Cómo utilizar TCO Certified en la contratación de TI

DE FORMA INTEGRAL

Basta con incluir TCO Certified en su lenguaje de contratación para enviar una señal al sector informático de que la sostenibilidad es una prioridad máxima para su organización. Sin embargo, si adopta un enfoque estratégico respecto a sus objetivos y compromisos de sostenibilidad, tendrá más posibilidades de influir en sus proveedores y medir eficazmente su impacto.

PASO 1

Puede comprobar fácilmente el estado de certificación de su cartera actual de productos utilizando nuestra herramienta Product Finder que enumera todos los modelos de productos certificados. Encontrará miles de productos certificados de marcas conocidas, e incluso es posible que algunos de los productos que ya está utilizando se encuentren entre ellos. Sin embargo, es importante tener en cuenta que, incluso si actualmente utiliza productos certificados, sigue siendo importante especificar TCO Certified en su próxima licitación para demostrar que la sostenibilidad es una prioridad para usted. Esto también enviará una señal clara al sector informático sobre la importancia de la sostenibilidad.

Su trabajo con la contratación sostenible será más fácil si su organización ya ha establecido objetivos de sostenibilidad medioambiental y social. Lo ideal es que estos objetivos incluyan aspectos de sostenibilidad social y medioambiental como el clima, el contenido de materiales peligrosos, la protección de los trabajadores en la cadena de suministro y la circularidad, donde un mayor tiempo de uso del producto es una parte importante. TCO Certified cubre todos estos aspectos y puede ayudarle a cumplir sus objetivos de forma eficiente.

Identifique puntos de datos clave que le ayuden a medir los efectos de adquirir y utilizar productos informáticos de forma más sostenible, para la elaboración de informes internos o externos y para cumplir los requisitos legales.

Considere la posibilidad de incluir una cláusula específicamente titulada "certificaciones de sostenibilidad y ecoetiquetas" en su política de compras, y deje claro que deben utilizarse certificaciones fiables para seleccionar los productos más sostenibles del mercado, cuando estén disponibles.

Alinear las prioridades y los compromisos internos de su organización es un primer paso importante en cualquier programa de adquisición sostenible. La cooperación entre funciones es vital y le ayudará a progresar más rápidamente. Invite a los responsables de la toma de decisiones y a especialistas de, al menos, TI, compras, sostenibilidad, finanzas, instalaciones y comunicación para mantener diálogos periódicos de planificación sobre sostenibilidad, y explíqueles por qué y cómo debe utilizar TCO Certified.

A veces hay que convencer a los compañeros y a la dirección. Para convencerlos, hay que informarse sobre el impacto de los productos informáticos en la sostenibilidad a lo largo de toda la cadena de suministro: clima, agotamiento de los recursos naturales, residuos electrónicos, sustancias peligrosas e impacto social. Identifique incentivos claros: ¿cuáles son los beneficios de comprar productos informáticos más sostenibles? Podrían ser menores riesgos, menor impacto climático, mejores resultados operativos o menores costes del ciclo de vida para la gestión de TI.

PASO 2

Hablar de sus prioridades de sostenibilidad y de su intención de especificar TCO Certified con su proveedor al principio de la fase de planificación de la compra les ayudará a alinearse con sus requisitos y a ofrecer los modelos certificados que desea. Utilice diálogos precompetitivos, como las solicitudes de información (RFI), para recabar información de los proveedores e iniciar el diálogo. Otros temas que deben incluirse son los planes de primer y segundo uso, las oportunidades de adquirir dispositivos reacondicionados o remanufacturados y la necesidad de disponer de datos fiables para la elaboración de informes.

Las marcas de TI suelen solicitar la certificación como respuesta a la demanda de los compradores. Por tanto, incluir TCO Certified en las adquisiciones ayuda a impulsar el progreso del sector y garantiza la disponibilidad de productos certificados. Si desea adquirir modelos de productos que aún no están certificados, es aún más importante que informe a sus proveedores de su intención de especificar TCO Certified con tiempo suficiente (por ejemplo, seis meses antes de su solicitud de oferta). De este modo, tendrán tiempo para solicitar la certificación y someterse a todas las pruebas, evaluaciones y auditorías de producto necesarias para obtener los productos certificados.

PASO 3

Ahora ya puede incluir TCO Certified en su pliego de condiciones. La mejor forma de hacerlo es especificar TCO Certified para todas las categorías de productos relevantes. También puede utilizar TCO Certified como criterio de cualificación y evaluación para establecer un nivel mínimo de sostenibilidad de los productos. Conceda a los factores de sostenibilidad la mayor ponderación porcentual posible: se recomienda al menos un 30%.

Haga del suministro de modelos certificados un requisito para cumplir sus condiciones. Especifique en la licitación que los productos incluidos en su contrato de hardware informático deben estar "certificados de acuerdo con TCO Certified" durante todo el periodo contractual.

