Studium przypadku - gmina Vetlanda, Szwecja
Przez: Annika Wikstahl, Specjalista ds. zakupów, Miasto Vetlanda, Szwecja.
W mieście Vetlanda w Szwecji kryteria środowiskowe, społeczne i etyczne stanowią ważną część naszego programu zakupów. Priorytety te znajdują odzwierciedlenie w naszej aktualnej polityce zakupowej. W naszym ostatnim przetargu na Chromebooki zdecydowaliśmy się na wykorzystanie strony TCO Certified , aby wypełnić lukę między naszymi ograniczonymi zasobami jako podmiotu publicznego a wiedzą specjalistyczną wymaganą do ustalenia odpowiednich kryteriów i weryfikacji zgodności produktów IT.

Ustalanie kryteriów - zadanie wymagające dużych zasobów i wiedzy

Samodzielne sformułowanie przez nabywcę odpowiednich kryteriów społecznych i środowiskowych jest trudnym zadaniem, które wymaga dedykowanych zasobów i specjalistycznej wiedzy. Doceniamy szeroki zakres kryteriów uwzględnionych w TCO Certified oraz fakt, że faktycznie mają one znaczenie dla osób zaangażowanych w produkcję produktów IT na całym świecie. Równie ważna jest wbudowana niezależna weryfikacja w TCO Certified.

Poza kryteriami - weryfikacja zgodności produktu

We wcześniejszych przetargach informatycznych decydowaliśmy się polegać na deklaracjach sprzedawców i dostawców, że zakupione przez nas produkty spełniają nasze kryteria zrównoważonego rozwoju. Korzystając z serwisu TCO Certified wiemy jednak, że kupowane przez nas produkty są weryfikowane przez niezależnych, akredytowanych ekspertów pod kątem spełniania kryteriów.

Nasze pierwsze doświadczenie z wykorzystaniem TCO Certified było w przypadku naszego ostatniego zakupu Chromebooków dla naszej dzielnicy szkolnej, w ramach umowy ramowej. Dzięki temu lepiej zrozumieliśmy aspekty odpowiedzialności społecznej, ochrony środowiska, a nawet użyteczności związane z naszym wykorzystaniem produktów IT.

Udowodnienie "lub równoważności" może być trudne

Jako podmiot publiczny mamy obowiązek zaakceptować alternatywny dowód równoważności z certyfikatem lub certyfikatami, które określamy. Kiedy po raz pierwszy skorzystaliśmy z TCO Certified, otrzymaliśmy ofertę, która oferowała dowód równoważności z kryteriami≥, ale wyzwaniem dla nas było to, jak dowiedzieć się, czy te produkty rzeczywiście spełniają kryteria. Nie mamy zasobów, aby przeprowadzić tego rodzaju analizę krzyżową złożonych kryteriów. Wiedzieliśmy, że TCO Development, organizacja stojąca za TCO Certified, zaoferowała listę kontrolną przedstawiającą alternatywne dowody, które musieliby dostarczyć nasi dostawcy w celu udowodnienia równoważności. Obejmuje to dokumentację potwierdzającą niezależną weryfikację zgodności produktu, fabryki i firmy marki IT, zarówno przed, jak i po certyfikacji.

Lista kontrolna wymaganej dokumentacji była długa i szczegółowa. W tym momencie zdaliśmy sobie sprawę z fachowości i złożoności tych kryteriów i weryfikacji zgodności. Znacznie prostszym i bardziej efektywnym procesem było dla nas określenie, że produkty muszą być TCO Certified.

Produkty IT stanowią dla nas ryzyko i priorytetową kategorię dla zrównoważonych zakupów

W Vetlandzie nasza polityka zakupowa wymaga wysokiego poziomu świadomości ekologicznej - priorytetu, który obecnie rozszerza się również o odpowiedzialność etyczną i społeczną. Ze względu na dobrze udokumentowane ryzyko środowiskowe i społeczne, sprzęt IT jest traktowany jako kategoria priorytetowa dla bardziej zrównoważonego podejścia do zakupów, a TCO Certified pomaga nam w tym.

Nasza rada dla innych nabywców IT:

  • Dowiedz się o problemach: - edukuj się na temat zagrożeń społecznych i środowiskowych stojących za produktami, które kupujesz. Dla nas to pocieszające, że korzystamy z serwisu TCO Certified , ponieważ wiemy, że ma on pozytywny wpływ i przyczynia się do bardziej zrównoważonego rozwoju branży technologicznej.
  • Uzyskaj akceptację kierownictwa: Poinformuj kierownictwo swojego miasta o zagrożeniach związanych ze zrównoważonym rozwojem i dostępnych rozwiązaniach. Ich wsparcie ułatwi Ci uczynienie kryteriów zrównoważonego produktu czynnikiem decydującym o Twoich zakupach.
  • Opracuj zrównoważoną politykę zakupową: upewnij się, że nakreśla ona znaczenie kryteriów zrównoważonego rozwoju produktów i określa priorytetowe kategorie produktów.
  • Sprawdź dostępność produktów: dowiedz się, czy marki i produkty IT, których szukasz, są certyfikowane. Możesz szukać na stronie TCO Certified Product Finder.
  • Rozmawiaj ze swoimi dostawcami - jasno określ swoje cele: Upewnij się, że twoi dostawcy wiedzą o twoich celach zrównoważonego rozwoju związanych z kupowanymi produktami. Powiedz im, że planujesz określić TCO Certified w przetargu. Jeśli Twoja polityka nie określa jeszcze kryteriów społecznych i środowiskowych, rozmowa z dostawcami o TCO Certified z wyprzedzeniem jest dobrym sposobem na przygotowanie ich do przyszłych przetargów.

Zrównoważone zakupy IT to dość nowa inicjatywa dla naszego miasta i szybko zdaliśmy sobie sprawę, że samodzielne ustalenie kryteriów i wymaganie dowodów zgodności z nimi będzie skomplikowanym zadaniem, biorąc pod uwagę nasze ograniczone zasoby. Umowy o zachowaniu poufności i brak przejrzystości w branży mogą utrudnić sprzedawcom dostarczenie dowodów zgodności, których wymagamy, zwłaszcza jeśli chodzi o weryfikację sprawiedliwego traktowania pracowników fabryk wytwarzających te produkty. Nie byliśmy więc w stanie zweryfikować zgodności z ustalonymi przez nas kryteriami. Jako niezależne rozwiązanie, TCO Certified ułatwiło nam ten proces, ponieważ obejmuje weryfikację i ekspertyzę niezbędną do udowodnienia zgodności produktu i fabryki. To daje nam pewność, że faktycznie dokonujemy bardziej zrównoważonego wyboru.