So nutzen Sie TCO Certified für die IT-Beschaffung

DER UMFASSENDE WEG

Wenn Sie einfach TCO Certified in Ihre Beschaffungssprache aufnehmen, signalisieren Sie der IT-Branche, dass Nachhaltigkeit für Ihr Unternehmen höchste Priorität hat. Wenn Sie jedoch einen strategischen Ansatz für Ihre Nachhaltigkeitsziele und -verpflichtungen wählen, haben Sie mehr Möglichkeiten, Ihre Lieferanten zu beeinflussen und Ihre Auswirkungen effektiv zu messen.

SCHRITT 1

Sie können den Zertifizierungsstatus Ihres aktuellen Produktportfolios leicht überprüfen, indem Sie unser Product Finder Tool, das alle zertifizierten Produktmodelle auflistet. Sie werden Tausende von zertifizierten Produkten bekannter Marken finden, und vielleicht sind sogar einige der Produkte, die Sie bereits verwenden, darunter. Aber auch wenn Sie bereits zertifizierte Produkte verwenden, sollten Sie bei Ihrer nächsten Ausschreibung TCO Certified angeben, um zu zeigen, dass Nachhaltigkeit für Sie eine Priorität ist. Damit senden Sie auch ein klares Signal an die IT-Branche über die Bedeutung der Nachhaltigkeit.

Ihre Arbeit im Bereich der nachhaltigen Beschaffung wird einfacher sein, wenn Ihr Unternehmen bereits Ziele für die ökologische und soziale Nachhaltigkeit festgelegt hat. Diese Ziele sollten idealerweise soziale und ökologische Nachhaltigkeitsaspekte wie Klima, den Gehalt an gefährlichen Stoffen, den Schutz von Arbeitnehmern in der Lieferkette und die Kreislaufwirtschaft umfassen, bei der eine längere Produktnutzungsdauer eine wichtige Rolle spielt. TCO Certified deckt all diese Aspekte ab und kann Ihnen helfen, Ihre Ziele auf effiziente Weise zu erreichen.

Ermitteln Sie wichtige Datenpunkte, mit deren Hilfe Sie die Auswirkungen einer nachhaltigeren Beschaffung und Nutzung von IT-Produkten für die interne oder externe Berichterstattung und zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen messen können.

Erwägen Sie die Aufnahme einer Klausel mit dem Titel "Nachhaltigkeitszertifizierungen und Umweltzeichen" in Ihre Beschaffungspolitik und machen Sie deutlich, dass vertrauenswürdige Zertifizierungen verwendet werden sollten, um die nachhaltigsten Produkte auf dem Markt auszuwählen, sofern sie verfügbar sind.

Die Abstimmung der Prioritäten und internen Verpflichtungen Ihres Unternehmens ist ein wichtiger erster Schritt in jedem Programm zur nachhaltigen Beschaffung. Die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Funktionen ist von entscheidender Bedeutung und wird Ihnen helfen, schneller Fortschritte zu erzielen. Laden Sie Entscheidungsträger und Fachleute aus den Bereichen IT, Beschaffung, Nachhaltigkeit, Finanzen, Anlagen und Kommunikation zu regelmäßigen Planungsdialogen über Nachhaltigkeit ein und erklären Sie, warum und wie Sie TCO Certified nutzen sollten.

Manchmal müssen Kollegen und Management überzeugt werden. Sorgen Sie für interne Akzeptanz, indem Sie sich über die Nachhaltigkeitsauswirkungen von IT-Produkten in der gesamten Lieferkette informieren, einschließlich Klima, Erschöpfung natürlicher Ressourcen, Elektroschrott, gefährliche Stoffe und soziale Auswirkungen. Ermitteln Sie klare Anreize - welche Vorteile bringt der Kauf nachhaltigerer IT-Produkte? Dies könnten geringere Risiken, geringere Klimaauswirkungen, bessere Betriebsergebnisse oder niedrigere Lebenszykluskosten für das IT-Management sein.

