Upphandlingsteam får i allt större utsträckning ansvarsfull för att se till att produkterna uppfyller relevanta bestämmelser och organisationens hållbarhetspolicy. Både ledningen och intressenterna förväntar sig att hållbar IT-upphandling ska vara verifierbar, mätbar och stödd av bevis.
Organisationer inom den privata och offentliga sektorn som har hållbarhetsmål ställs inför en högre bevisstandard, och upphandling är inget undantag. Därför är det viktigt att minska risken för falska påståenden, greenwash och bluewash .
inköpare har länge ombetts att förlita sig på självdeklarationer, men nya standarder för öppenhet och ansvarsskyldighet tvingar dem att gå djupare. Nya riktlinjer för upphandling, interna mål från ledningen och förväntningar från intressenterna innebär alla ett ökat ansvar för korrekt rapportering av effekter i samband med upphandling. Detta innebär att man måste balansera flera prioriteringar samtidigt: kostnadsminskningar, produktprestanda, leverantörsbedömningar, sociala effekter, reparerbarhet, uppgraderingsbarhet och återanvändbarhet är några exempel.
Risken med att förlita sig på obekräftade hållbarhetspåståenden är reell. I vissa fall har vi sett att fabriker som uppger att de har 60 timmars arbetsvecka i själva verket har en arbetstid på långt över 80 timmar. I andra fall, granskningar i fabriker som hävdar att de har tillräckliga nödutgångar, visar det sig att vissa utgångar är låsta eller blockerade. Vi har också upptäckt felaktig information om batteritid som anges i produktspecifikationer för notebook datorer. Vid oberoende tester har det visat sig att kapaciteten är betydligt lägre än vad varumärkesägaren uppger. Det är uppenbart att när inköpare uppmanas att lita på dessa påståenden och deklarationer är riskerna betydande och kan påverka både organisationens varumärke och slutresultat.
När det gäller it-upphandlingar innebär detta att leverantörerna också måste ha bevisat att de har höga sociala och miljömässiga standarder som är kopplade till den inköpta produkten. Intressenterna kräver garantier för att inköpen inte bidrar till brott mot arbetsrätten på leverantörskedjan, t.ex. barnarbete, eller negativ miljöpåverkan. Organisationer för it-upphandling förväntas idag vara strategiska och bevisa att de främjar hållbarhet och minskar riskerna.
Jonathan Rivin, materialutvärderingsspecialist vid Oregon Department of Environmental Quality, förklarar vikten av strategisk IT-upphandling för delstaten Oregon.
"IT-inköp är en av de största utgiftskategorierna för statliga, lokala och offentliga institutioner. Därför kan leverantörskedjan effekter vara betydande och påverka senare skeden av livscykeln. Om man förbättrar hållbarhetsmetoderna längs leverantörskedjan minskar risken för leverantörskedjan störningar och ökar motståndskraften", säger han.
"Genom att förbättra hållbarhetsmetoderna längs leverantörskedjan minskar risken för leverantörskedjan störningar och ökar motståndskraften."
I de nya bestämmelserna ingår också inköpare ansvarsfull för att se till att produkterna verifieras så att de överensstämmer med de krav som fastställts i upphandlingen. I allt högre grad förväntas inköpare begära bevis på överensstämmelse för att redogöra för hållbarhetsförklaringar som är kopplade till de produkter som köps in, tillsammans med de leveranskedjor där de tillverkas. Aktuella exempel är EU:s gröna offentliga upphandling krav, och framväxten av lagstiftning om modernt slaveri, t.ex. i Australien och Storbritannien. Dessutom måste upphandlingarna se till att de främjar en rättvis konkurrens mellan anbudsgivarna genom att göra urvalet krav tydligt.
Felice Alfieri är politisk handläggare vid Europeiska kommissionen. Han arbetar med EU:s miljövänliga offentliga upphandling krav (EU GPP) och betonar vikten av verifiering som inköpare måste ta itu med.
"EU:s gröna offentliga upphandlingar krav är skrivna för att säkerställa att påståenden om miljöprestanda är kontrollerbara, granskningsbara och jämförbara", säger Felice Alfieri.
En annan viktig faktor för upphandlingsteam är icke-finansiell rapportering, t.ex. ESG-rapportering (Environmental, Social, Governance). Oriktig eller obekräftad ESG-rapportering ökar riskerna för rykte och varumärke och kan skada relationerna med intressenter, investerare, kunder och anställda. Att bli avslöjad som en inköpare som inte tar hållbarhet på allvar kostar.
Allt handlar om bevis. Även den strängaste hållbarhetsstrategin krav faller platt om det inte finns något system för att oberoende verifiera och övervaka hållbarhetsutvecklingen. Vid upphandling är en lösning för att undvika greenwashing att kräva oberoende verifiering av påståenden och bevis på efterlevnad. Att specificera miljömärkningar som har alla dessa system på plats är en bra början.
