste, realtime volgfunctie instellen die regelmatig updates geeft over de certificeringsstatus van producten.
Leveranciers verantwoordelijk houden
Houd regelmatig contact met je leveranciers om er zeker van te zijn dat ze je gecertificeerde producten leveren bij levering en gedurende de looptijd van het contract. Dit is vooral belangrijk wanneer productmodellen periodiek worden vernieuwd. Een actief certificaat betekent dat het TCO Certified systeem product- en fabrieksconformiteit blijft controleren, waardoor u tijd en middelen bespaart. Controleer de certificeringsstatus van uw IT-productportfolio in onze Product Finder.
Volg je voortgang met Rapportgenerator
Met Report Generator kunt u aangepaste duurzaamheidsrapporten maken voor de gecertificeerde IT-producten die uw organisatie koopt en gebruikt. De rapporten bevatten onafhankelijk geverifieerde gegevens en claims ter ondersteuning van uw duurzaamheidsstrategie, rapportage en communicatie.
Dekking van gegevens en claims:
- Klimaat: koolstofvoetafdruk van het product en scope 2 & 3 emissies.
- Stoffen: gevaarlijke stoffen en veiligere vervangingen.
- Circulariteit: materiaalvoetafdruk, langere levensduur van producten en e-afval.
- Toeleveringsketen: sociale en milieuverantwoordelijkheid in de toeleveringsketen.