Casestudie - gemeente Vetlanda, Zweden
Door: Annika Wikstahl, medewerker inkoop, gemeente Vetlanda, Zweden.
Bij de stad Vetlanda, Zweden, vormen ecologische, sociale en ethische criteria een belangrijk onderdeel van ons inkoopprogramma. Deze prioriteiten worden weerspiegeld in ons huidige inkoopbeleid. Bij onze laatste aanbesteding voor Chromebooks besloten we TCO Certified te gebruiken om de kloof te overbruggen tussen onze beperkte middelen als overheidsinstantie en de expertise die nodig is om relevante criteria vast te stellen en te controleren of IT-producten voldoen.

Het vaststellen van criteria - een taak die veel middelen en kennis vergt

Voor een inkoper is het een moeilijke taak om zelf relevante sociale en milieucriteria te formuleren, waarvoor speciale middelen en gespecialiseerde deskundigheid nodig zijn. Wij waarderen de breedte van de criteria in TCO Certified en het feit dat zij daadwerkelijk een verschil maken voor mensen die betrokken zijn bij de productie van IT-producten over de hele wereld. Even belangrijk is de ingebouwde onafhankelijke verificatie in TCO Certified.

Verder dan de criteria - Controle van de overeenstemming van het product

Bij eerdere IT-aanbestedingen hadden we ervoor gekozen te vertrouwen op verklaringen van verkopers en leveranciers dat de producten die we kochten aan onze duurzaamheidscriteria voldeden. Maar door TCO Certified te gebruiken, weten we dat de producten die we kopen door onafhankelijke, erkende deskundigen zijn geverifieerd en aan de criteria voldoen.

Onze eerste ervaring met het gebruik van TCO Certified was bij onze recente aankoop van Chromebooks voor ons schooldistrict, als onderdeel van een raamovereenkomst. Hierdoor kregen wij een beter inzicht in de sociale verantwoordelijkheid, de milieu- en zelfs de gebruiksaspecten die verbonden zijn aan ons gebruik van IT-producten.

Het bewijzen van "of gelijkwaardig" kan moeilijk zijn

Als overheidsinstantie zijn wij verplicht alternatieve bewijzen van gelijkwaardigheid met de door ons gespecificeerde certificering(en) te aanvaarden. Toen wij voor het eerst TCO Certified gebruikten, ontvingen wij een offerte die bewijs van gelijkwaardigheid met de criteria aanbood≥, maar de uitdaging voor ons was hoe wij konden weten of deze producten daadwerkelijk aan de criteria voldeden. We hebben niet de middelen om dit soort kruiscontroles van complexe criteria uit te voeren. We wisten dat TCO Development, de organisatie achter TCO Certified, een checklist aanbiedt waarin staat welke alternatieve bewijzen onze verkopers moeten leveren om gelijkwaardigheid aan te tonen. Dit omvat documentatie om onafhankelijke conformiteitscontrole te bewijzen voor het product, de fabriek en het IT-merkbedrijf, zowel vóór als na de certificering.

De checklist met vereiste documentatie was lang en gedetailleerd. Op dat moment begrepen wij de deskundigheid en de complexiteit die met deze criteria en het toezicht op de naleving ervan gepaard gaan. Het was voor ons een veel eenvoudiger en efficiënter proces om te specificeren dat de producten TCO Certified moeten zijn.

Voor ons zijn IT-producten een risico en een prioritaire categorie voor duurzame aankopen.

Bij Vetlanda vereist ons inkoopbeleid een hoge mate van milieubewustzijn - een prioriteit die nu wordt uitgebreid met ethische en sociale verantwoordelijkheid. Met zijn goed gedocumenteerde milieu- en sociale risico's is IT-hardware een prioritaire categorie voor een duurzamere inkoopaanpak, en TCO Certified helpt ons daarbij.

Ons advies aan andere IT-kopers:

  • Leer over de problemen: - Informeer jezelf over de sociale en milieurisico's achter de producten die je koopt. Voor ons is het geruststellend om TCO Certified te gebruiken, omdat we weten dat het een positief effect heeft en een duurzamere ontwikkeling in de technologie-industrie stimuleert.
  • Zorg voor betrokkenheid van het management: Informeer uw gemeentelijke leiding over de duurzaamheidsrisico's en de beschikbare oplossingen. Hun steun maakt het gemakkelijker voor u om duurzame productcriteria tot een drijfveer voor uw aankopen te maken.
  • Ontwikkel een duurzaam aankoopbeleid: zorg ervoor dat dit het belang van duurzaamheidscriteria voor producten schetst en prioritaire productcategorieën vaststelt.
  • Controleer de beschikbaarheid van producten: ga na of de IT-merken en -producten die u zoekt, gecertificeerd zijn. U kunt zoeken op de TCO Certified Product Finder.
  • Praat met uw leveranciers - wees duidelijk over uw doelstellingen: Zorg ervoor dat uw leveranciers op de hoogte zijn van uw duurzaamheidsdoelstellingen in verband met de producten die u koopt. Vertel hen dat u van plan bent TCO Certified te specificeren in de aanbesteding. Als uw beleid nog geen sociale en milieucriteria specificeert, is het vooraf met uw leveranciers praten over TCO Certified een goede manier om hen voor te bereiden op toekomstige aanbestedingen.

Duurzame IT-inkoop is een vrij nieuw initiatief voor onze stad, en we realiseerden ons al snel dat het zelf vaststellen van criteria en het eisen van bewijs van naleving van die criteria een complexe taak zou zijn, gezien onze beperkte middelen. Geheimhoudingsovereenkomsten en een gebrek aan transparantie in de sector kunnen het moeilijk maken voor leveranciers om het bewijs van naleving te leveren dat wij eisen, vooral als het gaat om het verifiëren van de eerlijke behandeling van fabrieksarbeiders die deze producten maken. We waren dus niet in staat om de naleving van de door ons gestelde criteria te controleren. Als onafhankelijke oplossing maakte TCO Certified dit proces gemakkelijker voor ons, omdat het de verificatie en expertise omvat die nodig zijn om te bewijzen dat producten en fabrieken aan de eisen voldoen. Dit geeft ons het vertrouwen dat we inderdaad een duurzamere keuze maken.