I och med EU:s nya handlingsplan för cirkulär ekonomi kommer det att bli obligatoriskt för offentliga upphandlare att inkludera hållbarhetsaspekter i anbudsförfrågningar. Barton Finn undersöker handlingsplanen och ger några tips om hur man förbereder sig.

I Europa har rutinerna för offentlig upphandling inte riktigt utvecklats sedan EU:s direktiv om offentlig upphandling infördes 2014. Saker och ting är på väg att förändras i och med den nya handlingsplanen för cirkulär ekonomi som nyligen presenterades av kommissionen. Med siktet inställt på att göra Europa klimatneutralt senast 2050, beskrivs betydande förändringar som sannolikt kommer att påverka offentlig upphandling på många sätt.

I huvudsak pekar planen på det nuvarande misslyckandet med att effektivt utnyttja de 14 miljarder euro som årligen avsätts av offentliga medel för att driva fram hållbara konsumtions- och produktionsmodeller. För att ändra på detta planeras det att införa obligatoriska minimikrav på grön offentlig upphandling krav, mål och rapporteringsskyldigheter i hela Europeiska unionen.

Hur kommer den europeiska offentliga sektorn inköpare att påverkas och vad kan de göra för att förbereda sig för denna utveckling? Här är några viktiga slutsatser:

1. Obligatorisk grön offentlig upphandling krav och rapportering

De föreslagna nya åtgärderna innebär en dramatisk förändring jämfört med de frivilliga metoder som tidigare utvecklats: det betyder att EU nu erkänner att efterfrågan styr tillgången till mer hållbara produkter på marknaden - inte tvärtom. Som ett resultat av detta kommer europeiska upphandlare snart att vara skyldiga att ta med gröna överväganden i sina anbudsförfrågningar. Att lära sig hur man gör det och bygga upp lämplig expertis kommer utan tvekan att vara en utmanande uppgift för de flesta av dem, särskilt med tanke på att 60 % av de offentliga kontrakten tilldelades endast på grundval av lägsta pris 20181.

2. Ökad ansvarighet för upphandlarna när det gäller att uppnå resultat inom den cirkulära ekonomin.

Införandet av konkreta politiska mål är också viktigt eftersom dessa tydligt formaliserar den ledande och föredömliga roll som den offentliga organisationen bör ha för resten av samhället. Deras främsta fördel är att de ger faktiska siffror i stället för att bara förlita sig på ospecificerade politiska mål. Kvantifierade mål kommer verkligen att göra det möjligt för oss att exakt beräkna och integrera bidraget från grön upphandling i EU:s och nationella klimatneutralitetsmål. I slutändan kommer de också att göra upphandlarna verkligt ansvariga för att uppfylla målen.

3. Omdefiniering av förfarandena för offentlig upphandling

På lång sikt bör dessa nya skyldigheter och ansvarsområden leda till viktiga förändringar i processen för offentlig upphandling. De kommer sannolikt att påverka alla steg i processen: från hur offentliga inköpare inledningsvis definierar sina behov för att se till att dessa nu även omfattar hållbarhet till hur de kommunicerar om hållbarhetsaspekterna av sina tilldelningsbeslut - t.ex. som en del av den organisatoriska rapporteringen.

På det hela taget kan vi vara övertygade om att dessa nya åtgärder kommer att leda till de förändringar som krävs för att grön offentlig upphandling ska bli verklighet. Deras framgång är dock starkt beroende av den faktiska ambitionsnivån för målen och de obligatoriska krav som ännu inte har fastställts: de måste verkligen kunna utmana branschen för att vara effektiva.

En aspekt som dessutom tycks ha förbisetts i kommissionens plan är hur man skall se till att de fastställda kraven uppfylls. En oberoende och fortlöpande övervakning av efterlevnaden är verkligen central om man inte vill att krav ska bli meningslös. Det är också en besvikelse att sociala överväganden fortfarande inte ingår som en del av dessa ansträngningar.

I vilket fall som helst är det nu säkert att offentliga inköpsorganisationer och deras upphandlingsenheter snabbt måste anpassa sig för att vara redo när dessa nya skyldigheter börjar tillämpas, om ungefär ett år. Här är några rekommendationer om hur de bäst kan förbereda sig:

  • Informera din organisation och säkra dess stöd nu: se till att informera viktiga interna intressenter om de kommande förändringarna och hjälp dem att förstå vad de innebär för dem. Arbeta för att få deras stöd före genomförandet av de önskade förändringarna.
  • Fastställ din strategi och relaterade mål så snart som möjligt: Börja redan nu att uppdatera din inköpsstrategi med mätbara hållbarhetsmål. Se till att strategin ingår i organisationens bredare planer för hållbarhet.
  • Involvera dina leverantörer i ett tidigt skede: förklara de nya förändringarna för dina leverantörer och hur de kommer att påverka deras offentliga affärsmiljö. Diskutera era avsikter att säkerställa framtida tillgång till de miljövänliga ansvarsfull produkter eller tjänster som ni kommer att efterfråga.
  • Lär dig hur du mäter dina framsteg och kommunicerar om dem: Det finns många verktyg och olika sätt att mäta framsteg och prestationer inom hållbarhet. Identifiera vilka som är mest relevanta för dig och din organisation och börja bekanta dig med att använda dem i dina kommunikationsaktiviteter.

Om IT är en viktig upphandlingskategori för din organisation kan TCO Certified hjälpa dig att anpassa dig till dessa förändringar. Vill du Läs mer veta vad certifieringen omfattar och hur du kan använda den i ett kontrakt? Vårt dedikerade inköpare supportteam finns här och hjälper gärna till. Vår support är kostnadsfri och fokuserar på att hjälpa dig att minska riskerna och ta nästa steg i ditt miljömässiga och sociala ansvar.

Här hittar du kontaktuppgifter till alla medlemmar i vårt team för engagemang på inköpare .