- Przewodnik krok po kroku dla nabywców

Jak wykorzystać TCO Certified w zamówieniach IT

Uwzględnienie strony TCO Certified w polityce zakupowej i przetargach to łatwy, niezależnie zweryfikowany sposób na zwiększenie odpowiedzialności środowiskowej i społecznej w cyklu życia i łańcuchu wartości elektroniki. Nasz przewodnik krok po kroku pomaga rozpocząć i oferuje praktyczne wskazówki.

SZYBKI SPOSÓB

Podłączenie TCO Certified do języka zamówień publicznych

Korzystanie z TCO Certified w zamówieniach jest tak proste, jak cytowanie go w języku zamówień. Nie potrzebujesz rozległej wiedzy na temat zrównoważonego rozwoju ani sieci ekspertów z dostępem do fabryk na całym świecie. Ustalamy odpowiednie kryteria i weryfikujemy zgodność, oszczędzając cenny czas i zasoby.

Oto przykład, jak cytować TCO Certified:

[Kategoria/kategorie produktów] dostarczane w ramach niniejszej umowy muszą posiadać certyfikat zgodny z TCO Certified w momencie dostawy produktu. Jako dowód spełnienia kryteriów, produkt zostanie wymieniony na stronie TCO Development's Product Finder, dostępnej pod adresem tcocertified.com/product-finder.

Więcej przykładów na to, jak uwzględnić TCO Certified w polityce zamówień publicznych i przetargach, można znaleźć tutaj.

KOMPLEKSOWY SPOSÓB

Lepsze wykorzystanie strategii zrównoważonego rozwoju IT

Samo włączenie TCO Certified do języka zamówień będzie sygnałem dla branży IT, że zrównoważony rozwój jest najwyższym priorytetem dla Twojej organizacji. Jednak przyjęcie strategicznego podejścia do celów i zobowiązań w zakresie zrównoważonego rozwoju zapewni większe szanse na wywarcie wpływu na dostawców i skuteczny pomiar wpływu.

KROK 1

Przygotowanie organizacji

Sprawdź swoje portfolio produktów w Product Finder

Status certyfikacji aktualnego portfolio produktów można łatwo sprawdzić za pomocą naszego narzędzia Product Finder które zawiera listę wszystkich certyfikowanych modeli produktów. Znajdziesz tam tysiące certyfikowanych produktów znanych marek, a może nawet okaże się, że niektóre z produktów, których już używasz, są wśród nich. Należy jednak pamiętać, że nawet jeśli obecnie korzystasz z certyfikowanych produktów, nadal ważne jest, aby określić TCO Certified w następnym przetargu, aby pokazać, że zrównoważony rozwój jest dla Ciebie priorytetem. Będzie to również wyraźny sygnał dla branży IT o znaczeniu zrównoważonego rozwoju.

Ustal swoje cele

Praca nad zrównoważonymi zamówieniami będzie łatwiejsza, jeśli organizacja ma już ustalone cele w zakresie zrównoważonego rozwoju środowiskowego i społecznego. Cele te powinny idealnie obejmować aspekty zrównoważonego rozwoju społecznego i środowiskowego, takie jak klimat, zawartość materiałów niebezpiecznych, ochrona pracowników w łańcuchu dostaw oraz obieg zamknięty, w którym ważnym elementem jest dłuższy czas użytkowania produktu. TCO Certified Firma ESS obejmuje wszystkie te aspekty i może pomóc w osiągnięciu celów w efektywny sposób.

Zidentyfikuj kluczowe punkty danych, które pomogą Ci zmierzyć efekty zamawiania i korzystania z produktów IT w bardziej zrównoważony sposób, na potrzeby raportowania wewnętrznego lub zewnętrznego oraz w celu spełnienia wymogów prawnych.

Włączenie strony TCO Certified do dokumentów dotyczących polityki

Rozważ włączenie klauzuli zatytułowanej "certyfikaty zrównoważonego rozwoju i ekoetykiety" do swojej polityki zakupowej i wyjaśnij, że wiarygodne certyfikaty powinny być wykorzystywane do wyboru najbardziej zrównoważonych produktów na rynku, jeśli są dostępne.

Zaangażuj swoich kolegów

Dostosowanie priorytetów organizacji i wewnętrznych zobowiązań jest ważnym pierwszym krokiem w każdym programie zrównoważonego zaopatrzenia. Współpraca między funkcjami jest niezbędna i pomoże ci osiągnąć szybsze postępy. Zaproś osoby decyzyjne i specjalistów co najmniej z działów IT, zaopatrzenia, zrównoważonego rozwoju, finansów, obiektów i komunikacji do regularnych rozmów na temat planowania zrównoważonego rozwoju i wyjaśnij, dlaczego i w jaki sposób należy korzystać z TCO Certified.

