So nutzen Sie TCO Certified in der IT-Beschaffung
Die Einbindung von TCO Certified in Beschaffungsprozesse ist ein einfacher, unabhängig verifizierter Weg, um ein nachhaltigeres Produkt auszuwählen und den ökologischen sowie sozialen Fußabdruck Ihres IT-Systems zu verringern. Unser Schritt-für-Schritt-Leitfaden hilft Ihnen beim Einstieg und bietet praktische Tipps auf diesem Weg.
DER EINFACHE WEG
TCO Certified in technischen Spezifikationen fordern
Die Nutzung von TCO Certified bei der Beschaffung ist so einfach wie die namentliche Nennung in Ihren technischen Spezifikationen beim Einkauf von IT-Hardware. Auf diese Weise benötigen Sie kein umfassendes Nachhaltigkeitswissen oder weltweiten Zugang zu Fabriken. Wir legen relevante Kriterien fest und verifizieren die Einhaltung durch Produkte und Lieferketten, was Ihnen wertvolle Zeit und Ressourcen spart. Wenn Sie nach TCO Certified fragen, treffen Sie nicht nur eine fundierte Entscheidung, der Sie vertrauen können. Zusammen mit anderen Einkäufern unterstützen Sie zudem dasselbe System und senden ein starkes globales Signal an die IT-Branche, dass Nachhaltigkeit wichtig ist.
Empfohlene Formulierung für die Nennung von TCO Certified
Technische Spezifikationen
„Produkte sind gemäß TCO Certified zertifiziert.“
Akzeptierte Verifizierung / Nachweis der Konformität
„Bei der Lieferung und während der gesamten Vertragslaufzeit sind die Produkte im Product Finder unter tcocertified.com/product-finder aktiv als nach TCO Certified zertifiziert aufgeführt.“
Weitere maßgeschneiderte Beispiele dafür, wie Sie TCO Certified für bestimmte Beschaffungsszenarien fordern können, finden Sie unten.
DER UMFASSENDE WEG
Machen Sie TCO Certified zu einem Teil Ihrer nachhaltigen IT-Strategie
Allein die Forderung nach Produkten, die gemäß TCO Certified zertifiziert sind, in Ihren technischen Beschaffungsspezifikationen hilft Ihnen dabei, verantwortungsvolle Entscheidungen zu treffen, Risiken zu verringern und regulatorische Pflichten zu erfüllen. Wenn Sie einen umfassenderen und strategischeren Ansatz wählen, können Sie von mehreren weiteren Vorteilen profitieren. Dies umfasst die Vorbereitung der Organisation, die Umsetzung der Beschaffung und die wirksame Durchführung des Vertrags, um verantwortungsvolle Entscheidungen sicherzustellen und gleichzeitig Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Die Integration von TCO Certified in Ihre nachhaltige IT-Strategie ermöglicht es Ihnen, effektiv über Nachhaltigkeit zu berichten und die Auswirkungen der von Ihnen gekauften und genutzten Produkte in vier Kernbereichen zu überwachen: Klima, Substanzen, Kreislaufwirtschaft und Lieferkette.
1. Bereiten Sie Ihre Organisation vor
Binden Sie Kolleginnen, Kollegen und das Management ein
Es ist wichtig, die Auswirkungen von IT-Produkten auf die Nachhaltigkeit über den gesamten Lebenszyklus hinweg sowie die Vorteile der Forderung nach zertifizierten Produkten zu verstehen. Die Nutzung von TCO Certified ermöglicht es Ihnen, Ihre Beschaffungskraft mit anderen Organisationen weltweit zu bündeln und eine Verringerung der Klimafolgen, Verbesserungen der Bedingungen in der Lieferkette sowie eine kreislauforientierte Zukunft für die IT zu fordern. Sicherzustellen, dass Kolleginnen, Kollegen und das Management bezüglich der Bedeutung des Kaufs zertifizierter IT-Produkte an einem Strang ziehen, erleichtert es, Nachhaltigkeit als Priorität in den Beschaffungsrichtlinien Ihrer Organisation zu verankern.