SCHRITT 2

Wenn Sie Ihre Prioritäten in Bezug auf Nachhaltigkeit und Ihre Absicht, TCO Certified zu spezifizieren, bereits in der Planungsphase der Beschaffung mit Ihrem Lieferanten besprechen, können Sie ihm helfen, sich auf Ihre Anforderungen einzustellen und die von Ihnen gewünschten zertifizierten Modelle zu liefern. Nutzen Sie vorwettbewerbliche Dialoge, wie z. B. Informationsanfragen (RFI), um Informationen von Lieferanten zu sammeln und den Dialog zu beginnen. Weitere Themen, die Sie einbeziehen sollten, sind Ihre Pläne für die Erst- und Zweitverwendung, Möglichkeiten zum Kauf von generalüberholten oder wiederaufbereiteten Geräten und Ihr Bedarf an glaubwürdigen Daten für die Berichterstattung.

IT-Marken beantragen die Zertifizierung oft als Reaktion auf die Nachfrage der Einkäufer. Daher trägt die Einbeziehung von TCO Certified in die Beschaffung dazu bei, den Fortschritt in der Branche voranzutreiben und die Verfügbarkeit von zertifizierten Produkten zu gewährleisten. Wenn Sie Produktmodelle kaufen wollen, die noch nicht zertifiziert sind, ist es umso wichtiger, Ihre Lieferanten rechtzeitig (z. B. sechs Monate vor Ihrer Ausschreibung) über Ihre Absicht zu informieren, TCO Certified zu spezifizieren. Auf diese Weise haben sie Zeit, die Zertifizierung zu beantragen und alle Produkttests, Bewertungen und Audits zu durchlaufen, die für die Zertifizierung der Produkte erforderlich sind.

SCHRITT 3

Jetzt können Sie TCO Certified in Ihre Beschaffungsspezifikationen aufnehmen. Am besten tun Sie dies, indem Sie TCO Certified für alle relevanten Produktkategorien angeben. Sie können TCO Certified auch als Qualifikations- und Bewertungskriterium verwenden, um ein Mindestniveau für die Nachhaltigkeitsleistung von Produkten festzulegen. Geben Sie den Nachhaltigkeitsfaktoren die höchstmögliche prozentuale Gewichtung - mindestens 30 % wird empfohlen.

Machen Sie die Lieferung zertifizierter Modelle zur Bedingung für die Einhaltung Ihrer Bedingungen. Geben Sie in der Ausschreibung an, dass die in Ihrem IT-Hardware-Vertrag enthaltenen Produkte während der gesamten Vertragslaufzeit "gemäß TCO Certified" zertifiziert sein müssen.

Schreiben Sie zum Beispiel:

[Produktkategorie(n)], die im Rahmen dieses Vertrags geliefert werden, müssen bei Lieferung des Produkts gemäß TCO Certified zertifiziert sein. Als Nachweis für die Erfüllung der Kriterien wird das Produkt in der Website TCO Developmentunter Product Finder aufgelistet, die unter tcocertified.com/product-finder abrufbar ist, und ein Nachweiszertifikat ist auf Anfrage erhältlich.

Legen Sie außerdem fest, dass die gelieferten Produkte "während der gesamten Vertragslaufzeit ein aktives Zertifikat TCO Certified behalten müssen ". Dies ist wichtig, insbesondere wenn der Hersteller das Produktmodell während dieser Zeit aktualisiert. Das Zertifikat TCO Certified ist zwei Jahre lang gültig, mit der Möglichkeit, es in Einjahresabschnitten zu verlängern.

Wenn Sie in einer Region leben, in der Sie einen gleichwertigen Nachweis der Konformität erbringen müssen, lesen Sie bitte unseren Leitfaden Gleichwertiger Nachweis der Konformität mit TCO Certified.

Wenn Produkte noch nicht zertifiziert sind, können Sie in Erwägung ziehen, dem Anbieter eine Qualifikationsfrist (z. B. sechs Monate) einzuräumen, um diese Produkte gemäß TCO Certified zertifizieren zu lassen. Auf diese Weise können Sie Angebote von Anbietern annehmen, auch wenn noch nicht alle angegebenen Produktmodelle zertifiziert sind.

Wenn das Ausschreibungsverfahren abgeschlossen ist, sollten Sie sich an die Lieferanten wenden, die den Zuschlag nicht erhalten haben. Wenn sie beim Thema Nachhaltigkeit schlecht abgeschnitten haben oder zertifizierte Produkte nicht rechtzeitig geliefert haben, ist dies eine gute Gelegenheit, einen Dialog darüber zu beginnen, wie die Erfüllung Ihrer Nachhaltigkeitsziele dazu beitragen kann, dass sie bei künftigen Ausschreibungen wettbewerbsfähiger sind.