Uzyskanie wewnętrznego poparcia

Czasami trzeba przekonać współpracowników i kierownictwo. Zbuduj wewnętrzne zaangażowanie, czytając o wpływie produktów IT na zrównoważony rozwój w całym łańcuchu dostaw, w tym na klimat, wyczerpywanie się zasobów naturalnych, e-odpady, substancje niebezpieczne i wpływ społeczny. Określ jasne zachęty - jakie są korzyści z zakupu bardziej zrównoważonych produktów IT? Może to być zmniejszone ryzyko, mniejszy wpływ na klimat, lepsze wyniki operacyjne lub niższe koszty cyklu życia zarządzania IT.

KROK 2

Porozmawiaj z dostawcami

Wczesne angażowanie dostawców

Omówienie z dostawcą swoich priorytetów w zakresie zrównoważonego rozwoju i zamiaru określenia TCO Certified na wczesnym etapie planowania zakupów pomoże mu dostosować się do Twoich wymagań i dostarczyć certyfikowane modele, których oczekujesz. Wykorzystaj przedkonkurencyjne dialogi, takie jak zapytania o informacje (RFI), aby zebrać informacje od dostawców i rozpocząć dialog. Inne tematy, które należy uwzględnić to plany pierwszego i drugiego użycia, możliwości zakupu urządzeń odnowionych lub zregenerowanych oraz zapotrzebowanie na wiarygodne dane do raportowania.

Dać markom czas na uzyskanie certyfikatów dla swoich produktów

Marki IT często ubiegają się o certyfikację w odpowiedzi na zapotrzebowanie nabywców. Dlatego uwzględnienie TCO Certified w zamówieniach pomaga napędzać postęp w branży i zapewnia dostępność certyfikowanych produktów. Jeśli chcesz kupić modele produktów, które nie są jeszcze certyfikowane, jeszcze ważniejsze jest poinformowanie dostawców o zamiarze określenia TCO Certified z odpowiednim wyprzedzeniem (na przykład sześć miesięcy przed złożeniem zapytania ofertowego). W ten sposób mają oni czas na złożenie wniosku o certyfikację i przeprowadzenie wszystkich testów, ocen i audytów, które są niezbędne do uzyskania certyfikatu.

KROK 3

Uwzględnij TCO Certified w swoich specyfikacjach

Uczyń zrównoważony rozwój priorytetem

Teraz jesteś gotowy, aby wprowadzić TCO Certified do specyfikacji zamówienia. Najlepszym sposobem na to jest określenie TCO Certified dla wszystkich odpowiednich kategorii produktów. Możesz również użyć TCO Certified jako kryterium kwalifikacji i oceny, aby ustalić minimalny poziom zrównoważenia produktu. Nadaj czynnikom zrównoważonego rozwoju jak największą wagę procentową - zaleca się co najmniej 30%.

Określenie w ofercie TCO Certified

Spraw, aby dostarczanie certyfikowanych modeli było wymogiem spełnienia Twoich warunków. Określ w przetargu, że produkty objęte kontraktem na sprzęt IT muszą być "certyfikowane zgodnie z TCO Certified" przez cały okres trwania kontraktu.

Napisz na przykład:

[Kategoria/kategorie produktów] dostarczane w ramach niniejszej umowy muszą posiadać certyfikat zgodny z TCO Certified w momencie dostawy produktu. Jako dowód spełnienia kryteriów, produkt zostanie wymieniony na stronie TCO Development's Product Finder, dostępnej pod adresem tcocertified.com/product-finder, a certyfikat potwierdzający będzie dostępny na żądanie.

Należy również określić, że dostarczane produkty muszą posiadać "aktywny certyfikat TCO Certified przez cały okres obowiązywania umowy". Jest to ważne, zwłaszcza jeśli producent aktualizuje model produktu w tym czasie. Certyfikat TCO Certified jest ważny przez dwa lata, z możliwością przedłużenia w okresach jednorocznych.

Jeśli mieszkasz w regionie, w którym musisz przedstawić równoważny dowód zgodności, zapoznaj się z naszym przewodnikiem Równoważny dowód zgodności z TCO Certified.

Rozważ możliwość przyznania sprzedawcy okresu kwalifikacyjnego

Jeśli produkty nie są jeszcze certyfikowane, można rozważyć przyznanie sprzedawcy okresu kwalifikacyjnego (np. sześć miesięcy) na uzyskanie certyfikacji tych produktów zgodnie z TCO Certified. W ten sposób można przyjmować oferty od dostawców, nawet jeśli wszystkie określone modele produktów nie są jeszcze certyfikowane.

Dotarcie do oferentów, którzy nie wygrali

Po zakończeniu procesu przetargowego należy skontaktować się z dostawcami, którzy nie wygrali przetargu. Jeśli uzyskali niskie wyniki w zakresie zrównoważonego rozwoju lub nie dostarczyli certyfikowanych produktów na czas, jest to dobra okazja do rozpoczęcia dialogu na temat tego, jak spełnienie Twoich ambicji w zakresie zrównoważonego rozwoju może pomóc im być bardziej konkurencyjnymi w przyszłych przetargach.

