Guide: så upphandlar du IT-produkter för den cirkulära ekonomin

Rätt utförd så minskar en cirkulär IT-hantering klimatpåverkan, mängden elavfall och resursförbrukningen. Det kan också spara stora kostnader. Men för att kunna agera cirkulärt måste du ha ställt rätt krav i upphandlingen.

Använd dig av dialoger, möten och RFI:er för att samla information. Var tydlig med hur era ambitioner och behov ser ut inom hållbarhet och cirkularitet. Berätta vilka hållbarhetsdata ni vill få tillgång till.

• Kan de erbjuda renoverade eller återtillverkade produkter med garanti?
• Kan de reparera och uppgradera produkten även efter garantitiden?
• Erbjuder de återköp av produkter?
• Isåfall, säljer de produkterna vidare, så att livstiden förlängs? Var hamnar produkterna?
• Raderar de data på produkterna du säljer vidare enligt en säker standard?
• Hanterar de uttjänta produkter på ett miljömässigt säkert sätt, och återvinner komponenter och material?
• Kan de lämna bevis på allt ovanstående?

En trovärdig hållbarhetscertifiering gör ditt arbete med cirkulär IT mer effektivt, och sparar resurser i din organisation. Pådrivande cirkulära krav och oberoende verifiering av kravuppfyllnad måste ingå.

• Fråga om leverantören har hållbarhetsmärkta produkter i sitt sortiment.
• Fråga om det går att filtrera ut dessa produkter i deras webbshop.
• Begär en lista på alla certifierade produkter, uppdelat på produktkategori och varumärke.
• Kom ihåg! Att fråga efter certifierade produkter är ett bra sätt att driva på hållbar utveckling och öka tillgången till mer hållbara produkter på marknaden.

Obligatorisk hållbarhetsrapportering blir allt vanligare och allt fler organisationer är beroende av trovärdig hållbarhetsdata från sina leverantörer.

• Ställ frågor om vilken hållbarhetsdata leverantören kan erbjuda, samt om den är verifierad av en oberoende part.

För att kunna hantera produkterna cirkulärt behöver de vara designade och tillverkade för ett långt liv. Material och komponenter ska vara möjliga att återanvända och återvinna. Här är exempel på krav som du bör inkludera i upphandlingen:

• Produkterna bör kunna repareras och uppgraderas så att de fungerar länge.
• Reservdelar ska finnas tillgängliga under produktens hela planerade livslängd.
• Portabla produkter måste vara slitstarka och tåla höga och låga temperaturer.
• Produktprestandan ska vara tillräcklig för att hålla användaren produktiv och nöjd under en lång tid.
• IT-produkter kasseras ofta ut för att batteriet har blivit för dåligt. Kräv att batteriet är av hög kvalitet och går att byta ut.
• Ställ också krav på att produkten har mjukvara som maximerar batteriets prestanda och livslängd.
• Krav på säkrare kemikalier gör det möjligt att återanvända och återvinna material i högre utsträckning.

Allt fler leverantörer erbjuder hyrlösningar. Ibland ingår service och underhåll. Istället för att äga datorer, skärmar och annan kringutrustning kan din organisation betala för tillgången till kompletta arbetsstationer.

• Tänk på att hyrlösningar inte automatiskt är cirkulära. Du måste ställa cirkulära krav, precis som när du köper produkter.
• Kräv att IT-produkterna som hyrs ut får en lång första liv, minst 4-5 år.

Datalagring är en stor och växande källa till koldioxidutsläpp. Därtill finns samma sociala och miljömässiga utmaningar för dessa produkter som för andra IT-produkter. Därför är det viktigt att ställa hållbarhetskrav när du upphandlar molntjänster och datalagring.

• TCO Certified omfattar produktkategorierna servrar, datalagring och nätverksprodukter. Genom att använda certifieringen inkluderar du omfattande sociala och miljömässiga krav, inklusive cirkularitetskrav.
• Komplettera med att ställa krav på att överskottsvärmen används för uppvärmning av lokaler eller bostäder, samt att datacentret drivs av förnybar energi.