SCHRITT 4

Kommunizieren Sie regelmäßig mit Ihren Anbietern, um sicherzustellen, dass zertifizierte Produkte weiterhin verfügbar sind, wenn Modelle aktualisiert werden oder eine neue Generation von TCO Certified auf den Markt kommt. Ein ständiger Dialog gibt Ihnen auch die Möglichkeit, andere im Vertrag enthaltene Themen zu besprechen, wie z. B. die Auflistung in elektronischen Katalogen, die Meldung von überholten Produkten, Datenentfernungszertifikate und den verantwortungsvollen Umgang mit Elektroschrott.

Setzen Sie sich regelmäßig mit Ihren Lieferanten in Verbindung, um sicherzustellen, dass sie während der gesamten Vertragslaufzeit zertifizierte Produkte liefern. Dies ist besonders wichtig, wenn Produktmodelle erneuert werden. Ein aktives Zertifikat bedeutet, dass das System TCO Certified weiterhin die Einhaltung der Vorschriften für Produkte und Fabriken überwacht, wodurch Sie Zeit und Ressourcen sparen. Überprüfen Sie den Zertifizierungsstatus Ihres Produktportfolios in unserem Product Finder.

Wenn Ihr Lieferant Produkte in einem elektronischen Katalog aufführt, stellen Sie sicher, dass zertifizierte Produkte als vorteilhaft gekennzeichnet und durchsuchbar sind. Dadurch wird es für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens einfacher, nachhaltige Entscheidungen zu treffen.

Verwenden Sie Product Finder können Sie sich über zertifizierte Modelle und Gültigkeitsdaten von Zertifikaten auf dem Laufenden halten. Mit der Funktion Product Finder watcher können Sie eine benutzerdefinierte Echtzeit-Verfolgungsfunktion einrichten, die Sie regelmäßig über den Status der Produktzertifizierung informiert.

SCHRITT 5

Sobald Sie TCO Certified in der Beschaffung einsetzen und zertifizierte Produkte erhalten, ist die Verfolgung Ihrer Fortschritte entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihr Beschaffungsprogramm die gewünschte Wirkung erzielt. Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Berichterstattung zuverlässige Daten verwenden. Selbsterklärungen der Industrie und andere ungeprüfte Produktaussagen führen zu einem hohen Risiko von Greenwashing.

Mit Report Generator können Sie individuelle Nachhaltigkeitsberichte für die zertifizierten IT-Produkte erstellen, die Ihr Unternehmen verwendet. Die Berichte enthalten von unabhängiger Seite verifizierte Daten und Angaben zur Unterstützung Ihrer Nachhaltigkeitsstrategie, Berichterstattung und Kommunikation.

Daten- und Schadendeckung:

• Klima: Kohlenstoff-Fußabdruck des Produkts und scope 2 & 3 Emissionen.
• Stoffe: gefährliche Stoffe und sicherere Ersatzstoffe.
• Kreislaufwirtschaft: materieller Fußabdruck, verlängerte Produktlebensdauer und Elektroschrott.
• Lieferkette: Soziale und ökologische Verantwortung in der Lieferkette.

Die Mitteilung der Fortschritte an die Kollegen trägt dazu bei, dass Sie sich für Ihre Ziele in den Bereichen Nachhaltigkeit und nachhaltige Beschaffung engagieren. Zu den Berichtsbereichen können beispielsweise Klimaauswirkungen, Abfall, die durchschnittliche Lebensdauer von Produkten und die Anzahl der Produktkategorien gehören, bei denen die Verantwortung in der Lieferkette berücksichtigt wird.

Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Nutzung von TCO Certified im Beschaffungswesen hilft Ihnen, Ihre Kaufkraft zu nutzen, Ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen und Ihre Fortschritte zu messen.

Hier können Sie eine druckerfreundliche pdf-Version herunterladen. Sie enthält den vollständigen Leitfaden sowie eine Checkliste, die Ihnen helfen kann, Ihre Arbeit im Bereich der nachhaltigen Beschaffung zu strukturieren. Drucken Sie sie aus, hängen Sie sie an die Wand und haken Sie die Schritte ab, die Sie bereits erledigt haben.

• Enthält mehr als 35 praktische Tipps
• Vollständige Version der Schritt-für-Schritt-Anleitung
• Checkliste hilft Ihnen, organisiert zu bleiben