Escribe, por ejemplo:

[Categoría/categorías de productos] entregados en virtud de este contrato deberán estar certificados de conformidad con TCO Certified en el momento de la entrega del producto. Como prueba del cumplimiento de los criterios, el producto figurará en TCO Development's Product Finder, disponible en tcocertified.com/product-finder y se facilitará un certificado de prueba previa solicitud.

Asimismo, especifique que los productos suministrados deben mantener "un certificado TCO Certified activo durante todo el periodo de vigencia del contrato". Esto es importante, sobre todo si el fabricante actualiza el modelo del producto durante ese tiempo. El certificado TCO Certified tiene una validez de dos años, con posibilidad de prórroga en periodos de un año.

Si se encuentra en una región en la que debe presentar una prueba de conformidad equivalente, consulte nuestra guía Prueba de conformidad equivalente en TCO Certified.

Si los productos aún no están certificados, puede considerar la posibilidad de conceder al proveedor un periodo de cualificación (por ejemplo, seis meses) para que obtenga la certificación de esos productos de acuerdo con TCO Certified. De este modo, puede aceptar ofertas de proveedores, incluso si todos los modelos de productos especificados aún no están certificados.

Una vez finalizado el proceso de licitación, póngase en contacto con los proveedores que no hayan obtenido el contrato. Si obtuvieron una puntuación baja en sostenibilidad o no entregaron a tiempo productos certificados, es una buena oportunidad para entablar un diálogo sobre cómo el cumplimiento de sus ambiciones de sostenibilidad puede ayudarles a ser más competitivos en futuras licitaciones.

PASO 4

Comuníquese periódicamente con sus proveedores para garantizar la disponibilidad continua de productos certificados, a medida que se renuevan los modelos o se lanza una nueva generación de TCO Certified . Un diálogo continuo también le brinda la oportunidad de tratar otros temas incluidos en el contrato, como los listados de catálogos electrónicos, la notificación de productos reacondicionados, los certificados de eliminación de datos y la gestión responsable de residuos electrónicos.

Haga un seguimiento periódico de sus proveedores para asegurarse de que entregan productos certificados durante toda la vigencia del contrato. Esto es especialmente importante en caso de que se renueven los modelos de productos. Un certificado activo significa que el sistema TCO Certified sigue supervisando la conformidad de los productos y las fábricas, lo que le ahorra tiempo y recursos. Compruebe el estado de la certificación de su cartera de productos en nuestro sitio web Product Finder.

Si su proveedor incluye productos en un catálogo electrónico, asegúrese de que los productos certificados están marcados como preferibles y se pueden buscar. Esto facilitará a las personas de su organización la toma de decisiones sostenibles.

Utilice Product Finder para mantenerse al día sobre los modelos certificados y las fechas de validez de los certificados. La función Product Finder watcher le permite configurar una función personalizada de seguimiento en tiempo real que ofrece actualizaciones periódicas sobre el estado de certificación de los productos.

PASO 5

Una vez que utilice TCO Certified en sus compras y reciba productos certificados, el seguimiento de sus progresos será clave para garantizar que su programa de compras tenga el impacto deseado. Asegúrese de utilizar datos fiables en los informes. Las autodeclaraciones de la industria y otras afirmaciones no verificadas sobre los productos conllevan un alto riesgo de lavado verde.

Con el generador de informes, puede crear informes de sostenibilidad de productos personalizados para los productos de TI certificados que utiliza su organización. Los informes incluyen datos y afirmaciones verificados de forma independiente para respaldar su estrategia de sostenibilidad, sus informes y sus comunicaciones.

Cobertura de datos y siniestros:

• Clima: huella de carbono del producto y emisiones scope 2 & 3.
• Sustancias: sustancias peligrosas y sustitutos más seguros.
• Circularidad: huella de materiales, vida útil prolongada de los productos y residuos electrónicos.
• Cadena de suministro: responsabilidad social y medioambiental en la cadena de suministro.

Comunicar los progresos a los compañeros ayuda a crear compromiso con sus objetivos de sostenibilidad y contratación sostenible. Las áreas de información pueden incluir, por ejemplo, el impacto climático, los residuos, la vida útil media de los productos y el número de categorías de productos en las que se aborda la responsabilidad de la cadena de suministro.

Seguir paso a paso nuestra guía sobre cómo utilizar TCO Certified en la contratación le ayudará a aprovechar su poder adquisitivo, alcanzar sus objetivos de sostenibilidad y medir sus progresos.

Descargue aquí una versión en pdf para imprimir. Contiene la guía completa, además de una lista de control que puede ayudarle a estructurar su trabajo con la contratación sostenible. Imprímala, péguela en la pared y marque los pasos que ya haya completado.

• Incluye más de 35 consejos prácticos
• Versión completa de la guía paso a paso
• La lista de control le ayuda a organizarse