Als inkoper staat u steeds meer onder druk om aandacht te besteden aan duurzaam inkopen, wat betekent dat de producten en diensten die u inkoopt zo duurzaam mogelijk moeten zijn, met de minste milieueffecten en de meest positieve sociale resultaten.
Daartoe moet u relevante criteria vaststellen. De eenvoudigste manier om dat te doen is door criteria van een duurzaamheidscertificering, zoals TCO Certified, op te nemen en een geldig certificaat te vragen om te controleren of de sociale en ecologische duurzaamheidscriteria in de certificering zijn nageleefd.
Wanneer u een milieukeur of certificering met naam vermeldt, kunt u verplicht worden gelijkwaardige bewijzen met de onderliggende criteria te aanvaarden. Zo is het momenteel voor alle overheidsinkopers in de EU verplicht om elk geldig bewijs van naleving van de door u vastgestelde criteria te aanvaarden. Het beoordelen van de geldigheid van het bewijs dat u van uw leverancier ontvangt, is dus een centraal punt voor aanbestedingen als zij echt duurzaamheid willen stimuleren. Als dit niet goed gebeurt, kunt u producten of diensten kopen die niet voldoen aan de duurzaamheidsprestaties waarnaar u op zoek was. Tot op heden is er geen officiële norm voor het bepalen van de gelijkwaardigheid tussen verschillende bewijsmethoden die door inschrijvers worden ingediend.
Wat betekent gelijkwaardig bewijs van naleving eigenlijk?
In het geval van IT-producten kunt u TCO Certified gebruiken om relevante criteria vast te stellen. Onze certificering is gebaseerd op de meest uitgebreide en actuele sociale en ecologische duurzaamheidscriteria, waaronder sociaal verantwoorde productie. De criteria op TCO Certified creëren een kader om de werkomgeving en de omstandigheden in de toeleveringsketen voortdurend en systematisch te verbeteren. TCO Certified vermelden in uw IT-inkoopspecificaties is de beste manier om ervoor te zorgen dat u producten ontvangt die geverifieerd voldoen aan alle duurzaamheidscriteria in de certificering. Vraag uw leverancier om certificaten die aantonen dat alle productmodellen die tijdens de contractperiode worden geleverd, gecertificeerd zijn volgens TCO Certified.
Eén ding moet u onthouden wanneer u een gelijkwaardig bewijs van naleving accepteert in plaats van een certificaat: U moet ook de gelijkwaardigheid kunnen beoordelen van elk alternatief bewijs dat leveranciers mogelijk leveren in plaats van een TCO Certified certificaat.
Hoe controleer ik de duurzaamheid van het milieu en de toeleveringsketen?
Het leveren van gelijkwaardig bewijs van naleving van TCO Certified is een uitdagend en veelomvattend proces. Dit komt omdat het verifiëren van de duurzaamheid van het milieu en de toeleveringsketen in de IT ongelooflijk complex werk is dat specialistische expertise en toegang tot de eigenaren van IT-merken en fabrieken vereist. Het verificatiesysteem van TCO Certified bouwt voort op dergelijke expertise en toegang, en is ontworpen om nauwkeurigheid te garanderen, vooruitgang op het gebied van duurzaamheid te meten en kopers die TCO Certified gebruiken voor hun IT-producten de nodige zekerheid te bieden. Het opvragen van TCO Certified certificaten is de beste manier om na te gaan of de sociale en ecologische duurzaamheidscriteria in de certificering worden nageleefd.
Wat zijn de risico's van het niet vragen van een bewijs van naleving?
Als u niet specificeert hoe u de verschillende soorten bewijs van naleving van de door u vastgestelde duurzaamheidscriteria in overweging zult nemen, verhoogt u het risico dat uw aanbestedingsprocedure juridisch wordt aangevochten en ongeldig wordt verklaard. Er zijn veel voorbeelden van niet-geselecteerde inschrijvers die rechtszaken aanspannen tegen ongunstige gunningsbesluiten, alleen omdat de selectieparameters te vaag of niet voldoende gespecificeerd waren - waardoor zij het hele aanbestedingsproces kunnen aanklagen wegens vermeend favoritisme/oneerlijke concurrentie. Door duidelijke regels op te stellen voor de wijze waarop voorstellen worden beoordeeld en welk bewijs van naleving wordt aanvaard voor de eisen die u hebt gesteld, kunt u dat risico verlagen.
Het beoordelen van het bewijs van overeenstemming kan zeker verwarrend zijn en is voor de meeste kopers niet gemakkelijk om alleen te doen. Dit houdt een ander risico in - wanneer irrelevante of onvoldoende bewijzen worden geleverd. U moet dus een duidelijk kader vaststellen dat als leidraad dient om te bepalen welke bewijzen kunnen worden aanvaard en hoe ze met elkaar worden vergeleken. Dit is de enige manier om de duurzaamheidsprestaties van de verschillende offertes die u hebt ontvangen nauwkeurig te beoordelen.
Welk bewijs is nodig om een product als conform te beschouwen?
Als u geen geldig TCO Certified certificaat krijgt als bewijs van overeenstemming, hebben we voor kopers een leidraad gepubliceerd "Equivalent bewijs van overeenstemming met TCO Certified". Daarin staan alle bewijzen die nodig zijn om een product als conform met TCO Certified te beschouwen.
En denk eraan - wanneer in een aanbesteding duurzaamheidseisen en het bijbehorende aanvaarde bewijs van naleving worden vastgesteld, is het belangrijk te specificeren dat eventuele bewijzen altijd door onafhankelijke verificateurs moeten worden geleverd. Eigen verklaringen moeten inderdaad worden verboden. Onafhankelijke verificatie is de enige methode om een objectieve, onpartijdige en nauwkeurige beoordeling van de duurzaamheidsverdiensten van elke aanbieding te kunnen uitvoeren. Daarom is het vragen naar TCO Certified certificaten de beste manier om de naleving te verifiëren, aangezien onafhankelijke verificatie van alle criteria is inbegrepen.
Barton Finn leidt onze ondersteuning aan inkopers voor de Benelux en Franstalig Europa en schrijft af en toe voor de TCO Certified Blog. Barton heeft een passie voor duurzaamheid, IT, inkoop en Tarantino-films.