För att fungera i den cirkulära ekonomin ska produkter ha bra kvalitet, prestanda och kunna användas länge utan att gå sönder. Be om en omfattande garanti som täcker service, reparationer och batteribyten under din beräknade användningstid.

• Köper du en ny produkt så begär garantitid och serviceavtal som gör det möjligt att använda produkten i minst fyra år för en bärbar dator och sju år för en datorskärm.
• Reservdelar ska finnas under hela garantitiden. Det gör det möjligt att uppgradera, renovera och omtillverka produkten.
• Begär att batteribyte vid viss kapacitets degradering och viss översyn ingår under de första tre åren, under förutsättning att produkten hanterats med aktsamhet.
• Kräv ett kostnadstak för serviceavtalet. Det är normalt att produkter måste ses över regelbundet för att fungera väl som arbetsredskap men kostnaden för normal service och batteribyten ska inte överskrida inköpspris.
• Även vid begagnatköp bör garanti ingå, så att du kan känna dig trygg med att produkten kommer fungera under en överskådlig tid.

Tänk långsiktigt när du köper in IT-produkter. Att skaffa en dator med lite högre prestanda än vad användaren behöver idag är ofta en nyckel för att produkten ska få en lång livstid. Att byta ut traditionell mjukvara mot molnbaserade lösningar kan också minska behovet av prestanda och underlätta en förlängd livstid.

Högre prestanda betyder ofta att produkten drar mer energi men det är ändå försumbart i jämförelse med den klimatpåverkan som sker i tillverkningen. Därför är det alltid mest klimatsmart att skaffa en produkt som har förutsättningar att användas under lång tid. Att högpresterande produkter är dyrare i inköp kan räknas av mot den längre livslängden.

Ur ett cirkulärt perspektiv är det viktigt att maximera produktens livslängd. När produkten inte längre uppfyller den första användarens behov bör den skickas vidare eller säljas till en andra användare. Att köpa begagnat sänker oftast både kostnader och hållbarhetspåverkan.

• Välj gärna produktmodeller som är eller har varit certifierade enligt TCO Certified, så vet du att de är designade för ett långt liv. Omfattande cirkulära krav har varit en del av TCO Certified sedan 2018.
• Att sälja produkter vidare är en möjlighet till nya intäkter. Teckna avtal med en leverantör som fokuserar på renovering eller återtillverkning av IT-produkter.
• Begär bevis på att produkten faktiskt har renoverats eller omtillverkats och sålts till en ny användare, för att förhindra att den kasseras i förtid.
• Du behöver också få ett intyg på att borttagning av data har hanterats på ett säkert sätt.

Att identifiera rätt KPI:er kan hjälpa dig att möta externa krav på hållbarhetsrapportering, samt att möta interna hållbarhetskrav. När det gäller organisationers IT-verksamhet finns hållbarhetspåverkan bundet i de produkter som används i verksamheten. Våra verktyg Product Finder och Report Generator presenterar oberoende verifierade hållbarhetsdata kopplade till varje produktmodell.

• Information från Product Finder om årlig energianvändning för varje produktmodell, kombinerat med utsläppsmängden från den energimix du använder, kan användas för klimatrapportering.
• Förutom användningen av IT-produkterna bör du även inkludera molntjänster och reparationstjänster.
• Indirekt klimatpåverkan (scope 3) kommer från tillverkningsfasen. Ju längre du använder produkten, desto lägre blir de årliga scope 3-utsläppen.

• Information om produktens vikt och mängden återvunnen plast i Product Finder gör det möjligt att mäta mängden elavfall som din organisation genererar.
• Dessa mätetal kan användas för att sätta upp mål för att minska mängden elavfall.

Årligt elavfall. Alternativa scenarion beroende på användningstid.

Att hantera IT-produkter cirkulärt kan hjälpa oss att tackla många av dagens hållbarhetsutmaningar, som klimatförändringar, förlust av biologisk mångfald, giftiga föroreningar och till och med socialt ansvar i försörjningskedjan. TCO Certified gör arbetet enklare. Om du vill veta mer är du välkommen att kontakta oss!