KROK 4

Dotrzymywanie warunków umowy

Kontynuuj dialog

Należy regularnie komunikować się z dostawcami, aby zapewnić stałą dostępność certyfikowanych produktów, w miarę odświeżania modeli lub wprowadzania nowej generacji TCO Certified . Stały dialog daje również możliwość omówienia innych tematów zawartych w umowie, takich jak listy e-katalogów, zgłaszanie produktów odnowionych, certyfikaty usunięcia danych oraz odpowiedzialne postępowanie z odpadami elektronicznymi.

Rozliczanie dostawców

Regularnie kontroluj swoich dostawców, aby upewnić się, że dostarczają certyfikowane produkty przez cały okres trwania umowy. Jest to szczególnie ważne w przypadku odświeżania modeli produktów. Aktywny certyfikat oznacza, że system TCO Certified nadal monitoruje zgodność produktu i fabryki, oszczędzając Twój czas i zasoby. Sprawdź status certyfikacji swojego portfolio produktów w naszym Product Finder.

Śledź e-katalog

Jeśli Twój dostawca wymienia produkty w e-katalogu, upewnij się, że certyfikowane produkty są oznaczone jako preferowane i są możliwe do wyszukania. Ułatwi to pracownikom Twojej organizacji dokonywanie zrównoważonych wyborów.

Bądź na bieżąco z Product Finder

Użyj Product Finder aby być na bieżąco z certyfikowanymi modelami i datami ważności certyfikatów. Funkcja obserwatora Product Finder umożliwia skonfigurowanie niestandardowej funkcji śledzenia w czasie rzeczywistym, która zapewnia regularne aktualizacje statusu certyfikacji produktu.

KROK 5

Śledzenie postępów

Połącz z powrotem do swoich celów

Po skorzystaniu z witryny TCO Certified i otrzymaniu certyfikowanych produktów, śledzenie postępów będzie kluczem do zapewnienia, że program zamówień ma pożądany wpływ. Upewnij się, że korzystasz z wiarygodnych danych w raportach. Samodzielne deklaracje branżowe i inne niezweryfikowane oświadczenia dotyczące produktów prowadzą do wysokiego ryzyka ekologicznego marketingu.

Tworzenie niestandardowych raportów w Generatorze raportów

Generator raportów umożliwia tworzenie spersonalizowanych raportów zrównoważonego rozwoju dla certyfikowanych produktów IT używanych przez organizację. Raporty zawierają niezależnie zweryfikowane dane i twierdzenia wspierające strategię zrównoważonego rozwoju, raportowanie i komunikację.

Ochrona danych i roszczeń:

  • Klimat: ślad węglowy produktu i emisje scope 2 & 3.
  • Substancje: substancje niebezpieczne i bezpieczniejsze zamienniki.
  • Cyrkularność: ślad materiałowy, wydłużona żywotność produktu i e-odpady.
  • Łańcuch dostaw: odpowiedzialność społeczna i środowiskowa w łańcuchu dostaw.

Podziel się swoimi sukcesami

Informowanie współpracowników o postępach pomaga w budowaniu zaangażowania w realizację celów zrównoważonego rozwoju i zrównoważonych zamówień. Obszary raportowania mogą obejmować na przykład wpływ na klimat, odpady, średni okres użytkowania produktów oraz liczbę kategorii produktów, w których uwzględniono odpowiedzialność łańcucha dostaw.

Przewodnik krok po kroku PDF

Pobierz drukowany przewodnik z listą kontrolną!

Postępując zgodnie z naszym przewodnikiem krok po kroku, jak korzystać z TCO Certified w zamówieniach publicznych, pomożesz wykorzystać swoją siłę nabywczą, osiągnąć cele zrównoważonego rozwoju i zmierzyć swoje postępy.

Tutaj można pobrać wersję pdf przyjazną dla drukarki. Zawiera ona pełny przewodnik oraz listę kontrolną, która może pomóc Ci w usystematyzowaniu Twojej pracy w zakresie zrównoważonych zamówień publicznych. Wydrukuj ją, powieś na ścianie i zaznaczaj kroki, które już wykonałeś.

  • Zawiera ponad 35 praktycznych wskazówek
  • Pełna wersja przewodnika krok po kroku
  • Lista kontrolna pomaga w organizacji

Więcej przewodników po zrównoważonych zamówieniach IT

class="img-responsive

Szczegółowe zestawienie wszystkich kryteriów, dla wszystkich 11 kategorii produktów w TCO Certified.

class="img-responsive

Wzory tekstów do uwzględnienia TCO Certified w przetargach, politykach i innej dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych.

class="img-responsive

Lista dowodów, które są potrzebne, aby model produktu niecertyfikowanego mógł być uznany za równy certyfikowanemu.