Sprechen Sie frühzeitig und regelmäßig mit Ihren Lieferanten
Wenn Sie frühzeitig in der Beschaffungsplanung Ihre Nachhaltigkeitsprioritäten und Ihre Absicht, TCO Certified vorzugeben, mit Ihren Lieferanten besprechen, hilft dies diesen, sich auf Ihre Anforderungen einzustellen und die von Ihnen gewünschten zertifizierten Modelle zu liefern. Der Einsatz des Product Finder, um Informationen von Lieferanten über den Zertifizierungsstatus ihres Produktportfolios einzuholen, kann beim Start des Dialogs helfen.
Überprüfen Sie Ihr IT-Produktportfolio
Sie können den Zertifizierungsstatus Ihres aktuellen IT-Produktportfolios ganz einfach mit unserem Tool, dem Product Finder, überprüfen, in dem alle zertifizierten Produktmodelle aufgelistet sind. Sie finden dort Tausende zertifizierter IT-Produkte bekannter Marken – vielleicht sogar einige der Produkte, die Sie bereits nutzen. Dennoch ist zu beachten: Selbst wenn Sie aktuell zertifizierte Produkte nutzen, müssen Sie TCO Certified bei Ihrer nächsten IT-Beschaffung vorgeben, um zu zeigen, dass Nachhaltigkeit für Ihre Organisation Priorität hat.
2. Binden Sie TCO Certified in die IT-Beschaffung ein
Die Nachfrage von Beschaffungsstellen motiviert IT-Marken dazu, sich um TCO Certified zu bewerben. Daher ist die Einbindung von TCO Certified in die Beschaffung ein starker Treiber für den Branchenfortschritt und stellt sicher, dass zertifizierte Produkte verfügbar sind. Je nach Art Ihrer Organisation und den einzuhaltenden Regeln können Sie TCO Certified in Ihren Beschaffungsprozessen auf unterschiedliche Weise fordern.
Empfohlene Formulierung für die Nennung von TCO Certified
Technische Spezifikationen
„Produkte sind gemäß TCO Certified zertifiziert.“
Akzeptierte Verifizierung / Nachweis der Konformität
„Bei der Lieferung und während der gesamten Vertragslaufzeit sind die Produkte im Product Finder unter tcocertified.com/product-finder aktiv als nach TCO Certified zertifiziert aufgeführt.“
TCO Certified in spezifischen Beschaffungsszenarien nutzen
Einige Beschaffungsszenarien erfordern es, TCO Certified auf spezifischere Weise zu nennen, beispielsweise indem die freiwillige Nutzung erlaubt, ein gleichwertiger Konformitätsnachweis akzeptiert oder eine Generationsnummer angegeben wird. Unten finden Sie empfohlene Formulierungen für bestimmte Szenarien. Fügen Sie bei all diesen Alternativen „Bei der Lieferung und während der gesamten Vertragslaufzeit sind die Produkte im Product Finder unter tcocertified.com/product-finder aktiv als nach TCO Certified zertifiziert aufgeführt.“ als akzeptierten Nachweis/Konformitätsnachweis ein.
Freiwillige Zulassung
Wenn Sie TCO Certified auf freiwilliger Basis einbinden müssen, können Sie Folgendes als Zuschlags- oder Bewertungskriterium festlegen:
„Angebote, die nach TCO Certified zertifizierte Produkte beinhalten, erhalten den Zuschlag.“
Vergessen Sie nicht, die Vergabe von Zusatzpunkten oder eine Gewichtung einzubeziehen.
Akzeptanz gleichwertiger Konformitätsnachweise
Wenn Sie einen gleichwertigen Konformitätsnachweis zulassen müssen, können Sie in den technischen Spezifikationen Folgendes vorgeben:
„Produkte müssen nach TCO Certified oder gleichwertig zertifiziert sein.“
Als gleichwertigen Nachweis benötigen Sie eine unterzeichnete ‚Gleichwertigkeitserklärung‘ von einer unabhängigen, nach ISO 17025 und ISO 17021 akkreditierten Organisation, die die Einhaltung der Kriterien von TCO Certified belegt.
