De stad Aalborg was in 2016 pionier op het gebied van circulair inkopen in Denemarken met een project rond schoolmeubilair. Het was de eerste volledig circulaire aanbesteding in het land en trok veel aandacht. Twee jaar geleden breidde de gemeente hun circulariteitsfocus uit naar ook IT-producten.
"Toen we voor het eerst met de IT-afdelingen gingen praten, zeiden ze dat hun enige doel was om IT-apparatuur voor de werknemers te krijgen, zodat die hun werk konden doen. Ze gebruiken 2,5 procent van het totale inkoopbudget en hadden duurzaamheid niet in hun eisen opgenomen", zegt Birgitte Krebs Schleemann, projectmanager voor duurzaam inkopen bij de stad Aalborg.
Zij werkt aan de invoering van circulaire aanbestedingspraktijken bij de gemeente en heeft samengewerkt met IT-medewerkers en het management om circulaire en duurzame elementen in processen en dagelijkse gewoonten op te nemen.
De stad Aalborg heeft zeven verschillende politieke afdelingen - allemaal met hun eigen IT-afdelingen. Dit maakte het veranderingsproces omvangrijker en complexer. De eerste stap die Birgitte nam was het interviewen van alle IT-teams van de gemeente om inzicht te krijgen in hun dagelijkse werkzaamheden en prioriteiten.
"Ik bezocht de zeven afdelingen en stelde een reeks vragen. Hoe kopen ze apparatuur aan? Hoe vaak worden laptops vervangen? Repareren ze producten en hoe ontdoen ze zich van producten die niemand meer gebruikt?"
"Ze hadden hier nog nooit over gesproken. Het was een hele nieuwe wereld voor hen. Aanvankelijk dacht ik dat de zeven afdelingen heel verschillend waren, maar toen besefte ik dat ze allemaal hetzelfde nodig hadden. Het is wel een lang proces geweest, want elke afdeling wilde dit op zijn eigen manier doen."
Birgitte ontdekte dat notebooks vaak al na drie tot vier jaar werden weggegooid. IT-afdelingen zagen geen waarde in afgedankte IT-producten, ze wilden alleen maar hulp om ervan af te komen.
"Zodra ze beseften dat ze wat geld terug konden krijgen voor onze gebruikte apparatuur, was dit argument weg."
Slechts drie van de zeven diensten hadden overeenkomsten met iemand die voor gebruikte apparatuur zou zorgen - en ze kregen er heel weinig geld voor terug.
Ook slecht geformuleerde overeenkomsten verhinderden circulariteit. Volgens een overeenkomst met een leverancier kreeg de stad Aalborg korting op nieuwe aankopen als de oude apparatuur werd vernietigd. Bovendien ontdekte ze dat een van de grootste obstakels voor de wederverkoop van IT-producten een oud beleid was dat bepaalde dat het logo van de stad in alle notebooks moest worden gegraveerd.
Dit was een politieke beslissing uit een tijd waarin computers extreem duur waren en de discussie over duurzaamheid en circulariteit niet bestond. Deze factoren maakten hergebruik en doorverkoop vrijwel onmogelijk. In plaats daarvan werd de overgrote meerderheid van volledig functionerende computers en telefoons omgezet in e-waste.
Zodra deze ontdekkingen waren gedaan, begon Birgitte manieren te vinden om duurzamere praktijken toe te passen, niet in de laatste plaats wat betreft de levensduur van producten en de verwerking aan het einde van hun levensduur. Ze berekende dat de stad, door notebooks zes jaar in plaats van drie jaar te bewaren, de CO2-uitstoot zou kunnen verminderen die overeenkomt met de verwarming en energievoorziening van alle gemeentelijke gebouwen in de stad gedurende een heel jaar. Het zou ook evenveel afval verminderen als het afval dat jaarlijks door 3.000 huishoudens wordt geproduceerd.
Heeft iemand bezwaar gemaakt tegen deze veranderingen?
"De IT-afdelingen waren positief - waar ze bang voor waren was deels het veranderen van hun gewoonten, maar vooral de potentiële kosten. Ze dachten dat duurzaamheid duur zou zijn en dat niemand geïnteresseerd zou zijn in het kopen van onze oude apparatuur, ook al was die maar drie jaar oud. Ze hadden ook berekeningen gemaakt waaruit bleek dat het te duur zou zijn om een laptop langer dan drie tot vier jaar te bewaren, vanwege de personeelsuren die nodig zijn voor upgrades en onderhoud zodra de garantie is verlopen."
Birgitte legt uit dat de financiële voordelen nog groter zullen zijn omdat het vroegere beleid van de gemeente om haar logo op alle notebooks te graveren onlangs is teruggedraaid. De markering zal worden vervangen door verwijderbare stickers en DNA-labels. Dit besluit bespaart geld - want graveren is duur - en levert meer inkomsten op omdat de waarde van gebruikte computers op de tweedehandsmarkt zal stijgen. En natuurlijk zullen nu meer computers een tweede leven krijgen.
Vandaag hebben alle zeven IT-afdelingen een overeenkomst met een reparatie- en wederverkoopbedrijf dat zorgt voor hun gebruikte IT-producten. De volgende stap is het optimaliseren van de overeenkomst met nog betere oplossingen voor duurzaamheid en circulariteit, zoals specificaties van hoeveel laptops en mobiele telefoons worden hergebruikt, gerepareerd, gebruikt als reserveonderdelen of voor materiaalrecycling.
Zij willen ook eisen inzake vervoer en verpakking opnemen om het gebruik van nieuwe grondstoffen en de CO2-uitstoot tot een minimum te beperken.
Hoe zou u deze ontwikkeling omschrijven?
"Er is zeker veel gebeurd. Mensen aan boord krijgen was de eerste stap en een interessante reis. De betrokkenheid van het IT-personeel en het management is nu echt groot en ik zie dat er veel laaghangend fruit klaar ligt om geplukt te worden. We moeten gewoon aan de slag."