Nennung einer spezifischen Generationsnummer
Wenn Sie sich auf eine bestimmte Generationsnummer beziehen müssen, können Sie in den technischen Spezifikationen Folgendes festlegen:
„Produkte sind gemäß TCO Certified, generation 10, oder höher zertifiziert“.
Denken Sie daran, dass alle drei Jahre eine neue Generation von TCO Certified veröffentlicht wird. Sie müssen Ihre Beschaffungsunterlagen regelmäßig mit einer relevanten Generationsnummer aktualisieren.
Nach Produkten fragen, die noch nicht zertifiziert sind
Nutzen Sie die obigen Empfehlungen auch dann, wenn Sie Produktmodelle beschaffen möchten, die noch nicht gemäß TCO Certified zertifiziert sind. Ihre Absichten gegenüber Lieferanten deutlich zu machen, ist ein effizienter Weg, um die IT-Branche in eine nachhaltigere Richtung zu lenken. Informieren Sie Ihre Lieferanten mindestens sechs Monate vor Ihrer Ausschreibung über Ihre Absicht, TCO Certified vorzugeben. Auf diese Weise haben relevante IT-Marken genügend Zeit, alle Produkttests, Bewertungen und Audits zu durchlaufen, die erforderlich sind, um Produkte gemäß TCO Certified zertifizieren zu lassen.
3. Alle Vorteile von TCO Certified nutzen
Bleiben Sie mit dem Product Finder auf dem Laufenden
Stellen Sie sicher, dass Einkäufer in Ihrer Organisation verstehen, warum TCO Certified in der Beschaffung vorgegeben wird und dass sie zertifizierte Produkte priorisieren sollten. Nutzen Sie unser Tool, den Product Finder, um über zertifizierte Modelle und die Gültigkeitsdauer von Zertifikaten auf dem Laufenden zu bleiben. Sie können die Produktkategorie auswählen, die Sie interessiert, oder nach einer bestimmten IT-Marke oder einem bestimmten Modell suchen. Mit der „Watch-Funktion“ des Product Finder können Sie eine benutzerdefinierte Echtzeit-Tracking-Funktion einrichten, die regelmäßige Updates zum Zertifizierungsstatus von Produkten liefert.
Lieferanten in die Pflicht nehmen
Führen Sie regelmäßige Nachfassaktionen bei Ihren Lieferanten durch, um sicherzustellen, dass diese Ihnen bei der Lieferung und während der gesamten Vertragslaufzeit zertifizierte Produkte zur Verfügung stellen. Dies ist besonders wichtig, wenn Produktmodelle regelmäßig aktualisiert werden. Ein aktives Zertifikat bedeutet, dass das TCO Certified-System die Produkt- und Werkskonformität weiterhin überwacht, was Ihnen Zeit und Ressourcen spart. Überprüfen Sie den Zertifizierungsstatus Ihres IT-Produktportfolios in unserem Product Finder.
Fortschritte mit Report Generator verfolgen
Mit Report Generator können Sie maßgeschneiderte Nachhaltigkeitsberichte für die zertifizierten IT-Produkte erstellen, die Ihre Organisation kauft und nutzt. Die Berichte umfassen unabhängig verifizierte Daten und Aussagen zur Unterstützung Ihrer Nachhaltigkeitsstrategie, Berichterstattung und Kommunikation.
Daten und Aussagen umfassen:
- Klima: CO2-Fußabdruck des Produkts sowie scope 2- und 3-Emissionen.
- Stoffe: gefährliche Stoffe und sicherere Substitutionen.
- Kreislaufwirtschaft: Material-Fußabdruck, verlängerte Produktlebensdauer und Elektroschrott.
- Lieferkette: soziale und ökologische Verantwortung in der Lieferkette.
